Konzept: Auf Daten in anderen Arbeitsmappen mithilfe externer Bezüge verweisen
In einer Arbeitsmappe können Sie auf Zellen oder Datenbereiche verweisen, die in anderen Arbeitsmappen vorhanden sind. Wir nennen diese Verweise
externe Bezüge
oder arbeitsmappenübergreifende Bezüge
. Bezüge auf andere Blätter in derselben Arbeitsmappe haben eine ähnliche Syntax, sodass sie in diesem Thema ebenfalls beschrieben werden. Sie können einen eigenständigen Bezug erstellen (indem Sie nur ein Gleichheitszeichen und den Bezug verwenden) oder ein Bezug kann ein Argument in einer Formel sein.Eine Arbeitsmappe, die auf Daten aus einer anderen Arbeitsmappe verweist (diese übernimmt), ist eine
Consumer
-Arbeitsmappe. Eine Arbeitsmappe mit Daten, auf die in einer anderen Arbeitsmappe verwiesen wird, ist eine Producer
-Arbeitsmappe. Eine Arbeitsmappe kann sowohl Consumer als auch Producer sein.
Externe Bezüge erstellen
Um Bezüge auf eine Producer-Arbeitsmappe aus einer Consumer-Arbeitsmappe hinzuzufügen, benötigen Sie die Berechtigung „Kann bearbeiten“ für die Consumer-Arbeitsmappe und die Berechtigung „Kann anzeigen“ oder eine höhere Berechtigung für die Producer-Arbeitsmappe.
Wenn ein Benutzer eine Formel mit einem externen Bezug erstellt oder ändert, merkt sich Worksheets den betreffenden Benutzer. Wenn die Formel ausgeführt wird, prüft Worksheets, ob der Benutzer die Berechtigung hat, auf die Arbeitsmappe im externen Bezug zuzugreifen.
In einer Producer-Arbeitsmappe (
) können Sie einen vollständigen Bezug kopieren und in eine Consumer-Arbeitsmappe einfügen.- Wählen Sie die Daten aus, auf die Sie verweisen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen SieAls ext. Bezug kopieren.
- Öffnen Sie die Consumer-Arbeitsmappe. Geben Sie in die Zelle, in der Sie den Bezug einfügen möchten, ein Gleichheitszeichen (=) ein und fügen Sie den Bezug ein, indem Sie Strg + V (Windows) bzw. Befehlstaste + V (Mac) drücken.
Alternativ können Sie die Workday-ID der Producer-Arbeitsmappe abrufen, indem Sie navigieren und den Rest des externen Bezugs der Consumer-Arbeitsmappe manuell hinzufügen.
In einer Consumer-Arbeitsmappe
() können Sie die Workday-ID einer Producer-Arbeitsmappe kopieren und dann den definierten Namen oder Blattnamen und den Zell-/Bereichsbezug manuell hinzufügen.- Wählen Sie in der Zelle, in der Sie den Bezug platzieren möchten, um alle Arbeitsmappen anzuzeigen, auf die Sie Zugriff haben.
- Navigieren Sie zur Producer-Arbeitsmappe und klicken Sie aufWorkday-ID kopieren.
- Geben Sie in der Consumer-Arbeitsmappe ein Gleichheitszeichen (=) ein und fügen Sie die Workday-ID ein, indem Sie Strg + V (Windows) bzw. Befehlstaste + V (Mac) drücken. Geben Sie dann den Rest des Bezugs ein, bei dem es sich um einen definierten Namen oder einen Blattnamen und einen Zell-/Bereichsbezug handeln kann.
Aktualisieren externer Bezüge
Bei Consumer-Arbeitsmappen wird ein graues Symbol
für Externe Bezüge
in der Symbolleiste der Arbeitsmappe angezeigt. Wenn sich Daten in der Producer-Arbeitsmappe ändern, wird das Symbol grün und Sie können darauf klicken, um die Daten in der Consumer-Arbeitsmappe zu aktualisieren. Auf das Symbol für Externe Bezüge
können Benutzer mit jeder Arbeitsmappen-Berechtigungsstufe zugreifen. Die Aktualisierung ist identisch mit "Alle neu berechnen"
. Sobald sich die Daten in der Producer-Arbeitsmappe ändern, kann es bis zu zwei Minuten dauern, bis das Symbol für Externe Bezüge
der Consumer-Arbeitsmappe grün wird.Wenn sich die Daten der Producer-Arbeitsmappe ändern, können Sie festlegen, dass die externen Bezüge automatisch aktualisiert werden, wenn die Consumer-Arbeitsmappe geöffnet wird. Alternativ können Sie die Consumer-Arbeitsmappe öffnen und auf das Symbol
für Externe Bezüge
klicken, um die externen Bezüge manuell zu aktualisieren. Klicken Sie auf Datei
> Einstellungen
und aktivieren oder deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten aus externen Arbeitsmappen aktualisieren bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe
. Darüber hinaus können Sie eine Aktualisierung von Live-Daten planen, um eine Neuberechnung der Consumer-Arbeitsmappe durchzuführen. Sie können eine geplante Aktualisierung einrichten, um eine Neuberechnung zu automatisieren, auch wenn die Consumer-Arbeitsmappe keine Live-Daten enthält.
Wenn Sie beispielsweise drei Arbeitsmappen verbunden haben (Produzent > Consumer/Produzent > Consumer), können Sie Aktualisierungen für jede Arbeitsmappe automatisieren, indem Sie Datenaktualisierungen planen. Darüber hinaus wird durch das Stufen der geplanten Aktualisierungen sichergestellt, dass die Daten in einer Arbeitsmappe aktuell sind, bevor die Daten in der nächsten Arbeitsmappe neu berechnet werden.
Dieser Ansatz automatisiert den Datenfluss zwischen den Arbeitsmappen, sodass keine manuellen Aktualisierungen erforderlich sind.
- Planen Sie eine Aktualisierung für die Producer/Consumer-Arbeitsmappe.Klicken Sie in der Producer-/Consumer-Arbeitsmappe aufDaten>Aktualisierung von Live-Daten planenund legen Sie eine Aktualisierungszeit fest, z. B. 12:00 Uhr. Dadurch werden die Daten aktualisiert, die aus der Producer-Arbeitsmappe abgerufen wurden.
- Planen Sie eine Aktualisierung für die Consumer-Arbeitsmappe.Planen Sie in der Consumer-Arbeitsmappe eine Aktualisierungszeit nach der Producer/Consumer-Aktualisierung, z. B. 12:15 Uhr. Dadurch wird sichergestellt, dass die Consumer-Arbeitsmappe immer die neuesten neu berechneten Daten anzeigt.
Die Option
Aktualisierung von Live-Daten planen
ist nur vom Eigentümer der Arbeitsmappe konfigurierbar und geplante Aktualisierungen können nur einmal pro Tag ausgeführt werden.Syntax-Richtlinien
Für externe Bezüge:
- Geben Sie die Workday-ID der Arbeitsmappe in eckigen Klammern ein, dann den Blattnamen und die Zelle oder den Zellenbereich oder den definierten Namen. Schließen Sie keine Ordner-/Pfadinformationen für die Producer-Arbeitsmappe ein.
Für blattübergreifende Bezüge oder externe Bezüge:
- Beginnen Sie mit einem Gleichheitszeichen (=) in der Zelle.
- Wenn der Blattname eine der folgenden Eigenschaften hat, setzen Sie den Namen in einfache Anführungszeichen ('):
- Der Blattname beginnt nicht mit einem Buchstaben oder Unterstrich.
- Irgendein nachfolgendes Zeichen im Blattnamen ist weder Buchstabe noch Zahl noch Punkt noch Unterstrich.
- Beispiele für blattübergreifende Bezüge:
- =Sheet1!A1:A4
- ='All Employees'!A1:A4
- ='All Employees'!DataArea1, wobei DataArea1 ein definierter Name ist
Die folgende Tabelle enthält einige Beispiele für externe Bezüge. Workday-IDs sind zur besseren Lesbarkeit gekürzt.
=[9f9a1]January!A1 | Ruft Daten aus der Arbeitsmappe mit der Workday-ID „9f9a1“ im Blatt „January“, Zelle A1 ab. |
=SUM([9f9a1]January!A1:B6) | Zeigt die Summe der Zellen in der Arbeitsmappe mit der Workday-ID „9f9a1“ im Blatt „January“ im Bereich A1:B6 an. |
=[9f9a1]DataArea1 | Ruft Daten aus der Arbeitsmappe mit der Workday-ID „9f9a1“ und dem definierten Namen „DataArea1“ ab. |
=SUM([9f9a1]Regions!A1:B6) | Zeigt die Summe der Zellen im Bereich A1:B6 in der Arbeitsmappe mit der Workday-ID „9f9a1“ im Blatt „Regions“ an. |
=SELECT("SELECT * FROM ?",ARRAYAREA([9f9a1]'Data Sheet'!A1)) | Verwendet die Funktion SELECT, um die Daten eines Arrays aus der Arbeitsmappe „9f9a1“ im Blatt „Data Sheet“ abzurufen. |
Überlegungen zu externen Bezügen
Beachten Sie folgende Tipps, wenn Sie mit externen Bezügen arbeiten:
- Wenn sich die Daten in einer Producer-Arbeitsmappe ändern, gilt Folgendes:
- Wenn Sie auf das grüne Symbolfür externe Bezügeklicken, um die Consumer-Arbeitsmappe zu aktualisieren, entspricht dies der AktionAlle neu berechnen.
- Wenn Sie die Datenposition in einer Producer-Arbeitsmappe ändern, z. B. indem Sie ein Blatt löschen oder eine Spalte in einen Bereich einfügen, aktualisiert Worksheets den Bezug in der Consumer-Arbeitsmappe nicht.
- Wenn Sie den Zugriff auf eine Producer-Arbeitsmappe verlieren oder eine Producer-Arbeitsmappe gelöscht wird, wird der Fehler „#REF!“ in Arbeitsmappenzellen angezeigt, die von Daten aus externen Bezügen abhängen.
- Worksheets weist fehlerhafte externe Bezüge in Arbeitsmappen neu zu, wenn die Bezüge aufgrund der Deaktivierung des Benutzerkontos des Verfassers ungültig werden oder wenn der Verfasser keine Berechtigungen mehr für die Producer- und Consumer-Arbeitsmappen hat. Worksheets versucht, die externen Bezüge zu korrigieren, wenn ein Benutzer mit dem Zugriff „Bearbeiten“ oder „Eigentümer“ für die Consumer-Arbeitsmappe und dem Zugriff „Anzeigen“ oder höher für die Producer-Arbeitsmappe auf das Symbol fürExterner Bezugklickt. Wenn Worksheets einen Bezug nicht aktualisieren kann, wird der Fehler „#REF“ angezeigt und Sie müssen den Bezug manuell aktualisieren.
- Wenn ein externer Bezug einen strukturierten Bezug enthält (Live-Daten-Tabellenname/-Spaltenname) und Sie den Tabellen- oder Spaltennamen ändern, aktualisiert Worksheets die Consumer-Arbeitsmappe nicht automatisch. Sie müssen den Bezug manuell aktualisieren.
- Die Formatierung in Producer-Arbeitsmappen-Bezügen wird auf die Consumer-Arbeitsmappe angewendet, es sei denn, die Zellen der Consumer-Arbeitsmappe sind bereits formatiert. Wenn Sie die Formatierung in den Producer-Arbeitsmappenzellen aus dem Bezug später ändern, wird die neue Formatierung nicht auf die Consumer-Arbeitsmappe angewendet. (Dieses Verhalten tritt auch bei Bezügen in derselben Arbeitsmappe auf.)
- Wenn Sie den Mauszeiger in der Formelleiste über die Workday-ID in einem externen Bezug bewegen, zeigt Worksheets den Namen der Producer-Arbeitsmappe an.
- Sie können einer Consumer-Arbeitsmappe keinen Bezug auf ein Diagramm der Producer-Arbeitsmappe hinzufügen. Wenn Sie den Bezug in der Consumer-Arbeitsmappe platzieren, tritt ein Fehler auf.
- Wenn Sie der Eigentümer der Arbeitsmappe sind, können Sie mithilfe des Bereichsschutzes verhindern, dass Benutzer mit der Berechtigung „Kann bearbeiten“ Inhalte in der Producer-Arbeitsmappe ändern. Die Verwendung des Bereichsschutzes in einer Consumer-Arbeitsmappe verhindert jedoch nicht, dass Aktualisierungen von der Producer-Arbeitsmappe an die Consumer-Arbeitsmappe weitergegeben werden.
- In einem bestimmten Mandanten können bis zu 10.000 Consumer-Arbeitsmappen auf eine einzelne Producer-Arbeitsmappe verweisen. Bis zu 25 Producer-Arbeitsmappen können Daten für eine einzelne Consumer-Arbeitsmappe bereitstellen.
- Die Funktionen NOTIFYIF und NOTIFYIFS werden nicht automatisch aktualisiert, wenn sich die Daten der Producer-Arbeitsmappe ändern. Sie müssen Bezüge manuell aktualisieren oder eine geplante Aktualisierung von Live-Daten einrichten. (Die Arbeitsmappe muss keine Live-Daten enthalten. Bei der geplanten Aktualisierung wird eine Neuberechnungsaktion durchgeführt, wodurch die Daten der Consumer-Arbeitsmappe aktualisiert werden.)