Konzept: Datenanalyse mit Worksheets-Funktionen

Workday User Guide

Bei der Datenanalyse handelt es sich um einen iterativen Prozess zum Erfassen, Bereinigen und zur Formgebung der Daten, gefolgt von Aggregation und Analyse. Mit Worksheets können Sie Ihren Workflow effizienter gestalten, indem Sie mit Live-Daten aus Workday arbeiten und Worksheets-spezifische Funktionen nutzen, die den Analyse-Workflow verbessern.

Denken Sie bei jedem der folgenden Schritte daran, Ihre ursprünglichen Daten als Backup zu behalten, indem Sie neue Arbeitsmappen für die bearbeiteten Daten erstellen.

Erfassen

Kompilieren Sie Ihre Daten aus externen und internen Workday-Ressourcen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rohdaten vollständig sind. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung der Aktionen, die Sie während der Datenerfassung durchführen können:

Wählen Sie

+Neu

aus Drive hochladen

, um Arbeitsmappen aus Daten zu erstellen, die außerhalb von Workday vorhanden sind.

Wählen Sie

Daten

Live-Daten

hinzufügen, um Live-Daten aus Workday-Berichten zu einer Arbeitsmappe hinzuzufügen. Der Datenassistent hilft Ihnen bei der Identifizierung der Datenteilmenge, die Sie in die Arbeitsmappe einfügen möchten.

Halten Sie Ihre Daten aktuell, indem Sie einen Zeitplan erstellen, um die Live-Daten zu aktualisieren.

Verwenden Sie die Funktion ARRAYAREA, um Daten aus einem uneingeschränkten Array in ein anderes zu kopieren und einen organisierten Rohdatensatz zu erstellen, der im Schritt „Bereinigen“ bearbeitet werden kann. ARRAYAREA gibt den enthaltenden Bereich der Array-Formel basierend auf der von Ihnen angegebenen Zelladresse zurück. Das Array kann entweder aus einem Workday-Bericht oder aus einer Array-Formel stammen.

Bereinigen

Reduzieren Sie Ihre Daten auf die benötigten Informationen, indem Sie Duplikate entfernen, leere Arbeitsmappenwerte entfernen und vieles mehr.

Beachten Sie die folgenden Worksheets-spezifischen Funktionen:

Funktion	Anmerkungen
DISTINCTROWS	Kombiniert eine Reihe von Bereichen zu einem einzigen Bereich und entfernt dabei alle Duplikate. DISTINCTROWS evaluiert Text- und Instanzwerte als nicht voneinander unterschiedlich. Wenn der angegebene Bereich sowohl einen Instanzwert als auch eine Textzeichenfolge enthält, die gleich sind, gibt die Funktion 1 Zeile zurück, den Instanzwert.
REMOVECOLUMNS	Entfernt eine oder mehrere Spalten aus dem referenzierten Bereich. Die Funktion entfernt number_of_columns, beginnend mit und einschließlich start_column.
REMOVEROWS	Entfernt eine oder mehrere Zeilen aus dem referenzierten Bereich. Die Funktion entfernt number_of_rows nach start_row , beginnend mit und einschließlich start_row . Verwenden Sie REMOVEROWS, ohne Zeilen anzugeben, um die erste Zeile (Überschrift) zu entfernen.
TRIMCOLUMNS TRIMROWS	Entfernt nachfolgende leere Spalten und Zeilen aus einem Bereich, wenn die Daten das Ergebnis einer Formel für uneingeschränkte Arrays sind.
TRUNCATEMATRIX	Entfernt Zeilen, Spalten oder beides aus einer Matrix.
UNIQUE	Gibt eine Matrix zurück, deren Zeilen gemäß den angegebenen Schlüsseln eindeutig sind. Die Funktion gibt basierend auf den Werten in den angegebenen Spalten nur eindeutige Zeilen zurück. Diese Funktion ähnelt DISTINCTROWS(), aber UNIQUE() übernimmt einen einzelnen Bereich und eine Gruppe von Spalten.

Formgebung

Ordnen, konvertieren und organisieren Sie Ihre Daten, um Konsistenz zu schaffen:

Standardisieren Sie Ihre Spalten und erstellen Sie bei Bedarf neue.

Geben Sie jeder Spalte einen eindeutigen und beschreibenden Header.

Formatieren Sie jede Spalte einheitlich.

Prüfen Sie doppelt, ob doppelte oder fehlende Zeilen vorhanden sind.

Achten Sie auf konsistente Formulierungen und Formatierungen für Textdaten.

Stellen Sie sicher, dass keine Zellen leer sind.

Konvertieren Sie Datenwerte bei Bedarf in dieselbe Einheit.

Bei der Formgebung der Daten gibt es zwei Hauptarten der Datenbearbeitung:

Wertspezifisch: Welche Aktion Sie ausführen möchten, hängt vom Wert in der Zelle ab.

Datenanordnung: Die Bearbeitung ist wertunabhängig und Sie verschieben Zellen, Spalten und Zeilen an andere Positionen.

Für die wertspezifische Bearbeitung können die folgenden Worksheets-spezifischen Funktionen hilfreich sein:

Funktion	Anmerkungen
CONVERT	Konvertiert eine Zahl von einer Mengeneinheit in eine andere.
DATESBETWEEN	Gibt ein Array von Datumsangaben zurück, das an einem bestimmten Datum beginnt und endet, mit einem Schrittintervall zwischen den einzelnen Datumsangaben.
DATESFROM	Gibt ein Array von Datumsangaben zurück, das an einem bestimmten Datum beginnt und für die von Ihnen angegebene Anzahl von Datumsangaben fortgesetzt wird, mit einem Schrittintervall zwischen den einzelnen Datumsangaben.
IN	Ermittelt, ob ein Wert oder eine Liste von Werten, die Sie angeben, in einer anderen Liste von Werten enthalten ist. Wenn ja, wird „True“ zurückgegeben. Andernfalls wird „False“ zurückgegeben.
MATCHCOMPOSITE	Ein häufiger Anwendungsfall für MATCHCOMPOSITE ist, wenn Daten auf einem Blatt und Anmerkungen zu den Daten in einer Spalte auf einem anderen Blatt vorhanden sind, dass Sie die Spaltendaten aus den beiden Blättern in einem Blatt zusammenführen. MATCHCOMPOSITE kopiert Werte in einer oder mehreren Spalten aus der Position rechts von einem Quell-Array und gibt Werte rechts von einem Ziel-Array zurück. Sie verwenden einen aus Spalten zusammengesetzten Schlüssel, um kopierte Daten mit den richtigen Zeilen im Ziel abzugleichen.
MATCHEXACT	Sucht eine genaue Übereinstimmung für den Wert in der von Ihnen angegebenen sortierten Liste (eindimensionales Array) und gibt die Position des Werts zurück. Sie können diese Funktion verwenden, um logische Werte, numerische Werte oder Textzeichenfolgen abzugleichen. Diese Funktion ähnelt MATCH, der Unterschied bei MATCHEXACT ist wie folgt: Sucht immer nach einer genauen Übereinstimmung. Wenn der Wert nicht gefunden wird, wird der Fehler „#N/A“ zurückgegeben. Erlaubt keine Wildcard-Zeichen wie * oder ?. Verwendet eine binäre Suche für bessere Performance.
MHLOOKUP	Wir empfehlen diese Funktion als Ersatz für HLOOKUP. MHLOOKUP führt eine horizontale (Zeilen-)Suche in einer Tabelle durch und gibt alle Übereinstimmungen zurück. MHLOOKUP ähnelt HLOOKUP, aber Folgendes ist zu beachten: HLOOKUP scannt nur die oberste Zeile nach Übereinstimmungen. Bei MHLOOKUP geben Sie die zu durchsuchende Zeile an. HLOOKUP bricht ab, nachdem eine Übereinstimmung gefunden wurde, und gibt einen einzelnen Zellenwert zurück. MHLOOKUP scannt die gesamte Lookup-Zeile nach Übereinstimmungen. Jede Übereinstimmung in dieser Zeile gibt eine neue Spalte in der Ausgabe zurück. Wenn Sie 4 return_row_index-Werte angeben, dann hat jede Ergebnisspalte 4 Zeilen.
MVLOOKUP	Wir empfehlen diese Funktion als Ersatz für VLOOKUP, insbesondere wenn Sie mit Live-Daten arbeiten. MVLOOKUP führt eine vertikale (Spalten-)Suche in einer Tabelle durch und gibt alle Übereinstimmungen zurück. MVLOOKUP ähnelt VLOOKUP, aber Folgendes ist zu beachten: VLOOKUP scannt nur die linke Spalte nach Übereinstimmungen. Bei MVLOOKUP geben Sie die zu durchsuchende Spalte an. VLOOKUP bricht ab, nachdem eine Übereinstimmung gefunden wurde, und gibt einen einzelnen Zellenwert zurück. MVLOOKUP scannt die gesamte Lookup-Spalte nach Übereinstimmungen. Jede Übereinstimmung in dieser Spalte gibt eine neue Zeile in der Ausgabe zurück. Wenn Sie 4 return_column_index-Werte angeben, dann hat jede Ergebniszeile 4 Spalten.
REGEXFIND	Gibt die Position des ersten Zeichens einer Teilzeichenfolge zurück, die dem Muster des regulären Ausdrucks entspricht. Der Positionswert ist 0-basiert.
REGEXPARSE	Extrahiert Teile einer Zeichenfolge durch Abgleich mit einem Muster.
SETUNITS	Konvertiert eine Zahl von ihrer aktuellen Mengeneinheit in eine andere. Diese Funktion ähnelt CONVERT(), aber bei CONVERT() müssen Sie sowohl den ursprünglichen als auch den neuen Einheitenwert angeben.
SELECT	Wertvoll für wertbasierte Bearbeitung und Datenanordnung. Die SELECT-Funktion ähnelt einer SQL-SELECT-Anweisung. Das grundlegende Format ist: "SELECT column1, [column2], ... FROM table" wobei „column“ die Daten sind, die zurückgegeben werden sollen, und „table“ die Datenquelle ist, aus der ausgewählt wird. In der FROM-Klausel können Sie beispielsweise Folgendes angeben: Definierter Name. Spalte, Zeile oder Bereich. Parameter, den Sie als Argument angeben.

Für die Datenanordnung können die folgenden Worksheets-spezifischen Funktionen hilfreich sein:

Funktion	Anmerkungen
WD.ARRANGECOLUMNS WD.ARRANGEROWS	Erstellt einen neuen Bereich aus einem vorhandenen Bereich, wobei die Spalten oder Zeilen gemäß den angegebenen Indizes sortiert werden. Mit WD.ARRANGECOLUMNS können Sie eine leere Spalte hinzufügen, indem Sie einen Null-Indexwert mit einschließen. Beispiel: =WD.ARRANGECOLUMNS([range],1,2,3,,4) fügt eine leere Spalte zwischen dem 3. und 4. Indexwert ein.
CORRELATE	Erstellt eine neue Matrix, indem Zeilen aus den von Ihnen angegebenen Bereichen kombiniert werden. Diese Funktion ähnelt dem JOIN einer Datenbank.
FLATTEN	Gibt einen erweiterten Datenbereich basierend auf den von Ihnen angegebenen hierarchischen Daten zurück. In der Regel wird diese Funktion genutzt, um Informationen zu Managern und Mitarbeitern einer Organisation so zu erweitern, dass alle Hierarchieebenen angezeigt werden.
JOIN	Führt einen Inner-Left-Join für 2 Bereiche aus.
MERGECOLUMNS	Führt Spalten zusammen, indem sie nebeneinander in einem neuen Bereich platziert werden.
MERGEROWS	Führt Zeilen zusammen, indem sie untereinander in einem neuen Bereich platziert werden.
MINUS	Gibt alle Zeilen eines ersten Bereichs zurück, die in keinem der anderen angegebenen Bereiche enthalten sind.
SORT SORT2 SORT3	Sortiert eine vorhandene Matrix und gibt eine neue Matrix zurück. SORT übernimmt eine Sortierrichtung und sortiert alle von Ihnen angegebenen Spalten basierend auf dieser Richtung. SORT2 übernimmt Parameterpaare, mit denen Sie die referenzierte Spalte und die Sortierrichtung für diese Spalte angeben. SORT3 geht davon aus, dass die erste Zeile des zu sortierenden Arrays ein Header ist und gibt diese Zeile oberhalb der Ergebnisse zurück.
VALUEAT	Gibt den Wert am Schnittpunkt eines Spalten-Headers und eines Zeilenlabels zurück.
SELECT	Wertvoll für wertbasierte Bearbeitung und Datenanordnung. Die SELECT-Funktion ähnelt einer SQL-SELECT-Anweisung. Das grundlegende Format ist: "SELECT column1, [column2], ... FROM table" wobei „column“ die Daten sind, die zurückgegeben werden sollen, und „table“ die Datenquelle ist, aus der ausgewählt wird. In der FROM-Klausel können Sie beispielsweise Folgendes angeben: Definierter Name. Spalte, Zeile oder Bereich. Parameter, den Sie als Argument angeben.

Analysieren

Jetzt sind Sie bereit, die von Ihnen vorbereiteten Daten zu aggregieren und zu analysieren.

Das am häufigsten verwendete Analysetool ist die Pivottabelle, mit der Sie große Datenmengen zusammenfassen und analysieren können. Mit dem Pivottabellen-Assistenten und dem Panel zu den Details können Sie Pivottabellen interaktiv erstellen und bearbeiten. Sie können auch Diagramme erstellen, um Datenbeziehungen visuell darzustellen.

Beachten Sie die folgenden Worksheets-spezifischen Datenanalysefunktionen:

Funktion	Anmerkungen
CAPPEDVALUES	Wird in der Regel für 401(k)-Abzüge, ESPP-Abzüge oder Steuerzahlungen verwendet, die einen regulären Wert pro Periode haben, aber auf 0 fallen, wenn die Zahlung die Obergrenze erreicht. Gibt ein Array von Werten über eine Reihe von Perioden aus einem angegebenen Wertearray zurück, für dieselben Perioden, begrenzt durch eine angegebene Obergrenze für die gesamte Dauer.
FORECAST.WD.SEASONAL	Gibt eine prognostizierte Folge von Werten anhand von Mustern in den angegebenen historischen linearen und nicht linearen Daten zurück.
GROUPBY	GROUPBY ist eine leistungsstarke Funktion, die COUNTIF(S), AVERAGEIF(S) und SUMIF(S) oft ersetzen kann. GROUPBY aggregiert Daten und ordnet die Ergebnisse in der von Ihnen angegebenen Reihenfolge an. Die Gruppierung basiert auf einem Schlüssel, den Sie in der Tabelle vordefinieren können, oder Sie können ihn mithilfe von Spalten in der Arbeitsmappe definieren. Das Ergebnis ähnelt einer sortierten Pivottabelle. Diese Funktion ist im Rahmen der Headcount-Planung oft hilfreich.
SELECT	Die SELECT-Funktion ähnelt einer SQL-SELECT-Anweisung. Das grundlegende Format ist: "SELECT column1, [column2], ... FROM table" wobei „column“ die Daten sind, die zurückgegeben werden sollen, und „table“ die Datenquelle ist, aus der ausgewählt wird. In der FROM-Klausel können Sie beispielsweise Folgendes angeben: Definierter Name. Spalte, Zeile oder Bereich. Parameter, den Sie als Argument angeben.

Weitere interessante Worksheets-spezifische Funktionen

Folgende Funktionen sind nicht spezifisch für die Datenanalyse, aber in allen Schritten sehr hilfreich:

Funktion	Anmerkungen
NOTIFYIF NOTIFYIFS	Sendet Benachrichtigungen, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Sie können einem Benutzer eine Benachrichtigung senden, unabhängig davon, ob er Zugriff auf die Arbeitsmappe hat oder nicht.
ONCE	Berechnet eine Formel genau einmal. Worksheets führt keine Neuevaluation der Formel aus, auch wenn Sie eine Neuberechnung mit „Datenneuberechnung “ anfordern. Sie können die Formel jedoch manuell erneut übermitteln. Beispiel: Verwenden Sie diese Funktion, wenn die veränderliche Funktion NOW() einen Zeitstempel in eine Arbeitsmappe setzt und dieser Zeitstempel niemals geändert werden darf.

Funktion

Anmerkungen

NOTIFYIF

NOTIFYIFS

Sendet Benachrichtigungen, wenn eine Bedingung erfüllt ist. Sie können einem Benutzer eine Benachrichtigung senden, unabhängig davon, ob er Zugriff auf die Arbeitsmappe hat oder nicht.

ONCE

Berechnet eine Formel genau einmal. Worksheets führt keine Neuevaluation der Formel aus, auch wenn Sie eine Neuberechnung mit

„Datenneuberechnung

“

anfordern. Sie können die Formel jedoch manuell erneut übermitteln. Beispiel: Verwenden Sie diese Funktion, wenn die veränderliche Funktion NOW() einen Zeitstempel in eine Arbeitsmappe setzt und dieser Zeitstempel niemals geändert werden darf.