Konzept: Arbeitsmappenvorlagen

Mit Arbeitsmappenvorlagen können Sie eine robuste Datenmodellierung und -analyse bereitstellen, die das Workday-Sicherheitsmodell beibehalten. Sie können ein standardisiertes Layout und Datenmodell in einer Arbeitsmappe definieren, die Arbeitsmappe in eine Vorlage konvertieren und diese Vorlage in großem Umfang verteilen. Obwohl der häufigste Grund für die Verwendung von Vorlagen die Wahrung der Sicherheit von Live-Daten ist, können Vorlagen auch für Arbeitsmappen mit komplexen Formeln sehr wertvoll sein.

Wenn Sie eine Vorlage an einen Empfänger weitergeben und dieser die Vorlage ausführt, um eine Arbeitsmappe zu erstellen, zeigt die resultierende Arbeitsmappe Workday-Daten basierend auf den Sicherheitsberechtigungen des Empfängers an.

Arbeitsmappenvorlagen erfüllen Folgendes:

Sie behalten die Funktionalität der Arbeitsmappe bei.

Zeigen Sie Workday-Berichtsdaten basierend auf dem Berichtszugriff und dem Datenzugriff des Vorlagenempfängers bei der Ausführung der Vorlage an.

Sie werden in Drive wie jede andere Elementart angezeigt. Ein Vorlagensymbol sieht aus wie ein Arbeitsmappensymbol, ist jedoch rechts unten mit einem „T“ gekennzeichnet.

Die allgemeinen Workflow-Schritte für Vorlagen sind wie folgt:

(Verfasser/Eigentümer) Konvertieren Sie die Arbeitsmappe in eine Vorlage.

(Verfasser/Eigentümer) Verteilen Sie die Vorlage an Einzelpersonen oder Gruppen oder aktivieren Sie die Link-Verteilung und stellen Sie anderen einen Link zur Verfügung.

(Empfänger) Führen Sie die Vorlage aus, um eine Arbeitsmappe zu erstellen.

Nachdem Sie eine Arbeitsmappe in eine Vorlage konvertiert haben, können Sie bei Bedarf das Vorlagenlayout, das Datenmodell usw. bearbeiten. Vor der Bearbeitung müssen Sie verhindern, dass Benutzer die Vorlage während der Bearbeitung ausführen. Dazu setzen Sie die Vorlage auf „Nicht verfügbar für die Ausführung“ mithilfe eines Toggle. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, machen Sie sie wieder verfügbar, damit Ihre Vorlagenempfänger die Vorlage erneut ausführen und Ihre Aktualisierungen anzeigen können.

Überlegungen zur Verwendung von Arbeitsmappenvorlagen

Wenn Sie eine Arbeitsmappe in eine Vorlage konvertieren, behält Worksheets die ursprüngliche Arbeitsmappe nicht bei.

Wenn Sie eine Arbeitsmappe in eine Vorlage konvertieren, löscht Worksheets alle vorhandenen geplanten Aktualisierungen von Live-Daten. (Für alle Vorlagen, die Sie erstellt haben, bevor die Funktionalität im Februar 2024 geändert wurde, werden vorhandene geplante Aktualisierungen nicht mehr ausgeführt.)

Sie können keine Aktualisierung von Live-Daten für eine Vorlage planen.

Wenn aktuell eine Aktualisierung von Live-Daten in einer Vorlage ausgeführt wird, können Sie die Option

Available to Run

nicht auswählen.

Wenn der Vorlagenempfänger eine Vorlage mit Live-Daten ausführt, um eine Arbeitsmappe zu erstellen, wird der Workday-Bericht gegebenenfalls mit den Standardwerten der Werteliste aus der Berichtsdefinition ausgeführt.

Worksheets behält die Informationen der Anmerkungsspalten für Live-Daten in konvertierten Vorlagen nicht bei, auch wenn der Empfänger der Vorlage Zugriff auf das jeweilige Datenelement hat. Dadurch kann der Empfänger Anmerkungen eingeben, die für seine spezifischen Daten anstelle der Daten des ursprünglichen Eigentümers der Arbeitsmappe am relevantesten sind.

Wenn der Vorlagenverfasser Bereiche in der Arbeitsmappe schützt, bevor er sie in eine Vorlage konvertiert, geht die Eigentümerschaft für diese Bereiche auf die Vorlagenempfänger über.

Nachdem Sie eine Vorlage verteilt haben, werden vorherige Zeitpläne für Arbeitsmappen nicht in den resultierenden Arbeitsmappen beibehalten. Sie müssen einen neuen Zeitplan erstellen.

Workday-Administratoren können Arbeitsmappen, die als Quelle für Vorlagen verwendet werden, dauerhaft löschen und ebenso Vorlagen dauerhaft löschen, unabhängig davon, ob sie verteilt wurden.

Vorlagen werden nicht unterstützt für aktive Eingabebereiche. Die Aktion „In Vorlage konvertieren:“ ist nicht auswählbar.

Wir empfehlen, keine Verknüpfungen von Arbeitsmappenvorlagen mit Slides-Präsentationen zu erstellen. Eine Vorlage ist nicht dazu bestimmt, als direkte Datenquelle verwendet zu werden. Verknüpfen Sie stattdessen Arbeitsmappen, die aus Vorlagen generiert wurden.