Arbeitsmappenvorlagen erstellen und verteilen

Für die Gruppenverteilung muss der Administrator die Sicherheitsgruppe für das Teilen in Drive aktivieren.

Jeder Worksheets-Benutzer kann Vorlagen erstellen und verteilen.

Konvertieren Sie die Arbeitsmappe in eine Vorlage:

Wählen Sie in der Arbeitsmappe

Datei

In Vorlage konvertieren

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Verstanden!

und klicken Sie dann auf

Konvertieren

(Optional) Verteilen Sie die Vorlage:

An Einzelpersonen	Geben Sie Benutzernamen im Bereich Verteilen an Einzelpersonen des Dialogfelds Verteilen ein.
An Gruppen	Geben Sie Sicherheitsgruppennamen im Bereich Verteilen an Gruppen des Dialogfelds Verteilen ein. Worksheets unterstützt die Vorlagenverteilung nur für uneingeschränkte Sicherheitsgruppen.
An unbestimmte Personen mit Link	Klicken Sie auf den Toggle Link-Verteilung deaktiviert , um die linkbasierte Verteilung zu aktivieren. Kopieren Sie den Link und teilen Sie ihn mit Ihren Empfängern.

Die Verteilung ähnelt dem Teilen, nur dass die Empfänger die Vorlage ausführen, um ihre eigene Arbeitsmappe zu erstellen, und die Berechtigungsstufen „Bearbeiten“, „Kommentieren“ und „Anzeigen“ nicht anwendbar sind.

(Optional) Fügen Sie eine Beschreibung für die Vorlage hinzu, indem Sie rechts oben in der Vorlage auf „Vorlageneinstellungen“ klicken.

Sie können eine Vorlage sofort verteilen, nachdem Sie sie wie oben beschrieben konvertiert haben. Alternativ können Sie sie auch wie folgt verteilen:

Wählen Sie in Drive die Vorlage und klicken Sie dann auf

Vorlage verteilen

Wählen Sie in der Vorlage

Datei

Verteilung verwalten

oder klicken Sie rechts neben dem Toggle „Verfügbar zur Ausführung“ auf

Verteilung verwalten

Nachdem Sie eine Vorlage verteilt haben, führt der Empfänger die Vorlage aus, um eine Arbeitsmappe zu erstellen. Der Empfänger wählt in Drive die Vorlage, um sie zu öffnen. In einem Dialogfeld wird er aufgefordert, auf

Vorlage ausführen

zu klicken, um eine Arbeitsmappe zu erstellen. Wenn die Vorlage Live-Daten verwendet, wird der zugehörige Workday-Bericht ausgeführt, Formeln werden berechnet und die Arbeitsmappe wird basierend auf der Zugriffsebene des Empfängers auf Workday-Daten erstellt. Wenn der Empfänger eingeschränkten oder keinen Zugriff auf den Bericht hat, wird ein Fehler für diese Berichtsbereiche und nachfolgende Formeln angezeigt.

Sie können eine Vorlage wie eine Arbeitsmappe bearbeiten, müssen jedoch verhindern, dass Benutzer die Vorlage während der Bearbeitung ausführen. Klicken Sie dazu oben in der Vorlage auf den Toggle, sodass

Nicht verfügbar zur Ausführung

angezeigt wird. In diesem Status können Sie die Vorlage bearbeiten. Benutzer, an die Sie die Vorlage verteilt haben, können sie jedoch nicht ausführen. Alle Änderungen, die Sie an der Vorlage vornehmen, werden nicht automatisch an geteilte Vorlagen übertragen. Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf den Toggle, sodass

Verfügbar zur Ausführung

angezeigt wird. Benutzer, an die Sie die Vorlage zuvor verteilt haben, müssen die Vorlage erneut ausführen, um Ihre Aktualisierungen anzuzeigen.

Genauso wie Sie Arbeitsmappen teilen, können Sie Vorlagen teilen und Berechtigungen zum Bearbeiten, Kommentieren oder Anzeigen erteilen. Aber nur der Verfasser der Vorlage kann die Einstellung

Verfügbar zur Ausführung

steuern, die eine Bearbeitung zulässt. Bearbeiter sind darauf angewiesen, dass der Verfasser die Ausführung nicht verfügbar macht, damit sie die Bearbeitung bearbeiten können.