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Documentação
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Peakon
Última atualização: 2024-03-08
Gerenciar registros de funcionários usando importação de dados

Gerenciar registros de funcionários usando importação de dados

Segurança:
visualizar funcionários
 e
atualizar funcionários
.
Importar funcionários usando planilhas do Microsoft Excel e arquivos CSV é uma opção que economiza tempo, principalmente ao configurar sua conta pela primeira vez.
  1. Baixe registros de funcionários do seu Sistema de Recursos Humanos.
  2. Certifique-se de que cada funcionário tenha pelo menos 1 identificador exclusivo (endereço de e-mail ou número de funcionário). O número do funcionário pode ser alfanumérico. Recomendamos usar ambos os identificadores exclusivos para evitar erros humanos ao atualizar registros de funcionários existentes.
  3. Certifique-se de que cada funcionário esteja se reportando a um gerente no arquivo de dados. Você pode definir o gerente pelo endereço de e-mail (recomendado), nome e sobrenome e número de funcionário. Se um funcionário não se reportar a ninguém, deixe o valor do
    Gerente
     em branco.
  4. Se sua empresa usa vários domínios de e-mail, entre em contato com a equipe de Atendimento ao Cliente para adicionar os domínios à conta antes do upload.
  5. Baixe o modelo Peakon em
    Administração
    Importação
    de Funcionários
    .
  6. Ao preparar o arquivo, considere estes requisitos de formatação:
    Elemento de formatação
    Considerações
    Cabeçalhos de coluna
    Os cabeçalhos de coluna na sua planilha devem corresponder exatamente aos nomes de atributos ou aliases e diferenciar maiúsculas de minúsculas e espaços.
    Primeiro e último nome
    Colunas obrigatórias.
    O primeiro nome
     e
    o último nome
     devem estar em colunas separadas na planilha.
    E-mail
    A coluna de endereço de e-mail na sua planilha deve ser
    Email
    .
    Gestor
    A coluna de gerente do funcionário precisa ser nomeada
    Gerente,
    a menos que você tenha alterado o nome do atributo no Peakon.
    Número de telefone
    Se estiver usando o campo de número de telefone, certifique-se de que a coluna na sua planilha seja uma célula do tipo texto. Qualquer outro tipo pode causar falha no upload. Células do tipo número não funcionarão devido à maneira como o Microsoft Excel trata os símbolos +, que são o prefixo de muitos números de telefone.
    Caracteres especiais
    Evite caracteres especiais em endereços de e-mail. No entanto, caracteres comuns encontrados em endereços de e-mail são aceitáveis.
    Datas
    As colunas de atributos de data na sua planilha devem conter células do tipo data. Muitas vezes, o Microsoft Excel não armazena datas corretamente, mesmo usando o formato de data, e, portanto, o Peakon não consegue reconhecê-las como data. Se você encontrar esse problema, converta as datas armazenadas como texto em datas.
    Embora o Peakon aceite formatos de data padrão, recomendamos AAAA-MM-DD, pois é a opção mais abrangente, diminuindo assim a quantidade de problemas potenciais.
    Se estiver usando um arquivo CSV, você deve usar o formato AAAA-MM-DD.
    Várias folhas
    A planilha deve conter apenas 1 folha.
    Senha
    Planilhas do Microsoft Excel protegidas por senha não funcionarão.
    Células em branco
    Se você tiver uma coluna com células em branco, o upload removerá os valores existentes para os funcionários que têm células em branco para esse atributo. Você pode usar esse método para remover dados em massa para atributos específicos.
    Se você não precisar atualizar um atributo específico, basta remover essa coluna do arquivo. O Peakon atualiza apenas os dados dos atributos presentes no arquivo.
    Fusos horários
    Use a coluna
    Fuso horário
     se você tiver funcionários em vários fusos horários que devem receber a pesquisa em seus próprios fusos horários. Peakon usa padrões de banco de dados tz. Exemplo: América/Nova_Iorque.
    Idioma
    Use a coluna
    Idioma
     para definir o idioma de cada funcionário, caso você use vários idiomas na programação.
  7. Ao importar o arquivo, considere as opções adicionais de importação de arquivo:
    Opção de importação
    Descrição
    Ignorar a criação de colaboradores
    Esta opção é útil se você não pretende adicionar novos funcionários e apenas atualizar os funcionários existentes. Esta opção também ajuda a evitar qualquer duplicação de registros de funcionários. Exemplo: se um funcionário alterar um de seus identificadores exclusivos e o arquivo contiver um erro, o Peakon não criará uma duplicata. Em vez disso, o Peakon irá avisá-lo sobre o erro após a importação.
    Ativar substituição do número ou e-mail do colaborador
    O Peakon ignora atualizações que removem ou alteram identificadores exclusivos existentes, a menos que você marque esta opção. Alterações nesses campos são raras e geralmente indicam uma confusão de números ou e-mails de funcionários.
    Existem alguns casos em que você deve usar esta opção para ignorar os bloqueadores de segurança:
    • Você precisa atualizar um número de funcionário incorreto de um funcionário.
    • Você precisa remover o endereço de e-mail ou o número de funcionário de um funcionário.
    • O e-mail de um funcionário mudou, seja por causa da mudança do domínio do e-mail ou do sobrenome.
    Use com cuidado. Nos casos em que você precisa atualizar um identificador exclusivo, certifique-se de que o funcionário tenha o outro identificador exclusivo presente em seu registro de funcionário. Manter um identificador exclusivo consistente no arquivo de dados evita criação duplicada.
    Definir como válido a partir de
    Todos os dados que você enviar se tornarão efetivos nos painéis do Peakon a partir da próxima rodada da pesquisa. Os dados que você carrega não substituem os dados históricos do painel.
    Use esta opção se precisar retroceder informações em registros de funcionários existentes. A retrodatação colocará os resultados existentes da pesquisa de funcionários em diferentes segmentos retroativamente, alterando os painéis anteriores.
    Ao usar esta opção, você precisa selecionar a data de validade dos dados do funcionário que está importando. Se precisar ser válido para uma determinada rodada de pesquisa, selecione a data anterior ao início dessa rodada.
    O upload retrodatará todas as colunas que estiverem presentes na planilha. Remova quaisquer colunas que não devam ser retroativas. As únicas colunas necessárias são
    Nome
    ,
    Sobrenome
    ,
    E-mail/ID do funcionário
    e os atributos que você precisa retroceder.
    Não é possível retroceder atributos de data, pois os valores de data já são a data de validade.
  8. Baixe o log de solução de problemas e corrija quaisquer avisos ou erros antes de clicar em
    Ok, terminei
    . Após esta etapa, não será possível baixar o log de erros por motivos de segurança.
Você verá as alterações importadas da próxima rodada da pesquisa. Os dados históricos permanecerão os mesmos de antes, a menos que você retroceda a importação.