Concept: Workday-medewerkerssynchronisatie
Overzicht
U kunt de Workday-integratie zo instellen dat uw werknemersgegevens automatisch met Peakon worden gesynchroniseerd. Met de webservice
Get_Workers
kunt u werknemersgegevens uit Workday ophalen.De integratie:
- Controleert regelmatig op updates voor werknemers om ervoor te zorgen dat de gegevens in alle systemen consistent zijn. Dit omvat ook het updaten van ontslagen werknemers wanneer hun dienstverband bij Workday afloopt.
- Verwijdert alle ingetrokken werknemerscontracten.
- Synchroniseert of negeert tijdelijke werknemers, afhankelijk van uw configuratie.
- De focus ligt op wie er op het Peakon-platform aanwezig moet zijn, niet op wie er aan de enquêterondes moet deelnemen. U kunt de geschiktheid voor enquêterondes apart regelen.
Na de eerste volledige synchronisatie synchroniseert Peakon alle toekomstige wijzigingen stapsgewijs meerdere keren gedurende het uur. U kunt echter ook handmatig een volledige synchronisatie starten.
Terwijl een synchronisatie wordt uitgevoerd, is het niet mogelijk om de verbinding te verbreken, de synchronisatieconfiguratie uit te schakelen of bij te werken. Peakon informeert beheerders wanneer een synchronisatie is voltooid of automatisch is verbroken.
Configuratie
Alleen beheerders kunnen de integratie instellen. Zien Stappen: Workday-integratie instellen.
Op de Peakon-integratiepagina worden foutmeldingen van de synchronisatie weergegeven. In de kolom
Werkdag-ID
wordt de Werkdag-ID (WID) van de werknemer met de bijbehorende fout weergegeven. U kunt het voorvoegsel wid
: in Workday gebruiken om de werknemer te vinden. De meeste fouten worden veroorzaakt door dataverschillen tussen de twee platforms. De meeste problemen kunnen in beide systemen worden opgelost. Bovendien kunt u met de synchronisatiegegevens
in elk werknemersrecord synchronisatieproblemen voor individuele werknemers oplossen.Met de knop
Exporteren naar CSV
op de integratieaudits kunt u de laatste 5.000 records van auditlogboeken van integratiegebeurtenissen exporteren in CSV-formaat. Wijzigingstypen
Type wijzigen | Beschrijving |
|---|---|
Indirecte veranderingen | Deze wijzigingen genereren geen transactielogboekvermelding in het profiel van de werknemer in Workday. Meestal zijn ze systeemgestuurd of ontstaan ze door veranderingen die de werknemer indirect beïnvloeden. Voorbeeld: updates van de logica van een berekend veld, wijzigingen in de positie van een manager binnen dezelfde toezichthoudende organisatie.
Deze wijzigingen worden niet vastgelegd in de synchronisatie per uur en zijn alleen zichtbaar als de Peakon-beheerder handmatig een volledige synchronisatie uitvoert. |
Directe wijzigingen | Deze wijzigingen genereren een transactielogboekvermelding in het profiel van de werknemer in Workday. Ze ontstaan wanneer er een directe update is van de gegevens van de werknemer. Voorbeeld: de functie of het functieprofiel van een werknemer verandert.
Deze wijzigingen worden meegenomen in de synchronisatie per uur. |
Synchronisatietypen
Synchronisatietype | Beschrijving |
|---|---|
Volledige synchronisatie | Bij volledige synchronisatie worden alle werknemersgegevens overgebracht naar Peakon, met uitzondering van ontslagen werknemers.
Bij de eerste volledige synchronisatie worden alleen de huidige actieve werknemers uit de Workday-tenant opgehaald. Bij toekomstige volledige synchronisaties wordt gecontroleerd op wijzigingen in de actieve status van een werknemer sinds de laatste synchronisatie. Bij volledige synchronisatie wordt alleen de einddatum van een werknemer opgehaald als deze op de dag van de synchronisatie van kracht is. Beheerders kunnen een volledige synchronisatie starten door te klikken op de knop Alles synchroniseren in in de Peakon-tenant. Een volledige synchronisatie duurt 2-5 minuten per 500 werknemers in de Workday-tenant, waarbij de totale duur afhankelijk is van de grootte van de tenant. |
Incrementele synchronisatie | De incrementele synchronisatie vindt op verschillende tijdstippen gedurende het uur plaats. Er worden alleen wijzigingen in het transactielogboek opgehaald sinds de laatste synchronisatie:
Een incrementele synchronisatie kan enkele minuten tot enkele uren duren, afhankelijk van het aantal wijzigingen sinds de vorige synchronisatie. Op de integratiepagina wordt op een informatiekaart de geplande tijd voor de volgende synchronisatie weergegeven. Als een synchronisatie wordt overgeslagen, wacht het systeem tot het volgende geplande venster om het opnieuw te proberen, in plaats van direct te synchroniseren. |
Authenticatie
U kunt verbinding maken met behulp van een gebruikersnaam en wachtwoord voor het integratiesysteem (ISU). Zien Maak verbinding met Workday met behulp van ISU-naam en wachtwoord.
Aanbevelingen
Voer vóór elke enquêteronde handmatig een volledige synchronisatie uit om eventuele indirecte wijzigingen in de werknemersgegevens te synchroniseren.
Voer een volledige synchronisatie uit nadat u wijzigingen hebt aangebracht in de integratieconfiguratie in Peakon of Workday.
Stel de geschiktheidscriteria in voor een zo breed mogelijke groep werknemers en beheer de geschiktheid voor de enquête met behulp van segmenttargeting in Peakon. Hiermee voorkomt u dat er problemen ontstaan door een wijziging in de toelatingscriteria. Voorbeeld: Als de geschiktheidscriteria van een werknemer worden gewijzigd van Waar naar Onwaar, zal Peakon het personeelsdossier niet meer bijwerken en zijn handmatige updates nodig. Zien Concept: Werknemersgeschiktheid voor meer informatie.
Wanneer u werknemers met langdurig verlof behandelt, moet u voorkomen dat u ze op Peakon op inactief zet. Voorbeeld: synchroniseer het veld
'Op verlof'
en sluit het segment uit van enquêtes, zodat er geen enquêtes worden afgenomen onder werknemers die langdurig verlof hebben.Bekijk de gebruikersfoutlogboeken op de integratiepagina voor directe feedback. We synchroniseren Workday-gebruikersnamen om de consistentie van de gegevens te behouden en dubbele records te voorkomen.
Gebruik het tabblad
Synchronisatiegegevens
in personeelsrecords om problemen op te lossen bij het bijwerken van werknemers via de synchronisatie.Beperkingen
- Het is niet mogelijk om werknemersgegevens terug te dateren via de Workday-synchronisatie. Wij adviseren om, indien nodig, handmatig terug te dateren.
- Door de integratie worden geen werknemers uit Peakon verwijderd, met uitzondering van ingetrokken aanstellingen.
- De integratie synchroniseert geen toekomstige inhuurdata. Bij de eerste synchronisatie van elke dag identificeert de integratie nieuwe medewerkers die vandaag in dienst treden en synchroniseert deze met Peakon.
- Wanneer u een segment hernoemt vanuit standaard- of aangepaste velden, moet u dit zowel in Workday als in Peakon doen om te voorkomen dat er een nieuw segment wordt gemaakt.
- Indirecte wijzigingen in werknemersgegevens worden niet overgedragen tijdens de uurlijkse synchronisatie. U kunt dit oplossen door vóór elke enquêteronde een volledige synchronisatie uit te voeren.
- De synchronisatie wordt gepauzeerd tijdens Workday-onderhoudsvensters en wordt hervat zodra de Workday-tenant weer beschikbaar is. Voorbeeld: Tijdens het wekelijkse onderhoudsvenster.
- De synchronisatie omvat geen einddata die u 30 dagen vóór de synchronisatie in Workday hebt toegevoegd. U kunt deze gegevens handmatig importeren.