Skip to main content
Documentatie
Documentatie
Peakon
Laatst bijgewerkt: 2024-03-08
Beheer werknemersrecords met behulp van gegevensimport

Beheer werknemersrecords met behulp van gegevensimport

Beveiliging:
Bekijk medewerkers
 en
Werk medewerkers bij
.
Het importeren van werknemers met behulp van Microsoft Excel-werkbladen en CSV-bestanden bespaart u tijd, vooral wanneer u uw account voor het eerst instelt.
  1. Download werknemersgegevens uit uw personeelsinformatiesysteem.
  2. Zorg ervoor dat elke werknemer minimaal 1 unieke identificatie heeft (e-mailadres of personeelsnummer). Het personeelsnummer kan alfanumeriek zijn. Wij adviseren om beide unieke identificatiegegevens te gebruiken om menselijke fouten te voorkomen bij het bijwerken van bestaande werknemersgegevens.
  3. Zorg ervoor dat iedere werknemer aan een manager rapporteert over het gegevensbestand. U kunt de manager instellen op basis van zijn/haar e-mailadres (aanbevolen), voor- en achternaam en personeelsnummer. Als een werknemer aan niemand rapporteert, laat u de waarde voor
    Manager
     leeg.
  4. Als uw bedrijf meerdere e-maildomeinen gebruikt, neem dan contact op met het klantenserviceteam om de domeinen aan het account toe te voegen voordat u ze uploadt.
  5. Download het Peakon-sjabloon in
    Beheer
    Medewerkers
    Importeren
    .
  6. Houd bij het voorbereiden van het bestand rekening met de volgende opmaakvereisten:
    Opmaakelement
    Overwegingen
    Kolomkoppen
    De kolomkoppen in uw werkblad moeten exact overeenkomen met de kenmerknamen of aliassen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdletters en kleine letters.
    Voornaam en achternaam
    Verplichte kolommen.
    Voornaam
     en
    achternaam
     moeten in aparte kolommen in het werkblad staan.
    E-mail
    De kolom voor het e-mailadres in uw werkblad moet
    E-mail
    zijn.
    Manager
    De managerkolom van de werknemer moet de naam
    Manager
    krijgen, tenzij u de naam van het kenmerk in Peakon hebt gewijzigd.
    Telefoonnummer
    Als u het telefoonnummerveld gebruikt, zorg er dan voor dat de kolom op uw werkblad een tekstcel is. Elk ander type kan ervoor zorgen dat het uploaden mislukt. Cellen van het type Getal werken niet vanwege de manier waarop Microsoft Excel + symbolen behandelt. Dit zijn de voorvoegsels van veel telefoonnummers.
    Speciale tekens
    Vermijd speciale tekens in e-mailadressen. Normale tekens die in een e-mailadres voorkomen, zijn echter wel toegestaan.
    Datum
    Datumkenmerkkolommen op uw werkblad moeten cellen van het type Datum bevatten. Vaak slaat Microsoft Excel datums niet correct op, zelfs niet bij gebruik van de datumnotatie. Daarom kan Peakon ze niet als datum herkennen. Als u dit probleem tegenkomt, kunt u de als tekst opgeslagen datums converteren naar datums.
    Hoewel Peakon standaard datumnotaties accepteert, raden wij JJJJ-MM-DD aan omdat dit de meest allesomvattende optie is en daarmee de hoeveelheid potentiële problemen verkleint.
    Als u een CSV-bestand gebruikt, moet u de indeling JJJJ-MM-DD gebruiken.
    Meerdere vellen
    Het werkblad mag slechts uit één blad bestaan.
    Wachtwoord
    Microsoft Excel-sheets die met een wachtwoord zijn beveiligd, werken niet.
    Lege cellen
    Als u een kolom met lege cellen hebt, worden bij het uploaden de bestaande waarden voor de werknemers met lege cellen voor dat kenmerk verwijderd. U kunt deze methode gebruiken om gegevens in bulk te verwijderen voor specifieke kenmerken.
    Als u een specifiek kenmerk niet hoeft bij te werken, verwijdert u de betreffende kolom eenvoudigweg uit het bestand. Peakon werkt alleen gegevens bij voor de kenmerken die in het bestand aanwezig zijn.
    Tijdzones
    Gebruik de kolom
    Tijdzone
     als u werknemers hebt die in meerdere tijdzones werken en de enquête in hun eigen tijdzone moeten ontvangen. Peakon gebruikt tz-databasestandaarden. Bijvoorbeeld: Amerika/New_York.
    Taal
    Gebruik de kolom
    Taal
     om de taal voor elke werknemer in te stellen als u meerdere talen in het schema gebruikt.
  7. Houd bij het importeren van het bestand rekening met de volgende extra opties voor het importeren van bestanden:
    Importeer optie
    Beschrijving
    Aanmaken van werknemers overslaan
    Deze optie is handig als u geen nieuwe medewerkers wilt toevoegen, en alleen bestaande medewerkers wilt bijwerken. Met deze optie voorkomt u bovendien dat er dubbele personeelsgegevens worden ingevoerd. Bijvoorbeeld: als een werknemer één van zijn unieke identificatiegegevens wijzigt en het bestand een fout bevat, maakt Peakon geen duplicaat aan. In plaats daarvan waarschuwt Peakon u na het importeren voor de fout.
    Overschrijven van werknemersnummer of -e-mailadres inschakelen
    Peakon negeert updates die unieke identificatiegegevens verwijderen of wijzigen, tenzij u deze optie aanvinkt. Wijzigingen in deze velden komen zelden voor en duiden vaak op een verwisseling van werknemersnummers of e-mailadressen.
    Er zijn een paar gevallen waarin u deze optie moet gebruiken om de veiligheidsblokkers te omzeilen:
    • U moet een onjuist personeelsnummer van een werknemer bijwerken.
    • U moet het e-mailadres of personeelsnummer van een werknemer verwijderen.
    • Het e-mailadres van een medewerker is gewijzigd, hetzij omdat het e-maildomein is gewijzigd, hetzij omdat de achternaam is gewijzigd.
    Met zorg gebruiken. Wanneer u een unieke identificatie moet bijwerken, moet u ervoor zorgen dat de werknemer de andere unieke identificatie in zijn of haar personeelsdossier heeft. Door één unieke identificatiecode consistent te houden in het gegevensbestand, voorkomt u dat er dubbele gegevens worden gemaakt.
    Als geldig instellen vanaf
    Alle gegevens die u uploadt, worden vanaf de volgende enquêteronde van kracht op de Peakon-dashboards. De gegevens die u uploadt, vervangen de historische dashboardgegevens niet.
    Gebruik deze optie als u gegevens uit bestaande werknemersrecords wilt terugdateren. Met behulp van backdating worden bestaande resultaten van werknemersenquêtes met terugwerkende kracht in verschillende segmenten geplaatst, waardoor oude dashboards worden gewijzigd.
    Wanneer u deze optie gebruikt, moet u de geldigheidsdatum selecteren voor de werknemersgegevens die u importeert. Als het geldig moet zijn voor een bepaalde enquêteronde, selecteert u de datum voordat die ronde is begonnen.
    Bij het uploaden worden alle kolommen die in het werkblad staan teruggedateerd. Verwijder alle kolommen die niet met terugwerkende kracht moeten worden bijgewerkt. De enige vereiste kolommen zijn
    Voornaam
    ,
    Achternaam
    ,
    E-mailadres/Werknemers-ID
    en de kenmerken die u wilt terugdateren.
    Het is niet mogelijk om datumkenmerken terug te dateren, omdat de datumwaarden al de geldigheidsdatum bevatten.
  8. Download het probleemoplossingslogboek en los eventuele waarschuwingen of fouten op voordat u op
    Oké, ik ben klaar
    klikt. Na deze stap is het om veiligheidsredenen niet meer mogelijk om het foutenlogboek te downloaden.
De geïmporteerde wijzigingen worden in de volgende enquêteronde zichtbaar. Historische gegevens blijven hetzelfde, tenzij u de import met terugwerkende kracht uitvoert.