Concept: Medewerkersmanagement

Elk werknemersrecord komt overeen met een werknemer en geeft de waarden ervan weer in de kenmerkvelden die uw account bevat. In de werknemersrecords worden ook de segmenten weergegeven die ze beheren, de toegangsgroepen waartoe ze behoren en de rondes waaraan ze deelnamen.

Tab	Beschrijving	Machtigingen
Informatie	Geeft velden weer voor basiscontactgegevens en de kenmerkwaarden in het werknemersrecord. Met het selectievakje Enquête-opname wordt aangegeven of de werknemer enquêtes zal ontvangen.	Bekijk medewerkers .
Beheer	Geeft de segmenten weer die door de leider worden beheerd. Beheerde segmenten kunnen rapportagelijnen zijn of bestaande segmenten die u handmatig aan de manager toewijst.	Leiders met de toegangsmachtiging Segmentbeheer kunnen segmenten aan managers toewijzen die zij zelf beheren.
Toegangsbeheer	Geeft de toegangscontrolegroepen weer waarvan een werknemer deel uitmaakt. Alle medewerkers bevinden zich in de toegangscontrolegroep Medewerkers . Alle medewerkers die segmenten beheren, behoren ook tot de toegangscontrolegroep Managers . Eventuele extra toegangscontrolegroepen waarvan een werknemer deel uitmaakt, worden ook op dit tabblad weergegeven.	Machtigingen voor het beheren van werknemers , die alleen beschikbaar zijn voor groepen van het type Alle werknemers .
Rondes	Geeft de enquêterondes weer waaraan een werknemer heeft deelgenomen. Deze informatie geeft niet aan of de werknemer de enquête heeft ingevuld. Als u een medewerker toevoegt aan een open enquêteronde, verschijnt er een banner met de optie om de medewerker toe te voegen aan de huidige open ronde. U kunt de enquêtekoppeling ook opnieuw verzenden, zodat de medewerker de enquête kan invullen. Ook kunt u de enquête resetten als deze al is ingevuld.	Bekijk medewerkers .
Synchronisatie-informatie	Geeft deze 3 secties weer: Medewerker-ID: Unieke identificatie van de medewerker. Logboeken: Foutlogboeken met tijdstempels en foutmeldingen. Informatie: Ruwe informatie van de integratie. U kunt de werknemer ook handmatig synchroniseren en de informatie op het tabblad vernieuwen.	Alleen voor beheerders.

Leidinggevenden met de machtiging

Medewerkers bekijken

kunnen personeelsgegevens bekijken in

Beheer

Medewerkers

. De werknemers die een leider kan zien, komen overeen met de context waarin de leider zich bevindt. Hij of zij kan geen werknemers buiten de aan hem of haar toegewezen segmenten zien.

Beheerders en leiders kunnen de zoekbalk gebruiken om naar een werknemer te zoeken op naam, e-mailadres, werknemernummer, segment of hun manager. Gebruik de zoekfilters om uw weergave te verfijnen en selecteer maximaal 4 kolommen terwijl u de resultaten bekijkt.

Iedereen met inzagerechten voor werknemersgegevens kan deze ook exporteren naar een apart bestand. Het bestand bevat automatisch kolommen voor alle velden in de werknemersrecords. Het is niet mogelijk om de export binnen Peakon aan te passen.

Elke werknemer moet minimaal 1 unieke identificatiecode in zijn personeelsdossier hebben:

Werknemers kunnen dezelfde naam en andere gegevens hebben, maar het is niet mogelijk dat meerdere werknemers dezelfde unieke identificatiegegevens gebruiken. Om een medewerker aan Peakon toe te voegen, moet u minimaal 1 uniek identificatieveld invullen.

Vul beide unieke identificatiegegevens in op het personeelsdossier om te voorkomen dat er dubbele gegevens worden gemaakt of bestaande gegevens worden overschreven als gevolg van menselijke fouten tijdens het uploaden van gegevens. Als u beide unieke identificatiegegevens hebt, kunt u een unieke identificatiegegevens ook eenvoudiger wijzigen.

Bijvoorbeeld: als u e-mailadressen in bulk moet bijwerken vanwege een overname, worden de bestaande werknemersnummers nog steeds gekoppeld aan het bijbehorende werknemersrecord voor de update. Als er geen match is, maakt Peakon een nieuw werknemersrecord aan.

Als uw medewerkers over verschillende e-maildomeinen beschikken, moet het klantenserviceteam deze inschakelen op uw Peakon-account. Nadat u een e-maildomein hebt ingeschakeld, kunt u medewerkers met het betreffende e-maildomein toevoegen.

Bij elke enquêteronde worden de segmentdashboards gevuld met nieuwe enquêtegegevens van werknemers die zich op het moment van aanvang van de ronde in die segmenten bevinden. Voer belangrijke wijzigingen in de personeelsgegevens een dag vóór aanvang van de ronde door, zodat de dashboards de juiste werknemers voor de komende ronde kunnen toewijzen.

Het is ook mogelijk om met terugwerkende kracht wijzigingen aan te brengen tijdens en na de enquêteronde. Wij adviseren om werknemersgegevens buiten een enquêteronde en doorlopend bij te werken, om plotselinge grootschalige wijzigingen in dashboards te voorkomen.

U kunt wijzigingen in werknemersgegevens doorvoeren via een gegevensimport en rechtstreeks in Peakon, zowel in bulk als afzonderlijk.

Updates van werknemersgegevens worden vanaf de volgende enquêteronde op het relevante dashboard weergegeven. De laatste scores van elke werknemer worden meegenomen naar het nieuwe segment, maar opmerkingen en historische scores worden niet meegenomen. U kunt op elk gewenst moment met terugwerkende kracht wijzigingen aanbrengen, bijvoorbeeld om opmerkingen en historische scores over te nemen. Wij adviseren om voorzichtig te werk te gaan bij het terugdateren en rekening te houden met de gevolgen voor de vertrouwelijkheid.

Wij adviseren u om de vertrekdatum van een werknemer zo snel mogelijk vast te leggen, zodra u zijn of haar laatste werkdag weet. De datum van vertrek is het referentiepunt voor de zichtbaarheidsperiode waarin de resultaten van een werknemer op het dashboard moeten blijven staan nadat hij/zij is vertrokken. Door de geleidelijke verwijdering blijft de vertrouwelijkheid van de medewerker gewaarborgd, zodat er geen resultaten direct uit het dashboard verdwijnen.

De zichtbaarheidsperiode geldt tijdens de enquête en niet in de werkelijke tijd. Hiermee wordt voorkomen dat resultaten buiten de live-enquêterondes worden gewijzigd. Elke keer dat een nieuwe enquêteronde begint, controleert het systeem of er vertrekkende werknemers zijn waarvan de antwoorden buiten de zichtbaarheidsperiode voor voormalige werknemers vallen. Zodra een enquête-antwoord tijdens een live ronde buiten de zichtbaarheidsperiode valt, valt het buiten de totaalscore.