コンセプト: メール調査チャネル
アンケートメール
電子メールは、従業員にアンケートを送信する最も一般的かつ効果的な方法です。
スケジュール
の [電子メール]
タブで、電子メールを調査チャネルとして使用するかどうかを制御できます。各従業員は、調査トークンに接続された固有の調査リンクを受け取ります。トークンは従業員の記録とセグメンテーションに接続します。固有の調査トークンを使用すると、Peakon は調査にまだ回答していない従業員にリマインダーを送信できます。従業員は自分に割り当てられたアンケート リンクを完了する必要があり、個人のアンケート リンクを他の従業員に転送することは避けてください。
完了したアンケートのリンクを開くと、完了したことが示され、リセット オプションが提供されます。
調査を開始する前に、技術的な詳細を設定し、電子メールの配信をテストすることが不可欠です。
アンケートスケジュールで電子メールの送信を有効または無効にしても、他の電子メール通知タイプには影響しません。
会社でシングル サインオンを使用している場合は、ユニバーサル アンケートのリンクを他の従業員と共有できます。リンクにより、各ユーザーはそれぞれの固有の調査にリダイレクトされます。詳細については、以下をご覧ください。 コンセプト: シングルサインオン調査リンク
アンケートのリマインダー
調査スケジュールには、調査の開始後に次のリマインダー日が表示されます。リマインダーは、リマインダーがトリガーされた時点でまだアンケートに回答していない従業員に送信されます。最初のリマインダーはアンケートの途中で送信され、その後は 4 日ごとにリマインダーが送信されます。例: 調査を月曜日に開始し、2 週間続きます。最初のリマインダーは 2 週目の月曜日に、最後のリマインダーは 2 週目の金曜日に送信されます。スケジュールされたリマインダーが週末に当たる場合は、翌営業日に送信されます。
ラウンド開始後に、スケジュールでリマインダーの送信を無効にしたり上書きしたりできます。最初のリマインダー メールを上書きすると、後続のリマインダー メールも同じ日数だけ前または後に延期されます。
[リマインダーの送信]
をクリックして、即時にアドホック リマインダーを送信することもできます。リマインダーを送信しても、スケジュールされたリマインダーには影響しません。構成
アンケートスケジュールの
「メール」
タブで、メールのテキストと件名をカスタマイズできます。メールのテキストを使用して、フィードバックをどのように活用するかを伝え、従業員が期待を管理するのに役立つ情報を提供できます。例: 管理者がコメントを閲覧できる場合は、事前に従業員に通知することができます。リマインダーや再アクティベーションのメールをカスタマイズすることはできません。アンケート設定
タブに移動して アンケートの送信者
を設定します。参加を促進するために、従業員が認識できる名前を使用することをお勧めします。例: 調査のキャンペーン名または上級リーダーの名前。上級リーダーの名前を含む大量のメールをブロックする可能性のあるスパム フィルターがないか、IT 部門に確認してください。手動で選択されたアンケート送信者がいない場合は、 管理者
アクセス制御グループの最初の名前が代替として使用されます。ローカリゼーション
アンケート設定でその言語を有効にしている場合、従業員が最初に受信するメールは、従業員レコードの言語で送信されます。従業員レコードに言語が指定されていない場合は、スケジュールの最初の言語がフォールバックとして使用されます。アンケートでは、従業員の言語がスケジュール言語の 1 つである場合、今後のコミュニケーションのためにブラウザまたは IP アドレスから従業員の言語を検出します。
標準の電子メール本文と件名には、利用可能なすべての言語の翻訳がすでに含まれています。アンケート設定で複数の言語を有効にすると、従業員は特定の言語を選択したときに適切な翻訳が表示されます。
電子メールのテキストと件名をカスタマイズすると、自動翻訳が削除されます。アンケートの設定で複数の言語を有効にする場合は、カスタマイズ内容の翻訳を必ず提供してください。
購読解除
スケジュールの
「メール」
タブで、登録を解除した人の数を確認できます。アンケートメールの登録を解除すると、アンケートとリマインダーも解除されますが、他の種類のメールは配信されます。マネージャーまたは個人ダッシュボードを持つ従業員は、プロフィール設定でサブスクリプションの設定を管理できます。マネージャーや管理者は、登録解除した従業員の名前を表示したり、個別に管理したりすることはできません。アンケート管理者は、従業員を一括してアンケート通知に再登録することができます。
メールドメイン
会社で複数のメールドメインを使用している場合は、データのアップロードエラーを防ぐために、カスタマーケアチームに連絡してアカウントでそれらを有効にするよう依頼してください。
トラブルシューティング
問題 | 解決 |
|---|---|
従業員が電子メール アドレスを誤って入力したため、電子メールが返送されました。 | できるだけ早くメールアドレスを修正してください。ライブラウンドがある場合、従業員がまだ回答していない場合は、新しいメール アドレスにリンクが送信されます。 |
従業員の電子メールアドレスがありません。 | 影響を受ける従業員のメールアドレスを追加します。ライブラウンドがあり、まだ回答していない場合は、アンケートのリンクが自動的に送信されます。 |
複数の従業員の電子メールアドレスが不明です。 | 電子メール フィルターを使用して [未設定] を選択すると、電子メールを持たない従業員のリストを表示できます。
影響を受ける従業員の電子メール アドレスを追加します。ライブラウンドがあり、まだ回答していない場合は、アンケートのリンクが自動的に送信されます。 |
従業員の電子メールが返送されました。 | 従業員記録にアクセスします。バウンスの理由を表示するには、 [メール] フィールドの下の [再有効化] オプションにマウスを移動します。バウンスの理由の中には一時的なものがあり、アンケートの再送信が必要になりますが、メールの設定によりバウンスが続くものもあります。
一時的なバウンスである場合には、すぐにメールを再度有効にしてみてください。元の返送理由がまだ残っている場合は、数分後に再度返送されます。その場合は、まずバウンスの根本原因に対処してから、再度有効にしてください。 |
複数の従業員の電子メールが返送されました。 | メール ステータス フィルターを使用してバウンスを選択すると、バウンスされたメールの完全なリストを確認できます。根本原因を調査できるように、IT 部門にリストのフラグを付けます。
バウンスの根本原因を解決した後は、リマインダーを使用して従業員に通知することができます。元のアンケートメールを一括で再送信することはできません。 |
メールは返送されていませんが、従業員はメールを受信していません。 | 従業員にスパム フィルターを確認するよう依頼し、IT チームにはメールの設定で配信が妨げられているかどうかを確認します。メール配信に関する潜在的な問題を把握するために、アンケート実施前にテストアンケートをいくつか送信することをお勧めします。 |
従業員がアンケートを別の従業員に転送し、その従業員が代わりにアンケートを完了しました。 | アンケートのリンクを 2 人の従業員に再送信します。アンケートを転送した従業員は、アンケートをリセットして自分でアンケートに回答できるようになります。アンケートの回答は譲渡できません。
アンケートをリセットすることで、スコアの正確性が確保され、回答者が記入していないコメントに関する機密保持上の懸念を回避できます。 |