Concetto: Canale di sondaggio via e-mail

E-mail del sondaggio

La posta elettronica è il mezzo più comune e utile per inviare il sondaggio ai tuoi dipendenti. È possibile controllare se utilizzare l'e-mail come canale di sondaggio nella scheda

E-mail

della

Pianificazione

Ogni dipendente riceve un link univoco al sondaggio collegato al proprio token. Il token si collega ai dati dei dipendenti e alla loro segmentazione. Utilizzando token di sondaggio univoci, Peakon può inviare promemoria ai dipendenti che non hanno ancora risposto al sondaggio. I dipendenti devono compilare il link del sondaggio assegnato e devono evitare di inoltrare il proprio link del sondaggio personale ad altri dipendenti.

Quando apri il link di un sondaggio che hai completato, ti verrà comunicato che è stato completato e ti verrà offerta un'opzione per reimpostarlo.

È fondamentale configurare i dettagli tecnici e testare l'invio delle e-mail prima del lancio del sondaggio.

L'abilitazione o la disabilitazione dell'invio di e-mail nella pianificazione del sondaggio non ha alcun effetto sugli altri tipi di notifiche e-mail.

Se la tua azienda utilizza Single Sign-On, puoi condividere il link del sondaggio universale con altri dipendenti. Il collegamento reindirizza ogni utente al suo sondaggio esclusivo. Per maggiori dettagli, visita: Concetto: collegamento al sondaggio Single Sign-On

Promemoria del sondaggio

Dopo l'avvio del sondaggio, nella programmazione verrà visualizzata la data del promemoria successivo. I promemoria vengono inviati ai dipendenti che, al momento dell'attivazione del promemoria, devono ancora rispondere al sondaggio. Il primo promemoria viene inviato a metà del sondaggio, mentre i promemoria successivi vengono inviati ogni 4 giorni. Esempio: il sondaggio inizia di lunedì e dura 2 settimane. Il primo promemoria è il lunedì della seconda settimana, l'ultimo il venerdì della seconda settimana. Se un promemoria programmato cade nel fine settimana, verrà inviato il giorno lavorativo successivo.

È possibile disattivare o ignorare l'invio del promemoria nella pianificazione dopo l'inizio del round. Ignorando la prima e-mail di promemoria, anche la successiva verrà posticipata o posticipata dello stesso numero di giorni. È anche possibile inviare un promemoria ad hoc immediato cliccando su

Invia promemoria

. L'invio di un promemoria non influisce sui promemoria programmati.

Configurazione

È possibile personalizzare il testo e l'oggetto dell'e-mail nella scheda

E-mail

di una pianificazione del sondaggio. Puoi usare il testo dell'e-mail per comunicare come utilizzerai il feedback e fornire informazioni che possono aiutare i dipendenti a gestire le proprie aspettative. Esempio: se i manager possono visualizzare i commenti, è possibile informare in anticipo i dipendenti. Non è possibile personalizzare le email di promemoria o di riattivazione.

Passare alla scheda

Impostazioni sondaggio

per impostare il

mittente del sondaggio

. Consigliamo di usare un nome che i dipendenti riconoscano per favorire la partecipazione. Esempio: il nome della campagna per il sondaggio o il nome di un dirigente senior. Rivolgiti al tuo reparto IT per verificare se sono presenti filtri antispam che potrebbero bloccare le e-mail di massa contenenti il nome di un dirigente senior. In assenza di un mittente del sondaggio selezionato manualmente, il fallback è il primo nome nel gruppo di controllo di accesso

degli amministratori

Localizzazione

La prima e-mail che un dipendente riceve è nella lingua indicata nella sua scheda dipendente, se hai abilitato quella lingua nelle impostazioni del sondaggio. Se nella scheda del dipendente non è presente alcuna lingua, la lingua di riserva è la prima lingua della pianificazione. Il sondaggio rileverà la lingua del dipendente dal suo browser o dal suo indirizzo IP per le comunicazioni future, a condizione che sia una delle lingue da te pianificate.

Il testo e l'oggetto dell'e-mail standard contengono già le traduzioni in tutte le lingue disponibili. Se attivi più lingue nelle impostazioni del sondaggio, i dipendenti visualizzeranno la traduzione pertinente quando selezionano una determinata lingua.

La personalizzazione del testo e dell'oggetto dell'e-mail elimina le traduzioni automatiche. Se abiliti più lingue nelle impostazioni del sondaggio, assicurati di fornire le traduzioni per tutte le personalizzazioni apportate.

Annullamento dell'iscrizione

Puoi vedere quante persone si sono cancellate nella scheda

della pianificazione. Annullando l'iscrizione all'e-mail del sondaggio, non riceverai più il sondaggio e i promemoria, ma non altri tipi di e-mail. I dipendenti con dashboard manager o personale possono gestire le preferenze di abbonamento nelle impostazioni del proprio profilo.

I manager o gli amministratori non possono visualizzare i nomi dei dipendenti la cui iscrizione è stata annullata né gestirli individualmente. Gli amministratori del sondaggio possono iscrivere nuovamente in blocco i dipendenti alle notifiche del sondaggio.

Domini di posta elettronica

Se la tua azienda utilizza più domini di posta elettronica, contatta il team dell'assistenza clienti per abilitarli sul tuo account ed evitare errori di caricamento dei dati.

Risoluzione dei problemi

Problema	Soluzione
Un dipendente ha commesso un errore di battitura nell'indirizzo e-mail, quindi l'e-mail è tornata indietro.	Correggi l'indirizzo email il prima possibile. In caso di chiamata in diretta, il dipendente riceverà il link sul nuovo indirizzo email, se non ha già risposto.
Un dipendente non ha un indirizzo email.	Aggiungere l'indirizzo email del dipendente interessato. Riceveranno automaticamente il link al sondaggio, se è in corso una sessione in diretta e non hanno ancora risposto.
A molti dipendenti manca l'indirizzo e-mail.	Puoi utilizzare il filtro Email e selezionare Non impostato per visualizzare un elenco di dipendenti senza email. Aggiungere gli indirizzi email dei dipendenti interessati. Riceveranno automaticamente il link al sondaggio, se è in corso una sessione in diretta e non hanno ancora risposto.
L'email di un dipendente è tornata indietro.	Vai alla scheda del loro dipendente. Passa il mouse sull'opzione Riattiva sotto il campo Email per visualizzare il motivo del mancato recapito. Alcune cause di mancato recapito sono temporanee e richiedono il reinvio del sondaggio, mentre altre persistono a causa della configurazione dell'email. Puoi provare a riattivare immediatamente l'email nel caso in cui si tratti di un rimbalzo temporaneo. Se il motivo originale del rimbalzo è ancora presente, il messaggio verrà nuovamente respinto dopo qualche minuto. In tal caso, affronta prima la causa principale del problema, quindi riattiva nuovamente.
Molte email dei dipendenti sono tornate indietro.	Puoi controllare l'elenco completo delle email respinte utilizzando il filtro Stato email e selezionando Respinto. Segnala l'elenco al tuo reparto IT in modo che possano indagare sulla causa principale. Dopo aver risolto la causa principale del mancato recapito, puoi fare affidamento sul promemoria per avvisare i dipendenti. Non è possibile inviare nuovamente l'email originale del sondaggio in blocco.
Le email non sono tornate indietro, ma i dipendenti non le hanno ricevute.	Chiedere ai dipendenti di controllare il filtro antispam e al team IT di verificare se qualche impostazione e-mail potrebbe impedire la consegna. Consigliamo di inviare alcuni sondaggi di prova prima di un round di sondaggi per individuare eventuali problemi di recapito delle e-mail.
Un dipendente ha inoltrato il suo sondaggio a un altro dipendente, che lo ha completato per suo conto.	Inviare nuovamente il link del sondaggio ai 2 dipendenti. Il dipendente che ha inoltrato il sondaggio potrà reimpostarlo e rispondere autonomamente. Le risposte al sondaggio non sono trasferibili. Reimpostare il sondaggio garantisce l'accuratezza dei punteggi ed evita problemi di riservatezza per commenti non forniti dall'utente.