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Documentazione
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Peakon
Ultimo aggiornamento: 2024-03-08
Gestire i record dei dipendenti tramite l'importazione dei dati

Gestire i record dei dipendenti tramite l'importazione dei dati

Sicurezza:
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 e
Aggiorna dipendenti
.
Importare i dipendenti tramite fogli di lavoro Microsoft Excel e file CSV è un'opzione che consente di risparmiare tempo, soprattutto quando si configura per la prima volta un account.
  1. Scarica i dati dei dipendenti dal tuo sistema delle risorse umane.
  2. Assicurati che ogni dipendente abbia almeno un identificativo univoco (indirizzo email o numero di matricola). Il numero del dipendente può essere alfanumerico. Si consiglia di utilizzare entrambi gli identificatori univoci per evitare errori umani durante l'aggiornamento dei record dei dipendenti esistenti.
  3. Assicurarsi che ogni dipendente risponda a un responsabile del file di dati. Puoi impostare il responsabile tramite il suo indirizzo email (consigliato), nome, cognome e numero di matricola. Se un dipendente non risponde a nessuno, lasciare vuoto il valore
    Manager
     .
  4. Se la tua azienda utilizza più domini di posta elettronica, contatta il team dell'assistenza clienti per aggiungere i domini all'account prima del caricamento.
  5. Scarica il modello Peakon in
    Amministrazione
    Dipendenti
    Importa
    .
  6. Durante la preparazione del file, tieni in considerazione questi requisiti di formattazione:
    Elemento di formattazione
    Considerazioni
    Intestazioni di colonna
    Le intestazioni delle colonne nel foglio di lavoro devono corrispondere esattamente ai nomi degli attributi o agli alias e devono essere sensibili alle maiuscole e alle minuscole e agli spazi.
    Nome e cognome
    Colonne obbligatorie.
    Nome
     e
    cognome
     devono essere inseriti in colonne separate nel foglio di lavoro.
    E-mail
    La colonna dell'indirizzo email nel tuo foglio di lavoro deve essere
    Email
    .
    Manager
    La colonna del responsabile del dipendente deve essere denominata
    Manager,
    a meno che non sia stato modificato il nome dell'attributo su Peakon.
    Numero di telefono
    Se si utilizza il campo numero di telefono, assicurarsi che la colonna del foglio sia una cella di tipo testo. Qualsiasi altro tipo potrebbe causare il fallimento del caricamento. Le celle di tipo numerico non funzioneranno a causa del modo in cui Microsoft Excel gestisce i simboli +, che sono il prefisso di molti numeri di telefono.
    Caratteri speciali
    Evitate i caratteri speciali negli indirizzi e-mail; tuttavia, i caratteri normali presenti in un indirizzo e-mail vanno bene.
    Date
    Le colonne degli attributi data nel foglio di lavoro devono contenere celle di tipo data. Spesso Microsoft Excel non memorizza correttamente le date, anche se si utilizza il formato data, e quindi Peakon non riesce a riconoscerle come date. Se riscontri questo problema, converti le date memorizzate come testo in date.
    Sebbene Peakon accetti i formati di data standard, consigliamo AAAA-MM-GG in quanto è l'opzione più completa, riducendo quindi il numero di potenziali problemi.
    Se si utilizza un file CSV, è necessario utilizzare il formato AAAA-MM-GG.
    Fogli multipli
    Il foglio di lavoro deve contenere solo 1 foglio.
    Password
    I fogli di calcolo di Microsoft Excel protetti da password non funzioneranno.
    Celle vuote
    Se è presente una colonna con celle vuote, il caricamento rimuove i valori esistenti per i dipendenti che hanno celle vuote per quell'attributo. È possibile utilizzare questo metodo per rimuovere in blocco i dati per attributi specifici.
    Se non è necessario aggiornare un attributo specifico, è sufficiente rimuovere la colonna corrispondente dal file. Peakon aggiorna solo i dati degli attributi presenti nel file.
    Fusi orari
    Utilizzare la colonna
    Fuso orario
     se i dipendenti si trovano in più fusi orari e devono ricevere il sondaggio nel proprio fuso orario. Peakon utilizza gli standard del database tz. Esempio: America/New_York.
    Lingua
    Utilizzare la colonna
    Lingua
     per impostare la lingua per ciascun dipendente, se si utilizzano più lingue nella pianificazione.
  7. Durante l'importazione del file, prendi in considerazione le opzioni aggiuntive di importazione del file:
    Opzione di importazione
    Descrizione
    Nessun dipendente da creare
    Questa opzione è utile se non si intende aggiungere nuovi dipendenti ma aggiornare solo quelli esistenti. Questa opzione aiuta anche a evitare qualsiasi duplicazione dei dati dei dipendenti. Esempio: se un dipendente modifica uno dei suoi identificatori univoci e il file contiene un errore, Peakon non creerà un duplicato. Peakon, invece, ti avviserà dell'errore dopo l'importazione.
    Abilita la sovrascrittura del numero o dell'e-mail del dipendente
    Peakon ignora gli aggiornamenti che rimuovono o modificano gli identificatori univoci esistenti, a meno che non si selezioni questa opzione. Le modifiche a questi campi sono rare e spesso indicano una confusione nei numeri di telefono o negli indirizzi e-mail dei dipendenti.
    Ci sono alcuni casi in cui dovresti usare questa opzione per aggirare i blocchi di sicurezza:
    • È necessario aggiornare il numero di matricola errato di un dipendente.
    • È necessario rimuovere l'indirizzo email o il numero di matricola di un dipendente.
    • L'indirizzo email di un dipendente è cambiato, a causa del dominio email o del cambio del cognome.
    Usare con cautela. Nei casi in cui è necessario aggiornare un identificatore univoco, assicurarsi che il dipendente abbia l'altro identificatore univoco presente nella propria scheda dipendente. Mantenere un identificatore univoco coerente nel file di dati evita la creazione di duplicati.
    Data di inizio validità
    Tutti i dati caricati diventeranno effettivi nei dashboard Peakon a partire dal successivo ciclo di sondaggi. I dati caricati non sostituiscono i dati storici della dashboard.
    Utilizzare questa opzione se è necessario retrodatare le informazioni sui record dei dipendenti esistenti. La retrodatazione inserirà retroattivamente i risultati dei sondaggi esistenti sui dipendenti in segmenti diversi, modificando così le dashboard precedenti.
    Quando si utilizza questa opzione, è necessario selezionare la data di validità per i dati dei dipendenti che si stanno importando. Se deve essere valido per un determinato round di sondaggio, selezionare la data precedente all'inizio di quel round.
    Il caricamento retrodata tutte le colonne presenti nel foglio. Rimuovere tutte le colonne che non devono essere retrodatate. Le uniche colonne obbligatorie sono
    Nome
    ,
    Cognome
    ,
    Email/ID dipendente
    e gli attributi di cui si desidera effettuare la retrodatatura.
    Non è possibile retrodatare gli attributi data, poiché i valori data sono già la data di validità.
  8. Scarica il registro di risoluzione dei problemi e risolvi eventuali avvisi o errori prima di fare clic su
    Ok, ho finito
    . Dopo questo passaggio non sarà più possibile scaricare il registro degli errori per motivi di sicurezza.
Vedrai le modifiche importate dal prossimo sondaggio. I dati storici rimarranno gli stessi di prima, a meno che non si retrodati l'importazione.