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Documentazione
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Peakon
Ultimo aggiornamento: 2025-02-21
Concetto: Peakon Data Privacy

Concetto: Peakon Data Privacy

Peakon è stato progettato tenendo a mente la conformità alla privacy e la privacy by design e siamo entusiasti di aiutare i nostri clienti a comprendere il nostro approccio a questo aspetto.

Dati trattati in Peakon

I dati elaborati in Workday Peakon Employee Voice possono essere classificati in tre categorie;
  • Informazioni fornite dai dipendenti.
  • Informazioni sui dipendenti caricate su Peakon dai datori di lavoro.
  • Informazioni che Peakon raccoglie quando i dipendenti utilizzano la piattaforma.
I dipendenti forniscono informazioni tramite i sondaggi che compilano. I datori di lavoro forniscono informazioni sui propri dipendenti, come la durata dell'incarico, il reparto, la qualifica, la sede ecc., oltre alle informazioni di contatto di base, come l'indirizzo e-mail del dipendente a cui inviare il sondaggio.
Peakon raccoglie automaticamente determinate informazioni quando la piattaforma viene utilizzata per scopi di amministrazione dei sistemi e per garantire che agli utenti venga concesso l'accesso corretto in base ai diritti di accesso impostati dall'amministratore dell'account.

Come Peakon elabora i dati

Le informazioni che i dipendenti immettono su Peakon vengono aggregate con le informazioni di altri dipendenti e confrontate con i dati provenienti dalle risposte passate o future dei dipendenti e/o con i parametri di riferimento del settore. Queste informazioni aggregate forniscono ai manager una panoramica sui livelli di coinvolgimento dei dipendenti e sul loro umore in merito alla vita lavorativa. Tutte le risposte al sondaggio sono completamente facoltative e le domande possono essere saltate. In genere, le informazioni identificabili non vengono rese disponibili a un'organizzazione datrice di lavoro, a meno che l'organizzazione non abbia:
Peakon può anche contattare gli utenti per ricevere feedback su come migliorare il prodotto, nonché per informarli di nuove funzionalità, versioni del prodotto o offerte di servizi. Utilizziamo questi dati anche per gestire domande, dubbi e reclami.

Conservazione dei dati

Il periodo standard di conservazione dei dati Peakon è di 5 anni.
Nel caso in cui un'organizzazione smetta di utilizzare Peakon, i dati verranno cancellati o resi anonimi entro e non oltre 6 mesi dalla cessazione del periodo di servizio. Non conserveremo i dati personali per un periodo più lungo di quanto ragionevolmente necessario per utilizzarli in conformità al nostro accordo contrattuale con il cliente o ai nostri diritti e obblighi legali.
Il periodo minimo di conservazione dei dati è di 3 anni.

Diritti dell'interessato

Inoltre, Workday supporta i clienti nell'adempimento dei diritti degli interessati in merito ai dati personali trattati tramite la piattaforma:
  • Workday supporta i diritti dei dipendenti di accedere o cancellare i dati personali dalla piattaforma Peakon. Il cliente può aprire un caso cliente specificando i dettagli della richiesta di accesso o cancellazione dei dati.
  • Workday supporta il diritto dei dipendenti ad aggiornare i propri dati tramite l'interfaccia utente, tramite sondaggi e il processo di reimpostazione dei sondaggi.
I dipendenti possono anche annullare l'iscrizione alle email di Peakon cliccando sull'opzione di annullamento dell'iscrizione presente nell'email. Ciò farà sì che i dipendenti non ricevano notifiche via e-mail da Peakon.

Hosting dei dati e sub-responsabili del trattamento

La piattaforma Peakon è ospitata sia nello Spazio economico europeo ("SEE") che negli Stati Uniti, dove i dati dei dipendenti e le risposte ai sondaggi vengono archiviati ed elaborati adottando misure tecniche e organizzative volte a garantire un'archiviazione sicura e protetta; l'istanza Peakon è ospitata negli Stati Uniti o nel SEE. Puoi verificare dove è ospitata la tua istanza Peakon contattando il tuo Customer Success Manager.
Alcune funzionalità di Peakon potrebbero richiedere che alcune delle informazioni che raccogliamo dagli utenti vengano trasferite, elaborate o archiviate in una destinazione al di fuori dello SEE e/o degli Stati Uniti. I dettagli completi sull'impiego dei sub-responsabili del trattamento sono reperibili nell'elenco dei sub-responsabili del trattamento di Workday. Potremmo trasferire dati personali a questi sub-responsabili del trattamento al fine di fornire i nostri servizi tramite la piattaforma.

Protezione dei dati

Sono in atto misure tecniche e organizzative adeguate per prevenire la perdita, la distruzione, l'alterazione, la divulgazione o l'accesso accidentali, non autorizzati o illeciti ai Dati Personali.
Le misure implementate da Peakon includono:
  • Crittografia dei dati personali.
  • Accordi di backup e ripristino in caso di emergenza.
  • La capacità di garantire costantemente la riservatezza, l'integrità, la disponibilità e la resilienza dell'infrastruttura e dell'ambiente IT.
  • Test e valutazione regolari dell'efficacia di tali misure.

Rivelazione dell'identità

In determinate circostanze, un cliente potrebbe ricevere commenti che destano preoccupazione e potrebbe ritenere opportuno verificare l'identità di un dipendente. Esempio: un dipendente che manifesta l'intenzione di farsi del male o di fare del male ad altri, oppure indica comportamenti criminali o fraudolenti sul posto di lavoro.
In queste situazioni, Workday consiglia al responsabile interessato di coinvolgere il dipendente tramite la funzione di risposta ai commenti, chiedendogli di avviare un'ulteriore discussione supportata per affrontare il problema menzionato nel commento. Tuttavia, se i clienti ritengono di dover identificare il commentatore per indagare e risolvere la situazione in modo efficace, possono richiedere la rivelazione dell'identità tramite un caso cliente.
Per soddisfare tale richiesta, Workday avrà bisogno di dettagli e informazioni specifici per identificare il commento, come l'URL esatto del commento e la data di invio. Una volta fornita questa informazione, Workday otterrà l'identità della persona che ha inviato il commento e la condividerà con il contatto di supporto nominato del cliente tramite una piattaforma di messaggistica sicura. La piattaforma sicura protegge i dati relativi all'identità tramite crittografia e li distrugge ed elimina automaticamente dopo 10 giorni.
Workday è disponibile ad agevolare il processo di rivelazione dell'identità e agirà in base alle istruzioni del cliente; la decisione di rivelare l'identità del commentatore spetta in ogni momento al cliente.

Contatto

Per qualsiasi domanda su questo articolo, contattare l'assistenza Workday.