Concept : Synchronisation des employés Workday
Vue d'ensemble
Vous pouvez configurer l'intégration Workday pour synchroniser automatiquement les données de vos employés avec Peakon. Le service web
Get_Workers
vous permet de récupérer les données des employés depuis Workday.L'intégration :
- Vérifie régulièrement les mises à jour concernant les employés afin de garantir la cohérence des données dans tous les systèmes, y compris la mise à jour des informations des employés ayant quitté l'entreprise lorsque leur contrat prend fin dans Workday.
- Supprime toutes les embauches d'employés annulées.
- Synchronise ou ignore les travailleurs temporaires, selon votre configuration.
- L'accent est mis sur les personnes qui devraient figurer sur la plateforme Peakon, et non sur celles qui devraient participer aux enquêtes. Vous pouvez gérer séparément les critères d'admissibilité aux différentes phases de l'enquête.
Après la synchronisation complète initiale, Peakon synchronisera les modifications ultérieures de manière incrémentale à plusieurs reprises au cours de l'heure ; toutefois, il est possible de lancer une synchronisation complète manuellement.
Pendant une synchronisation, il est impossible de se déconnecter, de désactiver ou de modifier les options de configuration de la synchronisation. Peakon notifie les administrateurs lorsqu'une synchronisation est terminée ou s'est déconnectée automatiquement.
Configuration
Seuls les administrateurs peuvent configurer l'intégration. Voir Étapes : configurer l'intégration Workday.
La page d'intégration Peakon affiche les messages d'erreur de la synchronisation. La colonne
« Identifiant Workday »
affiche l'identifiant Workday (WID) du travailleur associé à l'erreur. Vous pouvez utiliser le préfixe wid
: dans Workday pour trouver le travailleur. La plupart des erreurs sont dues à des divergences de données entre les deux plateformes. La plupart des problèmes peuvent être corrigés dans les deux systèmes. De plus, les informations de synchronisation
de chaque fiche employé vous permettent de résoudre les problèmes de synchronisation pour chaque employé.Le bouton
Exporter au format CSV
des audits d'intégration vous permet d'exporter les 5 000 derniers enregistrements des journaux d'audit des événements d'intégration au format CSV. Changer les types
Type de changement | Description |
|---|---|
Changements indirects | Ces modifications ne génèrent aucune entrée dans le journal des transactions du profil de l'employé dans Workday. Elles sont généralement liées au système ou surviennent suite à des changements qui affectent indirectement l'employé. Exemple : Mises à jour de la logique d'un champ calculé, modifications du poste d'un responsable au sein de la même organisation hiérarchique.
Ces modifications ne sont pas prises en compte lors de la synchronisation horaire et ne sont visibles que si l'administrateur Peakon effectue manuellement une synchronisation complète. |
Changements directs | Ces modifications génèrent bien une entrée dans le journal des transactions du profil de l'employé dans Workday. Elles se produisent lorsqu'il y a mise à jour directe des données de l'employé. Exemple : Le poste ou le profil professionnel d'un employé change.
Ces modifications sont incluses dans la synchronisation horaire. |
Types de synchronisation
Type de synchronisation | Description |
|---|---|
Synchronisation complète | La synchronisation complète transfère toutes les données des employés vers Peakon, à l'exception des employés ayant quitté l'entreprise.
La première synchronisation complète récupère uniquement les employés actifs actuels du locataire Workday. Toute synchronisation complète ultérieure vérifiera les modifications apportées au statut actif d'un employé depuis la dernière synchronisation. La synchronisation complète ne récupère la date de fin de contrat d'un employé que si celle-ci est effective le jour de la synchronisation. Les administrateurs peuvent lancer une synchronisation complète en cliquant sur le bouton « Synchroniser tout » dans la du locataire Peakon. Une synchronisation complète prend 2 à 5 minutes pour chaque tranche de 500 employés du locataire Workday, la durée totale dépendant de la taille du locataire. |
Synchronisation incrémentale | La synchronisation progressive s'effectue à différents moments tout au long de l'heure. Il récupère uniquement les modifications apportées au journal des transactions depuis la dernière synchronisation :
Une synchronisation incrémentale peut durer de quelques minutes à quelques heures, selon le nombre de modifications effectuées depuis la synchronisation précédente. Une fiche d'information sur la page d'intégration affiche l'heure prévue pour la prochaine synchronisation. Si une synchronisation est ignorée, le système attend la prochaine fenêtre de synchronisation prévue pour réessayer, au lieu de tenter une synchronisation immédiate. |
Authentification
Vous pouvez vous connecter en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe de système d'intégration (ISU). Voir Connectez-vous à Workday en utilisant votre nom d'utilisateur et votre mot de passe ISU..
Recommandations
Effectuez une synchronisation complète manuelle avant chaque cycle d'enquête afin de synchroniser toute modification indirecte des données des travailleurs.
Effectuez une synchronisation complète après toute modification de la configuration d'intégration dans Peakon ou Workday.
Définissez les critères d'admissibilité pour le plus grand nombre possible de travailleurs et contrôlez l'admissibilité à l'enquête en utilisant le ciblage par segment dans Peakon. Cela permettra d'éviter les problèmes découlant d'une modification des critères d'admissibilité. Exemple : Si les critères d'admissibilité d'un employé passent de Vrai à Faux, Peakon ne mettra plus à jour son dossier et des mises à jour manuelles seront nécessaires. Voir Concept : Admissibilité des travailleurs pour plus d'informations.
Lors de la gestion des employés en congé de longue durée, évitez de les désactiver sur Peakon. Exemple : Synchronisez le champ
« En congé »
et excluez le segment des enquêtes afin d’éviter d’interroger les employés en congé de longue durée.Consultez la page Intégration, rubrique Journaux des erreurs utilisateur, pour obtenir un retour d'information immédiat. Nous synchronisons les noms d'utilisateur Workday afin de garantir la cohérence des données et d'éviter les doublons.
Utilisez l'onglet
Informations de synchronisation
des fiches employés pour résoudre les problèmes rencontrés lors de la mise à jour des employés via la synchronisation.Limitations
- Il n'est pas possible de récupérer des données d'employés antérieures via la synchronisation Workday. Nous recommandons d'effectuer la rétroactivité manuellement, le cas échéant.
- L'intégration ne supprime pas les employés dans Peakon, sauf en cas d'annulation d'embauche.
- L'intégration ne synchronise pas les dates d'embauche futures. Lors de la première synchronisation de chaque jour, l'intégration identifie les nouvelles recrues effectives aujourd'hui et les synchronise avec Peakon.
- Lors du renommage d'un segment à partir de champs standard ou personnalisés, renommez-le à la fois dans Workday et dans Peakon afin d'éviter la création d'un nouveau segment.
- Les modifications indirectes apportées aux informations des employés ne sont pas transférées lors de la synchronisation horaire, mais vous pouvez remédier à cela en effectuant une synchronisation complète avant chaque cycle d'enquête.
- La synchronisation est interrompue pendant les fenêtres de maintenance de Workday et reprend une fois que le tenant Workday est de nouveau disponible. Exemple : Pendant la période de maintenance hebdomadaire.
- La synchronisation n'inclut pas les dates de fin de contrat que vous avez ajoutées dans Workday 30 jours avant la synchronisation. Vous pouvez importer ces données manuellement.