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Documentation
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Peakon
Dernière mise à jour : 2024-03-08
Gérer les dossiers des employés à l'aide de l'importation de données

Gérer les dossiers des employés à l'aide de l'importation de données

Sécurité :
Afficher les employés
 et
Mettre à jour les employés
.
L'importation d'employés à l'aide de feuilles de calcul Microsoft Excel et de fichiers CSV est une option permettant de gagner du temps, en particulier lors de la première configuration de votre compte.
  1. Téléchargez les dossiers des employés à partir de votre système de ressources humaines.
  2. Assurez-vous que chaque employé possède au moins 1 identifiant unique (adresse e-mail ou numéro d'employé). Le numéro d'employé peut être alphanumérique. Nous vous recommandons d’utiliser les deux identifiants uniques pour éviter les erreurs humaines lors de la mise à jour des dossiers d’employés existants.
  3. Assurez-vous que chaque employé rend compte à un responsable dans le fichier de données. Vous pouvez définir le responsable par son adresse e-mail (recommandé), son prénom et son nom, ainsi que son numéro d'employé. Si un employé ne rend compte à personne, laissez la valeur de son
    responsable
     vide.
  4. Si votre entreprise utilise plusieurs domaines de messagerie, contactez l'équipe du service client pour ajouter les domaines au compte avant le téléchargement.
  5. Téléchargez le modèle Peakon dans
    Administration
    Employés
    Importer
    .
  6. Lorsque vous préparez le fichier, tenez compte des exigences de formatage suivantes :
    Élément de formatage
    Considérations
    En-têtes de colonnes
    Les en-têtes de colonne de votre feuille de calcul doivent correspondre exactement aux noms d'attributs ou aux alias, et ils sont sensibles à la casse et à l'espace.
    Prénom et nom
    Colonnes obligatoires.
    Le prénom
     et
    le nom
     doivent figurer dans des colonnes distinctes dans la feuille de calcul.
    E-mail
    La colonne d'adresse e-mail de votre feuille de calcul doit être
    E-mail
    .
    Manager
    La colonne du responsable de l'employé doit être nommée
    Responsable
    , sauf si vous avez modifié le nom de l'attribut sur Peakon.
    Numéro de téléphone
    Si vous utilisez le champ numéro de téléphone, assurez-vous que la colonne de votre feuille est une cellule de type texte. Tout autre type pourrait entraîner l’échec du téléchargement. Les cellules de type numérique ne fonctionneront pas en raison de la manière dont Microsoft Excel traite les symboles +, qui sont le préfixe de nombreux numéros de téléphone.
    Caractères spéciaux
    Évitez les caractères spéciaux dans les adresses e-mail. Cependant, les caractères normaux trouvés dans une adresse e-mail conviennent.
    Date
    Les colonnes d’attributs de date de votre feuille de calcul doivent contenir des cellules de type date. Souvent, Microsoft Excel ne stocke pas correctement les dates même en utilisant le format de date, et par conséquent Peakon ne peut pas les reconnaître comme des dates. Si vous rencontrez ce problème, convertissez les dates stockées sous forme de texte en dates.
    Bien que Peakon accepte les formats de date standard, nous recommandons AAAA-MM-JJ car c'est l'option la plus complète, réduisant ainsi le nombre de problèmes potentiels.
    Si vous utilisez un fichier CSV, vous devez utiliser le format AAAA-MM-JJ.
    Plusieurs feuilles
    La feuille de calcul ne doit contenir qu'une seule feuille.
    Mot de passe
    Les feuilles Microsoft Excel protégées par mot de passe ne fonctionneront pas.
    Cellules vides
    Si vous avez une colonne avec des cellules vides, le téléchargement supprime les valeurs existantes pour les employés qui ont des cellules vides pour cet attribut. Vous pouvez utiliser cette méthode pour supprimer des données en masse pour des attributs spécifiques.
    Si vous n’avez pas besoin de mettre à jour un attribut spécifique, supprimez simplement cette colonne du fichier. Peakon met à jour uniquement les données des attributs présents dans le fichier.
    Fuseaux horaires
    Utilisez la colonne
    Fuseau horaire
     si vous avez des employés répartis sur plusieurs fuseaux horaires qui doivent recevoir l'enquête dans leur propre fuseau horaire. Peakon utilise les normes de base de données tz. Exemple : Amérique/New_York.
    Langue
    Utilisez la colonne
    Langue
     pour définir la langue de chaque employé, si vous utilisez plusieurs langues dans le planning.
  7. Lorsque vous importez le fichier, tenez compte des options d’importation de fichier supplémentaires :
    Option d'importation
    Description
    Ne pas créer de nouveaux collaborateurs
    Cette option est utile si vous n'avez pas l'intention d'ajouter de nouveaux employés et de mettre à jour uniquement les employés existants. Cette option permet également d’éviter toute duplication des dossiers des employés. Exemple : si un employé modifie l'un de ses identifiants uniques et que le fichier contient une erreur, Peakon ne créera pas de doublon. Au lieu de cela, Peakon vous avertira de l'erreur après l'importation.
    Activer le remplacement de l'identifiant ou de l'adresse e-mail du collaborateur
    Peakon ignore les mises à jour qui suppriment ou modifient les identifiants uniques existants, sauf si vous cochez cette option. Les modifications apportées à ces champs sont rares et indiquent souvent une confusion dans les numéros d’employés ou les adresses e-mail.
    Il existe quelques cas dans lesquels vous devriez utiliser cette option pour contourner les bloqueurs de sécurité :
    • Vous devez mettre à jour un numéro d'employé incorrect d'un employé.
    • Vous devez supprimer l'adresse e-mail ou le numéro d'employé d'un employé.
    • L'e-mail d'un employé a changé, soit en raison d'un changement de domaine de messagerie, soit en raison d'un changement de nom de famille.
    À utiliser avec précaution. Dans les cas où vous devez mettre à jour un identifiant unique, assurez-vous que l'employé dispose de l'autre identifiant unique présent dans son dossier d'employé. Le maintien d'un identifiant unique cohérent dans le fichier de données évite la création de doublons.
    Définir comme valide à partir de
    Toutes les données que vous téléchargez deviennent effectives sur les tableaux de bord Peakon à partir de la prochaine série d'enquêtes. Les données que vous téléchargez ne remplacent pas les données historiques du tableau de bord.
    Utilisez cette option si vous devez antidater des informations sur les dossiers des employés existants. La rétrodatation placera les résultats d'enquêtes auprès des employés existants dans différents segments de manière rétroactive, modifiant ainsi les tableaux de bord passés.
    Lorsque vous utilisez cette option, vous devez sélectionner la date de validité des données des employés que vous importez. Si elle doit être valide pour une certaine série d'enquêtes, sélectionnez la date avant le début de cette série.
    Le téléchargement rétrodatera toutes les colonnes présentes sur la feuille. Supprimez toutes les colonnes qui ne doivent pas être rétroactives. Les seules colonnes obligatoires sont
    Prénom
    ,
    Nom
    ,
    E-mail/ID d'employé
    et les attributs que vous devez antidater.
    Il n'est pas possible d'antidater les attributs de date, car les valeurs de date sont déjà la date de validité.
  8. Téléchargez le journal de dépannage et corrigez les avertissements ou les erreurs avant de cliquer sur
    OK, j'ai terminé
    . Après cette étape, il n'est pas possible de télécharger le journal des erreurs pour des raisons de sécurité.
Vous verrez les modifications que vous avez importées à partir du prochain tour d’enquête. Les données historiques resteront les mêmes qu'avant, sauf si vous antidatez l'importation.