Concept : Enquêtes en kiosque

Peakon

Le mode kiosque est un canal d'enquête pour les employés qui n'ont pas d'adresse e-mail professionnelle. Les employés peuvent accéder à l'enquête sur un appareil commun ou personnel à l'aide d'un code ou d'une connexion qui leur est propre.

Vous pouvez activer le mode kiosque selon un calendrier précis. Les employés disposant d'adresses e-mail professionnelles peuvent également utiliser le mode kiosque, mais la gamme de fonctionnalités auxquelles ils peuvent accéder est plus large pour les employés utilisant uniquement le kiosque.

Vue d'ensemble

Le mode kiosque vous permet d'interroger les employés sans adresse e-mail. Les employés peuvent accéder à l’enquête sur un appareil commun ou personnel à l’aide d’un code ou d’un identifiant qui leur est propre. Le jeton unique de chaque employé le limite à 1 soumission d'enquête par tour et garantit que ses réponses contribuent aux bons segments.

Les entreprises des secteurs dont les effectifs ne sont pas connectés numériquement à leur organisation peuvent utiliser le mode kiosque pour offrir la même expérience d’enquête numérique aux employés et recueillir des commentaires significatifs.

Vous pouvez utiliser le mode kiosque seul ou l'activer en plus d'autres canaux d'enquête (exemple : e-mail), pour maintenir l'ensemble de votre personnel sur le même calendrier d'enquête, réduisant ainsi le travail administratif. Les employés ayant accès à plusieurs canaux d’enquête peuvent répondre à l’enquête en utilisant l’une des méthodes disponibles. Si un employé a déjà terminé son enquête et qu'il essaie d'y accéder à nouveau en utilisant un autre canal, elle s'affichera comme terminée, avec la possibilité de réinitialiser ses réponses.

Les entreprises disposant de l'authentification unique peuvent utiliser le Concept : Lien d'enquête à authentification unique fonctionnalité permettant de partager un lien d'enquête unique avec tous les employés, ce qui les amène à leur enquête unique. Le lien valide les détails SSO de l'utilisateur et l'amène à son enquête unique. S'ils ne sont pas connectés, les utilisateurs sont invités à se connecter avant de continuer. Ce processus empêche la réalisation d'une enquête sous le compte Peakon d'un autre employé. Les administrateurs peuvent ensuite partager ce lien via le kiosque ou tout autre canal de communication préféré.

Il est possible d'utiliser le Concept : Notifications d'enquête par SMS pour informer les employés de leurs identifiants de connexion au kiosque et de leur lien d'enquête. Quels que soient les canaux d'enquête supplémentaires que vous avez activés, si vous activez les notifications SMS sur un calendrier d'enquête avec le mode kiosque, les notifications SMS contiendront des informations de kiosque.

Fonctionnalités prises en charge

Soumettre des réponses à l'enquête pendant la phase d'enquête ou la phase de clôture progressive.

Réinitialisation des réponses à l'enquête via le libre-service pendant la phase d'ouverture ou de clôture progressive.

Contribution des réponses aux attributs d'enquête (exemple : préférence de quart de travail)
ou aux attributs d'enquête sensibles (exemple : origine ethnique)
, si activé par Workday.

Les réponses aux enquêtes du mode kiosque respectent les paramètres de confidentialité et de seuil de visibilité des données de l'organisation. Il n’est pas possible de déduire si un score ou un commentaire provient d’une enquête sur un kiosque.

Durée de réinitialisation de la session d'enquête configurable en raison d'inactivité. Exemple : lorsque vous sélectionnez

Appareil partagé

, les sessions sont réinitialisées après 5 minutes d’inactivité.

Prise en charge de plusieurs langues, en fonction de la configuration linguistique dans le calendrier de l'enquête.

Ciblage de l'enquête et des questions, identique à l'enquête classique.

Tours d'essai.

Configuration

Vous devez configurer le mode kiosque sur chaque programme d'enquête séparément. Après avoir configuré le mode kiosque, vous pouvez le prévisualiser en cliquant sur

Aperçu du kiosque

dans la section

URL du kiosque

. Voir Activer le mode kiosque pour les instructions.

Lors de l'activation du mode kiosque, vous devez :

Sélectionnez le type d’enquête kiosque.

Créez une URL d’enquête de kiosque.

Sélectionnez si les employés utiliseront des appareils personnels ou partagés. Exemple : Tablette commune.

Type de kiosque	Description
Codes de kiosque réutilisables	Les codes de kiosque réutilisables ne changent pas d'un tour à l'autre, ce qui permet aux employés de continuer à utiliser leur code unique en permanence. Vous pouvez également régénérer le code réutilisable pour un employé, si nécessaire. Les codes sont disponibles pour l'exportation après avoir sélectionné les codes réutilisables comme type de kiosque dans le calendrier. Vous pouvez utiliser cette exportation pour distribuer des codes. Exemple : Par courrier ou par l’intermédiaire des responsables de première ligne. Pour exporter les codes, allez dans Administration Employés Exporter Exporter . Seuls les utilisateurs des groupes de contrôle d'accès disposant de l'autorisation Codes de kiosque peuvent exporter des codes.
Codes de kiosque à usage unique	Chaque employé peut utiliser un code unique à usage unique qui se régénère à chaque nouvelle série d'enquêtes. Pour exporter les codes, allez dans Administration Plannings Afficher Kiosque Exporter tout dans le planning . Le bouton Exporter tout dans le calendrier s'affiche uniquement après l'ouverture du cycle d'enquête.
Numéro d'employé et prénom	Les employés accèdent à l'enquête en saisissant leur prénom et leur numéro d'employé. Le numéro et le prénom de l'employé doivent correspondre aux informations figurant sur le dossier de l'employé. Bien que cette méthode nécessite le moins d'administrateur, elle entraîne souvent une confusion concernant les caractères spéciaux et les cas de noms multiples. Communiquez vos politiques sur la manière de procéder ou de résoudre les problèmes d’accès courants. Exemple : si vous avez standardisé la pratique pour que le champ Prénom inclue tous les noms à l'exception du nom de famille, demandez aux employés de saisir tous leurs noms à l'exception du nom de famille.

Expérience des participants à l'enquête

Lorsqu'un employé ouvre l'URL de l'enquête kiosque de votre organisation, il doit d'abord s'authentifier à l'aide de la méthode sélectionnée par l'organisation. Si Peakon identifie l'employé en fonction d'une correspondance dans le système, la page le dirige vers son enquête. Leur enquête affiche les questions que vous avez activées et qui doivent être posées à l'employé, en fonction de la dernière fois qu'il a répondu.

Les employés peuvent également utiliser le lien d’enquête SSO partagé par leurs administrateurs pour accéder à leur enquête. Le lien d’enquête SSO est un lien universel qui amène les employés directement à leur enquête unique.

Si vous avez activé plusieurs langues dans l'enquête, l'enquête s'affichera dans la première langue que vous avez sélectionnée dans l'onglet

Paramètres de l'enquête

de votre calendrier. Les employés peuvent changer la langue à l’aide du menu déroulant des langues.

Les employés peuvent réinitialiser leur enquête en ouvrant le lien du kiosque et en saisissant à nouveau leurs coordonnées. Exemple : si votre entreprise utilise le code réutilisable comme méthode de kiosque, les employés peuvent accéder à nouveau à leur enquête en saisissant à nouveau leur code réutilisable sur le lien du kiosque. Le lien n'affichera pas leurs réponses (comme pour les enquêtes classiques), mais il affichera une option pour réinitialiser leur enquête si le cycle d'enquête est toujours ouvert ou en période de clôture progressive.

Recommandations

Communiquez tôt et régulièrement pour gérer les attentes.

Assurez-vous que les employés peuvent prendre le temps de répondre au sondage pendant leurs heures de travail.

Le cas échéant, collaborez avec les syndicats dès le début pour contribuer à atténuer les retards imprévus et à accroître l’adoption par les parties prenantes.

Utilisez un générateur de code QR en ligne pour créer un code QR unique lié à l'enquête du kiosque. Les employés peuvent scanner le code QR avec l’appareil photo de leur appareil mobile et ouvrir l’URL associée.

Imprimez les instructions pour vous connecter, laisser des commentaires ou ignorer des questions. Incluez également les coordonnées des administrateurs, si les employés doivent vérifier leurs informations d'authentification.

Enregistrez la page de connexion à l'enquête sur le bureau ou dans le navigateur lorsque vous utilisez un appareil commun.

Intégrez Peakon à l'intégration des nouveaux employés avec des informations sur l'enquête, les détails d'authentification, la fréquence de l'enquête et à quoi s'attendre.

Impliquez les responsables de site pour favoriser la participation et l’engagement en offrant aux employés le temps de participer. Les gestionnaires de site sont également un point de contact une fois que les résultats de l’enquête sont prêts à être partagés.

Une courte vidéo de la haute direction expliquant l’importance de fournir un retour d’information peut contribuer à stimuler la participation.

La communication des résultats de l’enquête aux employés nécessite une réflexion supplémentaire. Exemples : réunions publiques, affiches, distribution de casiers et bulletins d’information.

Limites

Les employés sans adresse e-mail ne peuvent recevoir aucune notification. Exemple : liens d’enquête, rappels, réponses aux commentaires et remerciements.

Afin de protéger la confidentialité des employés, les scores et les commentaires des enquêtes en kiosque n'indiquent pas qu'ils proviennent d'une enquête en kiosque. Cependant, si quelqu'un répond à un commentaire d'un employé sans adresse e-mail, l'employé ne recevra pas de notification et ne pourra pas répondre.

Si vous avez activé les tableaux de bord personnels, les employés utilisant le mode kiosque ne pourront pas se connecter à leur tableau de bord personnel à la fin de leur enquête ni répondre aux commentaires du tableau de bord personnel. Cela est dû au fait que le tableau de bord personnel ne prend en charge l’authentification que via une adresse e-mail correspondante. Nous disposons actuellement d'un programme d'accès anticipé permettant d'accéder à l'application mobile (et donc au tableau de bord personnel) par SMS. Voir FAQ : Est-il possible de se connecter avec un numéro de téléphone au lieu d’une adresse e-mail ?.

Les réponses à l'enquête ne sont pas enregistrées si un employé quitte l'entreprise sans avoir terminé son enquête. Pour remédier à cela, une invite demande à l’employé s’il souhaite quitter.

Afin de protéger la confidentialité des employés, le résumé de l'engagement n'est pas disponible sur le kiosque.

Les employés qui peuvent répondre à l'enquête à la fois par courrier électronique et en mode kiosque ont accès à des fonctionnalités supplémentaires, par rapport aux employés qui ne répondent qu'en mode kiosque. Exemple : Tableau de bord personnel et visibilité des réponses aux commentaires.

Peakon ne propose pas de rapport sur la méthode utilisée par chaque employé pour accéder à son enquête. Cependant, vous pouvez utiliser le ciblage par segment pour faire la distinction entre les employés de messagerie et ceux du kiosque.