Concept : Répondre à des sondages
À chaque ouverture d'une nouvelle campagne d'enquête, chaque employé interrogé reçoit un jeton d'enquête unique. Lorsque la période d'envoi du sondage commence, les employés reçoivent une notification qui les dirige vers leur lien unique vers le sondage à l'aide du jeton attribué. Il est possible de répondre au sondage avant même de recevoir une quelconque notification, en vous connectant à votre application mobile ou en accédant à votre tableau de bord personnel.
Si vous commencez à répondre au sondage, puis quittez la page, vos réponses seront enregistrées dans le cache de votre navigateur sur cet appareil (sous réserve des paramètres de votre navigateur). Avant de soumettre le sondage, vous pouvez revenir aux questions auxquelles vous avez déjà répondu afin de corriger vos réponses.
Réalisation d'enquêtes
Si un employé interrogé n'a pas reçu son questionnaire :
- Demandez à l'employé de vérifier les courriers indésirables.
- Vérifiez auprès du service informatique que vous avez bien autorisé les adresses électroniques des expéditeurs concernés.
- Consultez le filtre« Statut des e-mails »sur la page des employés.
Si un employé n'a pas reçu son questionnaire, c'est qu'il ne fait pas partie de l'enquête :
- Vérifiez que la case « Participation à l'enquête » est cochée dans la fiche de l'employé. Cette option est sélectionnée par défaut et doit être décochée si l'employé ne doit pas être inclus dans l'enquête.
- Vérifiez qu'ils n'ont pas de date de début future ou de date de séparation passée.
- Comparez les segments ciblés du planning avec le dossier de l'employé.
Il est important que les employés ne partagent pas les liens vers leurs sondages avec leurs collègues. Cela pourrait amener un employé à remplir un questionnaire au nom de son collègue.
Critères d'admissibilité basés sur des règles
Seuls les employés répondant aux critères d'admissibilité pour des questions spécifiques et à des échéances définies recevront les questionnaires. Les questions basées sur des règles permettent aux administrateurs de déclencher des questions d'intégration et de départ à des moments précis du parcours d'un employé.
- Questions d'intégration: Les employés éligibles recevront des questions d'intégration, généralement après une période prédéfinie au sein de l'entreprise. Exemple :2 semaines après le début. Le système garantit que seuls les employés qui répondent aux critères de calendrier des questions à la date de l'enquête recevront ces questions. Les employés qui n'ont pas atteint ce stade ne seront pas interrogés.
- Questions de départ: Les questions de départ sont envoyées aux employés dont la date de départ coïncide avec la période d'envoi des questions. Vous pouvez choisir d'interroger les employés avant leur dernier jour (par exemple : 2 semaines avant leur départ), ou après leur départ (par exemple : 2 jours après leur départ), ou utiliser les deux règles (avant et après) pour maximiser les taux de réponse. Cette flexibilité permet de recueillir les commentaires de tous les employés qui quittent l'entreprise, y compris ceux qui ont un préavis court ou une disponibilité limitée avant leur départ. Veuillez noter que vous devez inclure l'adresse courriel personnelle des employés pour sonder les employés qui ont quitté l'entreprise.
Lorsqu'une question comporte à la fois des règles de séparation avant et après :
- L'employé est ajouté à une nouvelle série d'enquêtes lorsqu'il devient éligible à la règle précédente.
- S’ils ne répondent pas et que leur date de séparation survient en milieu de cycle, ils sont retirés de ce cycle.
- Comme ils n'ont pas soumis de réponse, ils deviennent admissibles à la règle ultérieure lors de la prochaine ronde d'enquête applicable.
Remarque : Ceci suppose que les questions avant et après la séparation sont identiques. Si les questions diffèrent, l'employé peut être inclus dans les deux vagues d'enquête.
Kiosque
Si un employé utilisant le mode kiosque ne peut pas accéder à son enquête :
- Vérifiez qu'ils participent bien à l'enquête.
- Assurez-vous qu'ils utilisent la version correcte de leur prénom et de leur numéro d'employé. Il arrive souvent que les employés aient des difficultés à accéder aux bornes interactives car ils possèdent plusieurs noms et ne savent pas lequel l'entreprise a indiqué dans le champ« Prénom ». De plus, si vous utilisez des préfixes pour les identifiants des employés dans leurs dossiers, l'employé doit saisir le même identifiant.
Les sondages sur borne interactive expirent après 5 minutes ou 4 heures d'inactivité (selon la configuration), en l'absence d'interaction. Avant l'expiration de la session, le sondage indique qu'il redirigera vers une autre personne après 10 secondes, offrant ainsi la possibilité de poursuivre le sondage.
Réinitialisation
Il est uniquement possible de réinitialiser l'intégralité du sondage, et non de modifier seulement quelques questions. Les employés peuvent réinitialiser leur enquête tant que la session d'enquête n'est pas définitivement close. Il est possible de réinitialiser le sondage en ouvrant à nouveau le même lien et en confirmant que vous souhaitez le réinitialiser.
Il est également possible de renvoyer le questionnaire dans l'onglet
« Tournées »
de la fiche d'un employé. Si l'employé a déjà répondu à ce sondage, il aura la possibilité de le réinitialiser lorsqu'il recevra l'e-mail.Localisation
Le menu déroulant « Langue » affiche les langues activées dans les paramètres de planification. Si vous ne spécifiez aucune langue dans les paramètres de planification, la liste déroulante affiche toutes les langues d'enquête existantes. Le fait de sélectionner une langue de préférence dans votre enquête la définira également pour les enquêtes futures.
Se désabonner
Les employés peuvent se désinscrire et se réinscrire en cliquant sur le lien situé en bas du courriel d'enquête. Se désinscrire des enquêtes par e-mail ne vous désinscrit pas des autres types d'e-mails. Exemple : les accusés de réception ou les réponses aux commentaires, qui disposent de leur propre option de désabonnement.
Les employés utilisant le tableau de bord personnel peuvent gérer leurs préférences d'abonnement dans les paramètres de leur profil.
Afin de garantir une confidentialité maximale, les administrateurs n'ont pas accès à la liste des employés qui se sont désabonnés. Il est possible de réinscrire en masse les employés aux enquêtes par courriel depuis l'onglet
Courriel
du calendrier.