Concept : canal d'enquête par courrier électronique

Courriel d'enquête

Le courrier électronique est le moyen le plus courant et le plus avantageux d’envoyer l’enquête à vos employés. Vous pouvez contrôler si vous souhaitez utiliser le courrier électronique comme canal d'enquête dans l'onglet

Courriel

calendrier

Chaque employé reçoit un lien d’enquête unique connecté à son jeton d’enquête. Le jeton se connecte à leur dossier d'employé et à leur segmentation. L'utilisation de jetons d'enquête uniques permet à Peakon d'envoyer des rappels aux employés qui n'ont pas encore répondu à l'enquête. Les employés doivent remplir leur propre lien d'enquête attribué et éviter de transmettre leur lien d'enquête personnel à d'autres employés.

Lorsque vous ouvrez le lien d'une enquête que vous avez complétée, il indiquera qu'elle est terminée et proposera une option de réinitialisation.

Il est impératif de configurer les détails techniques et de tester la livraison des e-mails avant le lancement de l'enquête.

L'activation ou la désactivation de l'envoi d'e-mails dans le calendrier d'enquête n'a aucun effet sur les autres types de notifications par e-mail.

Si votre entreprise utilise l’authentification unique, vous pouvez partager le lien d’enquête universel avec d’autres employés. Le lien redirige chaque utilisateur vers son enquête unique. Pour plus de détails, visitez : Concept : Lien d'enquête à authentification unique

Rappels d'enquête

Le calendrier de l'enquête affichera la prochaine date de rappel après le lancement de l'enquête. Des rappels sont envoyés aux employés qui, au moment du déclenchement du rappel, n'ont pas encore répondu à leur enquête. Le premier rappel est envoyé à mi-chemin de l'enquête, et les rappels suivants sont envoyés tous les 4 jours par la suite. Exemple : Vous démarrez votre enquête un lundi et elle dure 2 semaines. Le premier rappel a lieu le lundi de la deuxième semaine et le dernier rappel a lieu le vendredi de la deuxième semaine. Si un rappel programmé tombe un week-end, il est envoyé le jour ouvrable suivant.

Vous pouvez désactiver ou remplacer l'envoi de rappel dans le calendrier après le début du tour. Le remplacement du premier e-mail de rappel repoussera également l'e-mail de rappel suivant vers l'arrière ou vers l'avant du même nombre de jours. Il est également possible d'envoyer un rappel ad hoc immédiat en cliquant sur

Envoyer un rappel

. L'envoi d'un rappel n'affecte pas les rappels programmés.

Configuration

Vous pouvez personnaliser le texte et l’objet de l’e-mail dans l’onglet

E-mail

d’un calendrier d’enquête. Vous pouvez utiliser le texte du courrier électronique pour communiquer la manière dont vous utiliserez les commentaires et fournir des informations qui peuvent aider les employés à gérer leurs attentes. Exemple : si les responsables peuvent consulter les commentaires, vous pouvez en informer les employés à l’avance. Il n'est pas possible de personnaliser les e-mails de rappel ou de réactivation.

Accédez à l’onglet

Paramètres de l’enquête

pour définir l’

expéditeur de l’enquête

. Nous vous recommandons d’utiliser un nom que les employés reconnaissent pour favoriser la participation. Exemple : le nom de la campagne pour l’enquête ou le nom d’un haut dirigeant. Vérifiez auprès de votre service informatique s’il existe des filtres anti-spam susceptibles de bloquer les e-mails de masse contenant le nom d’un haut dirigeant. En l'absence d'un expéditeur d'enquête sélectionné manuellement, la solution de secours est le premier nom du groupe de contrôle d'accès

Administrateurs

Localisation

Le premier e-mail qu'un employé reçoit est dans la langue de son dossier d'employé, si vous activez cette langue dans les paramètres de l'enquête. S'il n'y a pas de langue dans le dossier de l'employé, la solution de secours est la première langue du planning. L'enquête détectera la langue de l'employé à partir de son navigateur ou de son adresse IP pour les communications futures, à condition qu'il s'agisse de l'une des langues de votre planning.

Le texte et l'objet de l'e-mail standard contiennent déjà des traductions dans toutes les langues disponibles. Si vous activez plusieurs langues dans les paramètres de votre enquête, les employés verront la traduction appropriée lorsqu'ils sélectionneront une langue donnée.

La personnalisation du texte et de la ligne d'objet de l'e-mail supprime les traductions automatiques. Si vous activez plusieurs langues dans les paramètres de votre enquête, assurez-vous de fournir des traductions pour toutes les personnalisations que vous effectuez.

Se désabonner

Vous pouvez voir combien de personnes se sont désabonnées dans l'onglet

E-mail

du calendrier. La désinscription à l'e-mail d'enquête vous désinscrit de l'enquête et des rappels, mais pas des autres types d'e-mails. Les employés disposant d'un gestionnaire ou d'un tableau de bord personnel peuvent gérer leurs préférences d'abonnement dans les paramètres de leur profil.

Il n'est pas possible pour les gestionnaires ou les administrateurs de voir les noms des employés désabonnés ou de les gérer individuellement. Il est possible pour les administrateurs d'enquête de réabonner en masse les employés aux notifications d'enquête.

Domaines de messagerie

Si votre entreprise utilise plusieurs domaines de messagerie, contactez l'équipe du service client pour les activer sur votre compte afin d'éviter les erreurs de téléchargement de données.

Dépannage

Problème	Solution
Un employé a une faute de frappe dans l'adresse e-mail, donc l'e-mail a rebondi.	Corrigez l'adresse e-mail dès que possible. S'il y a une tournée en direct, l'employé recevra le lien sur la nouvelle adresse e-mail, s'il n'y a pas déjà répondu.
Il manque une adresse e-mail à un employé.	Ajoutez l’adresse e-mail de l’employé concerné. Ils recevront automatiquement le lien de l'enquête, s'il y a un tour en direct et qu'ils n'ont pas déjà répondu.
Plusieurs employés n’ont pas d’adresse e-mail.	Vous pouvez utiliser le filtre de courrier électronique et sélectionner Non défini pour afficher une liste des employés sans courrier électronique. Ajoutez les adresses e-mail des employés concernés. Ils recevront automatiquement le lien de l'enquête, s'il y a un tour en direct et qu'ils n'ont pas déjà répondu.
L'e-mail d'un employé a rebondi.	Accédez à leur dossier d’employé. Passez la souris sur l'option Réactiver sous le champ E-mail pour afficher la raison du rebond. Certaines raisons de rebond sont temporaires et nécessitent un renvoi de l'enquête, tandis que d'autres persistent en raison de la configuration de l'e-mail. Vous pouvez essayer de réactiver l'e-mail immédiatement s'il s'agit d'un rebond temporaire. Si la raison du rebond d'origine est toujours présente, il rebondira à nouveau après quelques minutes. Si tel est le cas, traitez d’abord la cause première du rebond, puis réactivez-la.
Plusieurs e-mails d'employés ont rebondi.	Vous pouvez consulter la liste complète des e-mails renvoyés en utilisant le filtre Statut de l'e-mail et en sélectionnant Rebond. Signalez la liste à votre service informatique afin qu'il puisse enquêter sur la cause première. Après avoir résolu la cause première du rebond, vous pouvez compter sur le rappel pour avertir les employés. Il n'est pas possible de renvoyer l'e-mail d'enquête d'origine en masse.
Les e-mails n'ont pas rebondi, mais les employés ne les ont pas reçus.	Demandez aux employés de vérifier le filtre anti-spam et à l'équipe informatique de vérifier si des paramètres de messagerie pourraient empêcher la livraison. Nous vous recommandons d'envoyer quelques enquêtes de test avant une série d'enquêtes afin de détecter d'éventuels problèmes de livraison des e-mails.
Un employé a transmis son enquête à un autre employé, qui l’a complétée en son nom.	Renvoyez le lien de l'enquête aux 2 employés. L'employé qui a transmis son enquête pourra la réinitialiser et y répondre lui-même. Les réponses à l’enquête ne sont pas transférables. La réinitialisation de l'enquête garantit que les scores sont exacts et évite les problèmes de confidentialité pour les commentaires qu'ils n'ont pas faits.