Concept : Synchronisation des employés avec Workday
Aperçu
Vous pouvez configurer l'intégration Workday pour synchroniser automatiquement les données de vos employés avec Peakon. Le service Web
Get_Workers
vous permet de récupérer les données des employés de Workday.L'intégration :
- Vérifie régulièrement les mises à jour des travailleurs pour garantir la cohérence des données dans tous les systèmes, y compris la mise à jour des travailleurs licenciés lorsque leur emploi prend fin dans Workday.
- Supprime toutes les embauches d'employés annulées.
- Synchronise ou ignore les travailleurs temporaires, selon votre configuration.
- Se concentre sur qui devrait être sur la plateforme Peakon, et non sur qui devrait participer aux cycles d'enquête. Vous pouvez gérer l’éligibilité aux cycles d’enquête séparément.
Après la synchronisation complète initiale, Peakon synchronisera progressivement toutes les modifications futures plusieurs fois au cours de l'heure. Il est toutefois possible de lancer une synchronisation complète manuellement.
Lorsqu'une synchronisation est en cours d'exécution, il n'est pas possible de déconnecter, de désactiver ou de mettre à jour les options de configuration de la synchronisation. Peakon avertit les administrateurs lorsqu'une synchronisation est terminée ou automatiquement déconnectée.
Configuration
Seuls les administrateurs peuvent configurer l'intégration. Voir Étapes : configurer l'intégration Workday.
La page d'intégration Peakon affiche les messages d'erreur de la synchronisation. La colonne
Identifiant du jour ouvrable
affiche l'ID du jour ouvrable (WID) du travailleur avec l'erreur associée. Vous pouvez utiliser le préfixe wid
: dans Workday pour trouver le travailleur. La plupart des erreurs sont dues à des divergences de données entre les 2 plateformes. Il est possible de corriger la plupart des problèmes dans l’un ou l’autre système. De plus, les informations de synchronisation
sur chaque enregistrement d'employé vous permettent de résoudre les problèmes de synchronisation pour les employés individuels.Le bouton
Exporter vers CSV
des audits d'intégration vous permet d'exporter les 5 000 derniers enregistrements des journaux d'audit des événements d'intégration au format CSV. Types de changement
Changer de type | Description |
|---|---|
Changements indirects | Le journal des transactions dans Workday n'affiche pas les modifications indirectes sur l'historique du profil du travailleur. Exemple : une modification de la logique d’un champ calculé ou une modification du rôle de gestionnaire dans l’organisation de surveillance.
La synchronisation horaire ne capture pas les modifications indirectes, elles ne sont donc pas visibles à moins que l'administrateur Peakon n'exécute manuellement une synchronisation complète. |
Changements directs | Le journal des transactions dans Workday affiche les modifications directes. Exemple : Changement de manager chez un employé.
Les modifications directes sont synchronisées toutes les heures. |
Types de synchronisation
Type de synchronisation | Description |
|---|---|
Synchronisation complète | La synchronisation complète transfère toutes les données des employés vers Peakon, à l'exception des travailleurs licenciés.
La première synchronisation complète récupère uniquement les travailleurs actifs actuels du locataire Workday. Toutes les synchronisations complètes futures vérifieront les modifications apportées au statut actif d'un employé depuis la dernière synchronisation. La synchronisation complète récupère uniquement la date de fin d'emploi d'un employé si elle est effective le jour de la synchronisation. Les administrateurs peuvent lancer une synchronisation complète en cliquant sur le bouton Synchroniser tout dans dans le locataire Peakon. Une synchronisation complète peut durer plusieurs heures en fonction de la taille du locataire Workday. |
Synchronisation incrémentielle | La synchronisation incrémentielle s'exécute à différents moments de l'heure. Il récupère uniquement les modifications dans le journal des transactions depuis la dernière synchronisation :
Une synchronisation incrémentielle peut durer de quelques minutes à quelques heures, selon le nombre de modifications depuis la synchronisation précédente. Une carte d’information sur la page d’intégration affiche l’heure prévue pour la prochaine synchronisation. Si une synchronisation est ignorée, le système attend la prochaine fenêtre planifiée pour réessayer, plutôt que de tenter une synchronisation immédiate. |
Authentification
Vous pouvez vous connecter en utilisant un nom d'utilisateur et un mot de passe du système d'intégration (ISU). Voir Connectez-vous à Workday à l'aide du nom et du mot de passe ISU.
Recommandations
Effectuez une synchronisation complète manuellement avant chaque cycle d'enquête pour synchroniser toute modification indirecte des données des travailleurs.
Effectuez une synchronisation complète après toute modification de configuration d'intégration dans Peakon ou Workday.
Définissez les critères d’éligibilité pour le plus large éventail possible de travailleurs et contrôlez l’éligibilité à l’enquête à l’aide du ciblage par segment dans Peakon. Cela permettra d’éviter les problèmes découlant d’un changement des critères d’éligibilité. Exemple : le passage des critères d'éligibilité d'un employé de Vrai à Faux signifie que Peakon ne mettra plus à jour son dossier d'employé et que des mises à jour manuelles seront nécessaires. Voir Concept : Admissibilité des travailleurs pour plus d'informations.
Lorsque vous gérez des travailleurs en congé de longue durée, évitez de les définir comme inactifs sur Peakon. Exemple : synchronisez le champ
En congé
et excluez le segment des enquêtes pour éviter d’interroger les employés en congé de longue durée.Consultez les journaux d’erreurs utilisateur de la page d’intégration pour obtenir un retour immédiat. Nous synchronisons les noms d'utilisateur Workday pour maintenir la cohérence des données et éviter les doublons.
Utilisez l’onglet
Informations de synchronisation
sur les enregistrements des employés pour résoudre les problèmes lors de la mise à jour des employés à l’aide de la synchronisation.Limites
- Il n'est pas possible de rétrodater les données des employés via la synchronisation Workday. Nous recommandons de procéder à une rétrodatation manuelle, si nécessaire.
- L'intégration ne supprime pas les travailleurs de Peakon, à l'exception des embauches annulées.
- L'intégration ne synchronise pas les dates d'embauche futures. Lors de la première synchronisation de chaque jour, l'intégration identifie les nouvelles embauches effectives aujourd'hui et les synchronise avec Peakon.
- Lorsque vous renommez un segment à partir de champs standard ou personnalisés, renommez-le à la fois sur Workday et Peakon pour empêcher la création d'un nouveau segment.
- Les modifications indirectes apportées aux informations des employés ne sont pas transférées lors de la synchronisation horaire, mais vous pouvez remédier à ce problème en effectuant une synchronisation complète avant chaque cycle d'enquête.
- La synchronisation s'interrompt pendant les fenêtres de maintenance Workday et reprend une fois que le locataire Workday est à nouveau disponible. Exemple : pendant la fenêtre de maintenance hebdomadaire.
- La synchronisation n'inclut aucune date de fin que vous avez ajoutée dans Workday 30 jours avant la synchronisation. Vous pouvez importer manuellement ces données.