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Documentation
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Peakon
Dernière mise à jour : 2025-02-21
Concept : Confidentialité des données Peakon

Concept : Confidentialité des données Peakon

Peakon est conçu dans un souci de conformité à la confidentialité et de confidentialité dès la conception et nous sommes ravis d'aider nos clients à comprendre comment nous abordons ce sujet.

Données traitées chez Peakon

Les données traitées dans Workday Peakon Employee Voice peuvent être classées en trois catégories ;
  • Informations fournies par les employés.
  • Informations sur les employés téléchargées sur Peakon par les employeurs.
  • Informations collectées par Peakon lorsque les employés utilisent la plateforme.
Les employés fournissent des informations via les sondages auxquels ils répondent. Les employeurs fournissent des informations sur leurs employés, telles que la durée de l'emploi, le service, le titre du poste, le lieu, etc., en plus des informations de contact de base, telles que l'adresse e-mail de l'employé à laquelle l'enquête doit être envoyée.
Peakon collecte automatiquement certaines informations lorsque la plateforme est utilisée à des fins d'administration des systèmes et pour garantir que le bon accès est accordé aux utilisateurs en fonction des droits d'accès définis par l'administrateur du compte.

Comment Peakon traite les données

Les informations que les employés saisissent dans Peakon sont regroupées avec les informations d'autres employés et comparées aux données des réponses passées ou futures des employés et/ou aux références du secteur. Ces informations agrégées fournissent aux gestionnaires des points de vue sur les niveaux d’engagement des employés et leur sentiment par rapport à leur vie professionnelle. Toutes les réponses à l'enquête sont entièrement facultatives et les questions peuvent être ignorées. En règle générale, les informations identifiables ne sont pas mises à la disposition d'une organisation employeuse, sauf si l'organisation a :
Peakon peut également contacter les utilisateurs pour obtenir des commentaires sur la manière d'améliorer le produit, ainsi que pour informer nos utilisateurs des nouvelles fonctionnalités, versions du produit ou offres de services. Nous utilisons également ces données pour traiter les requêtes, les préoccupations et les plaintes.

Conservation des données

La période de conservation standard des données Peakon est de 5 ans.
Dans le cas où une organisation cesse d'utiliser Peakon, les données seront supprimées ou anonymisées au plus tard 6 mois après la fin de la période de service. Nous ne conserverons pas les données personnelles plus longtemps que ce qui est raisonnablement nécessaire pour les utiliser conformément à notre accord contractuel avec le client ou à nos droits et obligations légaux.
La durée minimale de conservation des données est de 3 ans.

Droits des personnes concernées

En outre, Workday aide ses clients à respecter leurs droits en matière de données personnelles traitées via la plateforme :
  • Workday soutient les droits des employés à accéder ou à effacer les données personnelles de la plateforme Peakon. Le client peut ouvrir un dossier client en précisant les détails de la demande d'accès ou d'effacement des données.
  • Workday soutient le droit des employés à mettre à jour leurs données via l'interface utilisateur, via les enquêtes et le processus de réinitialisation des enquêtes.
Il est également possible pour les employés de se désabonner des e-mails de Peakon, en cliquant sur l'option de désabonnement présente dans l'e-mail. Cela aura pour conséquence que les employés ne recevront pas de notifications par e-mail de Peakon.

Hébergement des données et sous-traitants

La plateforme Peakon est hébergée à la fois dans l'Espace économique européen (« EEE ») et aux États-Unis, où les données des employés et les réponses aux enquêtes sont stockées et traitées avec des mesures techniques et organisationnelles en place pour garantir un stockage sûr et sécurisé, votre instance Peakon étant hébergée aux États-Unis ou dans l'EEE. Vous pouvez confirmer où votre instance Peakon est hébergée avec votre Customer Success Manager.
Certaines fonctionnalités de Peakon peuvent nécessiter que certaines des informations que nous collectons auprès des utilisateurs soient transférées, traitées ou stockées vers une destination en dehors de l'EEE et/ou des États-Unis. Tous les détails concernant l'utilisation des sous-traitants peuvent être trouvés dans la liste des sous-traitants de Workday. Nous pouvons transférer des données personnelles à ces sous-traitants afin de fournir nos services via la plateforme.

Protection des données

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont en place pour atténuer les risques de perte, de destruction, d’altération, de divulgation ou d’accès accidentel, non autorisé ou illégal aux données personnelles.
Les mesures mises en œuvre par Peakon comprennent :
  • Cryptage des données personnelles.
  • Dispositions de sauvegarde et de reprise après sinistre.
  • La capacité d’assurer la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience continues de l’infrastructure et de l’environnement informatique.
  • Tests et évaluations réguliers de l’efficacité de ces mesures.

Révélation d'identité

Dans certaines circonstances, un client peut recevoir des commentaires qui suscitent une inquiétude et peut juger approprié de déterminer l’identité d’un employé. Exemple : Un employé indique son intention de se faire du mal ou de faire du mal à autrui, ou indique des comportements criminels ou frauduleux sur le lieu de travail.
Dans ces situations, Workday recommande au responsable concerné d'engager l'employé via la fonction de réponse aux commentaires en lui demandant de participer à une discussion plus approfondie pour résoudre le problème mentionné dans le commentaire. Toutefois, si les clients décident qu'ils doivent identifier le commentateur pour enquêter efficacement et résoudre la situation, ils peuvent demander une révélation d'identité via un dossier client.
Pour répondre à une telle demande, Workday aura besoin de détails et d’informations spécifiques pour identifier le commentaire, tels que l’URL précise du commentaire et la date de soumission. Une fois fourni, Workday obtiendra l'identité de la personne qui a soumis le commentaire et le partagera avec le contact d'assistance désigné du client via une plateforme de messagerie sécurisée. La plateforme sécurisée protège les données liées à l'identité via un cryptage et détruit et supprime automatiquement les données après 10 jours.
Workday est disponible pour faciliter le processus de révélation d'identité et agira sur instruction du client ; la décision de révéler l'identité du commentateur appartient au client à tout moment.

Contact

Si vous avez des questions sur cet article, veuillez contacter le support Workday.