Administrar registros de empleados mediante la importación de datos
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y Actualizar empleados
.Importar empleados mediante hojas de cálculo de Microsoft Excel y archivos CSV es una opción que ahorra tiempo, especialmente al configurar su cuenta por primera vez.
- Descargue los registros de empleados de su sistema de Recursos Humanos.
- Asegúrese de que cada empleado tenga al menos 1 identificador único (dirección de correo electrónico o número de empleado). El número de empleado puede ser alfanumérico. Recomendamos utilizar ambos identificadores únicos para evitar errores humanos al actualizar los registros de empleados existentes.
- Asegúrese de que cada empleado informe a un gerente en el archivo de datos. Puede configurar el gerente por su dirección de correo electrónico (recomendado), nombre y apellido y número de empleado. Si un empleado no reporta a nadie, deje su valorde Gerenteen blanco.
- Si su empresa utiliza varios dominios de correo electrónico, comuníquese con el equipo de Atención al Cliente para agregar los dominios a la cuenta antes de la carga.
- Descargue la plantilla Peakon en .
- Al preparar el archivo, tenga en cuenta estos requisitos de formato:Elemento de formatoConsideracionesEncabezados de columnaLos encabezados de columna en su hoja de cálculo deben coincidir exactamente con los nombres de atributos o alias, y distinguen entre mayúsculas y minúsculas y espacios.Nombre y apellidoColumnas obligatorias.El nombreyel apellidodeben estar en columnas separadas en la hoja de cálculo.Correo electrónicoLa columna de dirección de correo electrónico en su hoja de cálculo debe serCorreo electrónico.SupervisorLa columna de gerente del empleado debe llamarseGerentea menos que haya cambiado el nombre del atributo en Peakon.Número de teléfonoSi utiliza el campo de número de teléfono, asegúrese de que la columna de su hoja sea una celda de tipo texto. Cualquier otro tipo podría provocar que la carga falle. Las celdas de tipo numérico no funcionarán debido a la forma en que Microsoft Excel trata los símbolos +, que son el prefijo de muchos números telefónicos.Caracteres especialesEvite los caracteres especiales en las direcciones de correo electrónico, sin embargo, los caracteres regulares que se encuentran en una dirección de correo electrónico están bien.FechasLas columnas de atributos de fecha en su hoja de cálculo deben contener celdas de tipo fecha. A menudo, Microsoft Excel no almacena las fechas correctamente incluso si se utiliza el formato de fecha y, por lo tanto, Peakon no puede reconocerlas como fecha. Si se encuentra con este problema, convierta las fechas almacenadas como texto en fechas.Aunque Peakon acepta formatos de fecha estándar, recomendamos AAAA-MM-DD ya que es la opción que lo abarca todo, lo que reduce la cantidad de posibles problemas.Si utiliza un archivo CSV, debe utilizar el formato AAAA-MM-DD.Varias hojasLa hoja de trabajo solo debe contener 1 hoja.ContraseñaLas hojas de Microsoft Excel protegidas con contraseña no funcionarán.Celdas en blancoSi tiene una columna con celdas en blanco, la carga elimina los valores existentes de los empleados que tienen celdas en blanco para ese atributo. Puede utilizar este método para eliminar datos en masa para atributos específicos.Si no necesita actualizar un atributo específico, simplemente elimine esa columna del archivo. Peakon solo actualiza los datos de los atributos presentes en el archivo.zonas horariasUtilice la columnaZona horariasi tiene empleados en varias zonas horarias que deberían recibir la encuesta en su propia zona horaria. Peakon utiliza estándares de bases de datos tz. Ejemplo: América/Nueva_York.IdiomaUtilice la columnaIdiomapara configurar el idioma de cada empleado, si utiliza varios idiomas en el cronograma.
- Al importar el archivo, tenga en cuenta las opciones de importación de archivos adicionales:Opción de importaciónDescripciónOmitir la creación de empleadosEsta opción es útil si no desea agregar ningún empleado nuevo y solo actualizar los empleados existentes. Esta opción también ayuda a evitar cualquier duplicación de registros de empleados. Ejemplo: si un empleado cambia uno de sus identificadores únicos y el archivo contiene un error, Peakon no creará un duplicado. En cambio, Peakon le advertirá del error después de la importación.Permitir sobrescribir el correo electrónico o número de empleadoPeakon ignora las actualizaciones que eliminan o cambian identificadores únicos existentes, a menos que marque esta opción. Los cambios en estos campos son poco frecuentes y a menudo indican una confusión de números de empleados o correos electrónicos.Hay algunos casos en los que deberías usar esta opción para evitar los bloqueadores de seguridad:
- Necesita actualizar un número de empleado incorrecto de un empleado.
- Necesita eliminar la dirección de correo electrónico o el número de empleado de un empleado.
- El correo electrónico de un empleado ha cambiado, ya sea por cambio de dominio de correo electrónico o de apellido.
Úselo con cuidado. En los casos en que necesite actualizar un identificador único, asegúrese de que el empleado tenga el otro identificador único presente en su registro de empleado. Mantener un identificador único consistente en el archivo de datos evita la creación de duplicados.Definir fecha de inicio de validezCualquier dato que cargue se hará efectivo en los paneles de Peakon a partir de la siguiente ronda de encuestas. Los datos que usted carga no anulan los datos históricos del panel.Utilice esta opción si necesita actualizar la información de los registros de empleados existentes. La retroactividad colocará los resultados de las encuestas de empleados existentes en diferentes segmentos de manera retroactiva, modificando los paneles anteriores.Cuando utilice esta opción, deberá seleccionar la fecha de validez de los datos de los empleados que está importando. Si debe ser válido para una determinada ronda de encuesta, seleccione la fecha anterior al inicio de esa ronda.La carga retrotraerá todas las columnas que estén presentes en la hoja. Elimine todas las columnas que no deban tener fecha retroactiva. Las únicas columnas obligatorias sonNombre,Apellido,Correo electrónico/ID de empleadoy los atributos que necesita actualizar retroactivamente.No es posible retrotraer los atributos de fecha, ya que los valores de fecha ya son la fecha de validez. - Descargue el registro de resolución de problemas y aborde las advertencias o errores antes de hacer clic enAceptar, ya terminé. Después de este paso no es posible descargar el registro de errores por razones de seguridad.
Verás los cambios que importaste de la próxima ronda de encuesta. Los datos históricos seguirán siendo los mismos que antes, a menos que retroceda la fecha de la importación.