Concepto: Privacidad de datos de Peakon
Peakon está diseñado teniendo en cuenta el cumplimiento de la privacidad y la privacidad por diseño y estamos entusiasmados de ayudar a nuestros clientes a comprender cómo abordamos esto.
Datos procesados en Peakon
Los datos procesados en Workday Peakon Employee Voice se pueden clasificar en tres categorías;
- Información proporcionada por los empleados.
- Información de empleados cargada a Peakon por los empleadores.
- Información que Peakon recopila cuando los empleados utilizan la plataforma.
Los empleados proporcionan información a través de las encuestas que completan. Los empleadores proporcionan información sobre sus empleados, como antigüedad en el puesto, departamento, puesto de trabajo, ubicación, etc., además de información de contacto básica, como la dirección de correo electrónico del empleado a quien se enviará la encuesta.
Peakon recopila automáticamente cierta información cuando la plataforma se utiliza para fines de administración de sistemas y para garantizar que se brinde el acceso correcto a los usuarios en función de los derechos de acceso que haya establecido el administrador de la cuenta.
Cómo Peakon procesa los datos
La información que los empleados ingresan a Peakon se agrega con información de otros empleados y se compara con datos de respuestas de empleados pasados o futuros y/o puntos de referencia de la industria. Esta información agregada proporciona a los gerentes opiniones sobre los niveles de compromiso de los empleados y sus sentimientos relacionados con su vida laboral. Todas las respuestas de la encuesta son completamente opcionales y se pueden omitir algunas preguntas. Por lo general, la información identificable no se pone a disposición de una organización empleadora a menos que la organización tenga:
- Habilitó y configuró la API de exportación de datos. Consulte Concepto: Configuración de la API de exportación de datos.
- Solicité una revelación de identidad.
Peakon también puede comunicarse con los usuarios para obtener comentarios sobre cómo mejorar el producto, así como para informar a nuestros usuarios sobre nuevas características, versiones del producto u ofertas de servicios. También utilizamos estos datos para gestionar consultas, inquietudes y quejas.
Retención de datos
El período estándar de retención de datos de Peakon es de 5 años.
En el caso de que una organización deje de utilizar Peakon, los datos se eliminarán o desidentificarán a más tardar 6 meses después de la finalización del período del servicio. No almacenaremos datos personales durante más tiempo del que sea razonablemente necesario para utilizarlos de acuerdo con nuestro acuerdo contractual con el cliente o con nuestros derechos y obligaciones legales.
El período mínimo de conservación de datos es de 3 años.
Derechos del titular de los datos
Además, Workday ayuda a los clientes a cumplir con los derechos de los interesados en lo que respecta a los datos personales que se procesan a través de la plataforma:
- Workday respalda los derechos de los empleados a acceder o eliminar datos personales de la plataforma Peakon. El cliente puede abrir un caso de cliente especificando los detalles de la solicitud de acceso o eliminación de datos.
- Workday apoya el derecho del empleado a actualizar sus datos a través de la interfaz de usuario, a través de las encuestas y el proceso de restablecimiento de la encuesta.
Los empleados también pueden cancelar la suscripción a los correos electrónicos de Peakon haciendo clic en la opción para cancelar la suscripción en el correo electrónico. Esto provocará que los empleados no reciban notificaciones por correo electrónico de Peakon.
Alojamiento de datos y subprocesadores
La plataforma Peakon está alojada tanto en el Espacio Económico Europeo (“EEE”) como en EE. UU., donde los datos de los empleados y las respuestas de las encuestas se almacenan y procesan con medidas técnicas y organizativas establecidas para garantizar un almacenamiento seguro, y su instancia de Peakon se aloja en EE. UU. o en el EEE. Puede confirmar dónde está alojada su instancia de Peakon con su Gerente de éxito del cliente.
Algunas funciones de Peakon pueden requerir que parte de la información que recopilamos de los usuarios se transfiera, procese o almacene en un destino fuera del EEE y/o EE. UU. Puede encontrar detalles completos sobre el uso de subprocesadores en la Lista de subprocesadores de Workday. Podemos transferir datos personales a estos subprocesadores para proporcionar nuestros servicios a través de la plataforma.
Protección de datos
Se han adoptado medidas técnicas y organizativas adecuadas para mitigar la pérdida, destrucción, alteración, divulgación o acceso accidental, no autorizado o ilegal a los Datos Personales.
Las medidas implementadas por Peakon incluyen:
- Cifrado de datos personales.
- Acuerdos de respaldo y recuperación ante desastres.
- La capacidad de garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia continuas de la infraestructura y el entorno de TI.
- Pruebas y evaluaciones periódicas de la eficacia de dichas medidas.
Revelación de identidad
En determinadas circunstancias, un cliente puede recibir comentarios que generen una inquietud y puede considerar apropiado determinar la identidad de un empleado. Ejemplo: Un empleado que indica intención de autolesionarse o de dañar a otros, o indicación de conductas delictivas o fraudulentas en el lugar de trabajo.
En estas situaciones, Workday recomienda que el gerente correspondiente interactúe con el empleado a través de la función de respuesta a comentarios pidiéndole que participe en una discusión adicional con apoyo para abordar el problema mencionado en el comentario. Sin embargo, si los clientes deciden que necesitan identificar al comentarista para investigar y abordar la situación de manera efectiva, pueden solicitar una revelación de identidad a través de un caso de cliente.
Para cumplir con dicha solicitud, Workday requerirá detalles e información específicos para identificar el comentario, como la URL precisa del comentario y la fecha de envío. Una vez proporcionado, Workday obtendrá la identidad de la persona que envió el comentario y la compartirá con el contacto de soporte designado del cliente a través de una plataforma de mensajería segura. La plataforma segura protege los datos relacionados con la identidad mediante cifrado y destruye y elimina automáticamente los datos después de 10 días.
Workday está disponible para facilitar el proceso de revelación de identidad y actuará según las instrucciones del cliente; la decisión de revelar la identidad del comentarista permanece en manos del cliente en todo momento.
Contacto
Si tiene alguna pregunta sobre este artículo, comuníquese con el soporte de Workday.