Concepto: Canal de encuesta por correo electrónico
Correo electrónico de la encuesta
El correo electrónico es la forma más común y beneficiosa de enviar la encuesta a sus empleados. Puede controlar si desea utilizar el correo electrónico como canal de encuesta en la pestaña
Correo electrónico
del Programa
. Cada empleado recibe un enlace de encuesta único conectado a su token de encuesta. El token se conecta a su registro de empleados y segmentación. El uso de tokens de encuesta únicos permite a Peakon enviar recordatorios a los empleados que aún no respondieron la encuesta. Los empleados deben completar su propio enlace de encuesta asignado y evitar reenviar su enlace de encuesta personal a otros empleados.
Al abrir el enlace de una encuesta que has completado, indicará que está completa y ofrecerá una opción de restablecimiento.
Es imperativo configurar los detalles técnicos y probar la entrega de correo electrónico antes del lanzamiento de la encuesta.
Habilitar o deshabilitar el envío de correo electrónico en el cronograma de la encuesta no tiene efecto en otros tipos de notificaciones por correo electrónico.
Si su empresa utiliza inicio de sesión único, puede compartir el enlace de la encuesta universal con otros empleados. El enlace redirige a cada usuario a su encuesta única. Para más detalles, visite: Concepto: Enlace de encuesta de inicio de sesión único
Recordatorios de encuestas
El calendario de la encuesta mostrará la próxima fecha de recordatorio después del lanzamiento de la encuesta. Se envían recordatorios a los empleados que, en el momento de activar el recordatorio, aún no han respondido su encuesta. El primer recordatorio se envía a la mitad de la encuesta y los recordatorios posteriores se envían cada 4 días a partir de entonces. Ejemplo: usted comienza su encuesta un lunes y ésta dura 2 semanas. El primer recordatorio es el lunes de la segunda semana y el último recordatorio es el viernes de la segunda semana. Si un recordatorio programado cae en un fin de semana, se envía el siguiente día hábil.
Puedes deshabilitar o anular el envío de recordatorio en el cronograma después de que comience la ronda. Al anular el primer correo electrónico de recordatorio, también se retrasará o avanzará el correo electrónico de recordatorio posterior la misma cantidad de días. También es posible enviar un recordatorio ad hoc inmediato haciendo clic en
Enviar recordatorio
. Enviar un recordatorio no afecta los recordatorios programados.Configuración
Puede personalizar el texto y la línea de asunto del correo electrónico en la pestaña
Correo electrónico
de un programa de encuesta. Puede utilizar el texto del correo electrónico para comunicar cómo utilizará los comentarios y brindar información que pueda ayudar a los empleados a gestionar sus expectativas. Ejemplo: Si los gerentes pueden ver los comentarios, puede informar a los empleados con antelación. No es posible personalizar correos electrónicos de recordatorio o reactivación.Vaya a la pestaña
de configuración de la encuesta
para configurar el remitente de la encuesta
. Recomendamos utilizar un nombre que los empleados reconozcan para ayudar a impulsar la participación. Ejemplo: el nombre de la campaña para la encuesta o el nombre de un líder senior. Consulte con su departamento de TI si hay filtros de spam que puedan bloquear correos electrónicos masivos que contengan el nombre de un líder senior. En ausencia de un remitente de encuesta seleccionado manualmente, la alternativa es el primer nombre en el grupo de control de acceso de Administradores
.Localización
El primer correo electrónico que recibe un empleado está en el idioma que figura en su registro de empleado, si habilita ese idioma en la configuración de la encuesta. Si no hay ningún idioma en el registro del empleado, la alternativa es el primer idioma del cronograma. La encuesta detectará el idioma del empleado desde su navegador o dirección IP para futuras comunicaciones, siempre que sea uno de los idiomas de su horario.
El texto y el asunto del correo electrónico estándar ya contienen traducciones en todos los idiomas disponibles. Si habilita varios idiomas en la configuración de la encuesta, los empleados verán la traducción relevante cuando seleccionen cualquier idioma determinado.
Personalizar el texto y la línea de asunto del correo electrónico elimina las traducciones automáticas. Si habilita varios idiomas en la configuración de la encuesta, asegúrese de proporcionar traducciones para cualquier personalización que realice.
Darse de baja
Puedes ver cuántas personas se dieron de baja en la pestaña
Correo electrónico
del calendario. Al cancelar la suscripción al correo electrónico de la encuesta, dejará de recibir la encuesta y los recordatorios, pero no otros tipos de correos electrónicos. Los empleados con panel de administrador o personal pueden administrar sus preferencias de suscripción en la configuración de su perfil.Los gerentes o administradores no pueden ver los nombres de los empleados no suscritos ni administrarlos individualmente. Los administradores de encuestas pueden volver a suscribir en masa a empleados a las notificaciones de encuestas.
Dominios de correo electrónico
Si su empresa utiliza varios dominios de correo electrónico, comuníquese con el equipo de Atención al Cliente para habilitarlos en su cuenta y evitar errores de carga de datos.
Solución de problemas
Problema | Solución |
|---|---|
Un empleado tiene un error tipográfico en la dirección de correo electrónico, por lo que el correo electrónico rebotó. | Corrija la dirección de correo electrónico lo antes posible. Si hay una ronda en vivo, el empleado recibirá el enlace en la nueva dirección de correo electrónico, si aún no la respondió. |
A un empleado le falta una dirección de correo electrónico. | Agregue la dirección de correo electrónico del empleado afectado. Recibirán automáticamente el enlace de la encuesta, si hay una ronda en vivo y aún no respondieron. |
A varios empleados les falta una dirección de correo electrónico. | Puede utilizar el filtro de correo electrónico y seleccionar No configurado para ver una lista de empleados sin correo electrónico.
Agregue las direcciones de correo electrónico de los empleados afectados. Recibirán automáticamente el enlace de la encuesta, si hay una ronda en vivo y aún no respondieron. |
El correo electrónico de un empleado ha rebotado. | Vaya a su registro de empleado. Coloque el cursor sobre la opción Rehabilitar debajo del campo Correo electrónico para ver el motivo del rebote. Algunas razones de rebote son temporales y requieren un reenvío de la encuesta, mientras que otras persisten debido a la configuración del correo electrónico.
Puedes intentar volver a habilitar el correo electrónico inmediatamente en caso de que sea un rebote temporal. Si el motivo original del rebote aún persiste, rebotará nuevamente después de unos minutos. Si ese es el caso, aborde primero la causa raíz del rebote y luego vuelva a habilitarlo. |
Varios correos electrónicos de empleados han rebotado. | Puede consultar la lista completa de correos electrónicos rebotados utilizando el filtro Estado del correo electrónico y seleccionando rebote. Envíe la lista a su departamento de TI para que puedan investigar la causa raíz.
Después de resolver la causa raíz del rebote, puede confiar en el recordatorio para notificar a los empleados. No es posible reenviar el correo electrónico de la encuesta original de forma masiva. |
Los correos electrónicos no han rebotado, pero los empleados no los han recibido. | Pídeles a los empleados que revisen el filtro de spam y al equipo de TI que verifique si alguna configuración de correo electrónico podría estar impidiendo la entrega. Recomendamos enviar algunas encuestas de prueba antes de una ronda de encuestas para detectar posibles problemas con la entrega de correo electrónico. |
Un empleado reenvió su encuesta a otro empleado, quien la completó en su nombre. | Reenviar el enlace de la encuesta a los 2 empleados. El empleado que reenvió su encuesta podrá restablecerla y responderla él mismo. Las respuestas de la encuesta no son transferibles.
Restablecer la encuesta garantiza que las puntuaciones sean precisas y evita problemas de confidencialidad por comentarios que no hicieron. |