Concepto: Encuestas de quiosco

Peakon

El modo quiosco es un canal de encuesta para empleados que no tienen direcciones de correo electrónico comerciales. Los empleados pueden acceder a la encuesta desde un dispositivo comunitario o personal usando un código o un inicio de sesión exclusivo para ellos.

Puede habilitar el modo quiosco según el cronograma. Los empleados con direcciones de correo electrónico del trabajo también pueden utilizar el modo quiosco, sin embargo, el rango de funcionalidades a las que pueden acceder es mayor que el de los empleados que solo utilizan el modo quiosco.

Resumen

El modo quiosco le permite encuestar a empleados sin direcciones de correo electrónico. Los empleados pueden acceder a la encuesta desde un dispositivo comunitario o personal usando un código o inicio de sesión exclusivo para ellos. El token único de cada empleado lo limita a un envío de encuesta por ronda y garantiza que sus respuestas contribuyan a los segmentos correctos.

Las empresas de sectores con plantillas que no están conectadas digitalmente a su organización pueden usar el modo quiosco para brindar la misma experiencia de encuesta digital a los empleados y recopilar comentarios significativos.

Puede utilizar el modo quiosco solo o habilitarlo además de otros canales de encuesta (por ejemplo, correo electrónico) para mantener a toda su fuerza laboral en el mismo cronograma de encuesta, lo que reduce el trabajo administrativo. Los empleados con acceso a múltiples canales de encuesta pueden responder la encuesta utilizando cualquiera de los métodos disponibles. Si un empleado ya completó su encuesta e intenta acceder a ella nuevamente utilizando otro canal, se mostrará como completa, con la opción de restablecer sus respuestas.

Las empresas que tienen habilitado el inicio de sesión único pueden utilizarlo Concepto: Enlace de encuesta de inicio de sesión único funcionalidad para compartir un enlace de encuesta único con todos los empleados, que los lleva a su encuesta única. El enlace valida los detalles de SSO del usuario y lo lleva a su encuesta única. Si no han iniciado sesión, se les solicitará a los usuarios que inicien sesión antes de continuar. Este proceso evita que se complete la encuesta en la cuenta Peakon de otro empleado. Los administradores pueden luego compartir este enlace a través del quiosco o cualquier canal de comunicación preferido.

Es posible utilizar el Concepto: Notificaciones de encuestas por SMS para notificar a los empleados sus credenciales de inicio de sesión en el quiosco y el enlace de la encuesta. Independientemente de qué canales de encuesta adicionales haya habilitado, si habilita las notificaciones SMS en un cronograma de encuesta con modo quiosco, las notificaciones SMS contendrán información del quiosco.

Funcionalidades admitidas

Enviar respuestas a la encuesta durante la ronda de la encuesta o la fase de cierre suave.

Restablecer las respuestas de la encuesta a través del autoservicio durante la fase de apertura o cierre suave.

Contribuir con respuestas a atributos de encuesta (Ejemplo: preferencia de turno)
o atributos de encuesta sensibles (Ejemplo: etnicidad)
, si Workday lo habilita.

Las respuestas de la encuesta desde el modo quiosco cumplen con las configuraciones del umbral de confidencialidad y visibilidad de datos de la organización. No es posible inferir si una puntuación o un comentario proviene de una encuesta de quiosco.

Duración de reinicio de la sesión de encuesta configurable debido a inactividad. Ejemplo: Al seleccionar

Dispositivo compartido

, las sesiones se restablecen después de 5 minutos de inactividad.

Soporte para múltiples idiomas, según la configuración del idioma en el cronograma de la encuesta.

Encuesta y preguntas dirigidas, igual que la encuesta normal.

Rondas de prueba.

Configuración

Debe configurar el modo quiosco en cada cronograma de encuesta por separado. Después de configurar el modo quiosco, puede obtener una vista previa haciendo clic en

Vista previa del quiosco

en la sección

URL del quiosco

. Ver Habilitar el modo quiosco para obtener instrucciones.

Al habilitar el modo quiosco, debe:

Seleccione el tipo de encuesta de kiosco.

Crear una URL de encuesta de quiosco.

Seleccione si los empleados utilizarán dispositivos personales o compartidos. Ejemplo: Tableta comunitaria.

Tipo de quiosco	Descripción
Códigos de quiosco reutilizables	Los códigos de quiosco reutilizables no cambian de una ronda a la siguiente, por lo que los empleados pueden seguir usando su código único de manera continua. También puede regenerar el código reutilizable para un empleado, si es necesario. Los códigos están disponibles para exportar después de seleccionar códigos reutilizables como tipo de quiosco en la programación. Puede utilizar esta exportación para distribuir códigos. Ejemplo: Por correo postal o a través de los gerentes de primera línea. Para exportar los códigos, vaya a Administración Empleados Exportar Exportar . Sólo los usuarios de grupos de control de acceso con permiso de códigos de quiosco pueden exportar códigos.
Códigos de quiosco de un solo uso	Cada empleado puede utilizar un código único de un solo uso que se regenera para cada nueva ronda de encuesta. Para exportar los códigos, vaya a Administración Horarios Ver Kiosco Exportar todo en horario . El botón Exportar todo en programación solo se muestra después de que se haya abierto la ronda de la encuesta.
Número de empleado y nombre	Los empleados acceden a la encuesta ingresando su nombre y número de empleado. El número de empleado y el nombre deben coincidir con la información del registro del empleado. Aunque este método requiere la menor administración, a menudo genera confusión con respecto a caracteres especiales y casos de nombres múltiples. Comunique sus políticas sobre cómo proceder o solucionar problemas de acceso comunes. Ejemplo: Si ha estandarizado la práctica de que el campo Nombre incluya todos los nombres excepto el apellido, indique a los empleados que ingresen todos sus nombres excepto el apellido.

Experiencia de los participantes de la encuesta

Cuando un empleado abre la URL de la encuesta del quiosco de su organización, primero debe autenticarse utilizando el método que seleccionó la organización. Si Peakon identifica al empleado basándose en una coincidencia en el sistema, la página los dirige a su encuesta. Su encuesta muestra las preguntas que ha habilitado y que deben responderse para el empleado, según la última vez que respondió.

Los empleados también pueden usar el enlace de la encuesta SSO compartido por sus administradores para acceder a su encuesta. El enlace de encuesta SSO es un enlace universal que lleva a los empleados directamente a su encuesta única.

Si ha habilitado varios idiomas en la encuesta, esta se mostrará en el primer idioma que haya seleccionado en la pestaña

de configuración de la encuesta

de su agenda. Los empleados pueden cambiar el idioma utilizando el menú desplegable de idiomas.

Los empleados pueden restablecer su encuesta abriendo el enlace del quiosco e ingresando sus datos nuevamente. Ejemplo: si su empresa utiliza el código reutilizable como método de quiosco, los empleados pueden volver a acceder a su encuesta ingresando nuevamente su código reutilizable en el enlace del quiosco. El enlace no mostrará sus respuestas (igual que con las encuestas normales), pero mostrará una opción para restablecer su encuesta si la ronda de la encuesta aún está abierta o en el período de cierre suave.

Recomendaciones

Comunicarse de manera temprana y regular para gestionar las expectativas.

Asegúrese de que los empleados puedan tomarse el tiempo para completar la encuesta durante sus horas de trabajo.

Cuando sea posible, interactúe con los sindicatos desde el principio para ayudar a mitigar demoras imprevistas y aumentar la adopción por parte de las partes interesadas.

Utilice un generador de códigos QR en línea para crear un código QR único que se vincule a la encuesta del quiosco. Los empleados pueden escanear el código QR con la cámara de su dispositivo móvil y abrir la URL asociada.

Imprima instrucciones sobre cómo iniciar sesión, dejar comentarios o omitir preguntas. Incluya también los datos de contacto de los administradores, si los empleados necesitan comprobar sus detalles de autenticación.

Guarde la página de inicio de sesión de la encuesta en el escritorio o en el navegador cuando utilice un dispositivo comunitario.

Integre Peakon en la incorporación de nuevos empleados con información sobre la encuesta, detalles de autenticación, frecuencia de la encuesta y qué esperar.

Involucre a los gerentes del sitio para impulsar la participación y el compromiso brindándoles a los empleados el tiempo para participar. Los administradores del sitio también son un punto de contacto una vez que los resultados de la encuesta están listos para compartir.

Un video breve de los altos directivos que explique la importancia de brindar retroalimentación puede ayudar a impulsar la participación.

La comunicación de los resultados de la encuesta a los empleados manuales requiere una consideración adicional. Ejemplos: reuniones municipales, carteles, entregas de casilleros y boletines informativos.

Limitaciones

Los empleados sin direcciones de correo electrónico no pueden recibir ninguna notificación. Ejemplo: enlaces a encuestas, recordatorios, respuestas a comentarios y agradecimientos.

Para proteger la confidencialidad de los empleados, las puntuaciones y los comentarios de las encuestas de quiosco no indican que provienen de una encuesta de quiosco. Sin embargo, si alguien responde a un comentario de un empleado sin una dirección de correo electrónico, el empleado no recibirá una notificación ni podrá responder.

Si ha habilitado los paneles personales, los empleados que utilicen el modo quiosco no podrán iniciar sesión en su panel personal al final de su encuesta ni responder a las respuestas de los comentarios desde el panel personal. Esto se debe a que el panel personal solo admite la autenticación a través de una dirección de correo electrónico coincidente. Actualmente contamos con un programa de acceso anticipado para acceder a la aplicación móvil (y por lo tanto al panel personal) mediante SMS. Ver Preguntas frecuentes: ¿Es posible iniciar sesión utilizando un número de teléfono en lugar de un correo electrónico?.

Las respuestas de la encuesta no se guardan si un empleado se va sin completarla. Para solucionar esto, un mensaje le pregunta al empleado si desea salir.

Para proteger la confidencialidad de los empleados, el resumen del compromiso no está disponible en el quiosco.

Los empleados que pueden responder la encuesta tanto desde el correo electrónico como desde el modo quiosco tienen acceso a funciones adicionales, en comparación con los empleados que solo usan el modo quiosco. Ejemplo: Panel personal y visibilidad de las respuestas a los comentarios.

Peakon no ofrece informes sobre el método que utilizó cada empleado para acceder a su encuesta. Sin embargo, puedes utilizar la segmentación para distinguir entre los empleados de correo electrónico y los de quiosco.