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Dokumentation
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Peakon
Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Verwalten von Mitarbeiterdatensätzen mithilfe des Datenimports

Verwalten von Mitarbeiterdatensätzen mithilfe des Datenimports

Sicherheit:
Mitarbeiter anzeigen
 und
Mitarbeiter aktualisieren
.
Das Importieren von Mitarbeitern mithilfe von Microsoft Excel-Arbeitsblättern und CSV-Dateien ist eine zeitsparende Option, insbesondere bei der erstmaligen Einrichtung Ihres Kontos.
  1. Laden Sie Mitarbeiterdatensätze aus Ihrem Personalsystem herunter.
  2. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter mindestens eine eindeutige Kennung (E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer) hat. Die Personalnummer kann alphanumerisch sein. Wir empfehlen die Verwendung beider eindeutiger Kennungen, um menschliche Fehler beim Aktualisieren vorhandener Mitarbeiterdatensätze zu vermeiden.
  3. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter einem Manager über die Datendatei Bericht erstattet. Sie können den Manager anhand seiner E-Mail-Adresse (empfohlen), seines Vor- und Nachnamens und seiner Personalnummer festlegen. Wenn ein Mitarbeiter niemandem unterstellt ist, lassen Sie den
    Managerwert
     leer.
  4. Wenn Ihr Unternehmen mehrere E-Mail-Domänen verwendet, wenden Sie sich an das Kundendienstteam, um die Domänen vor dem Hochladen zum Konto hinzuzufügen.
  5. Laden Sie die Peakon-Vorlage unter
    „Administration >
    Mitarbeiter
    > Importieren“
    herunter.
  6. Berücksichtigen Sie beim Vorbereiten der Datei die folgenden Formatierungsanforderungen:
    Formatierungselement
    Überlegungen
    Spaltenüberschriften
    Spaltenüberschriften in Ihrem Arbeitsblatt müssen genau mit den Attributnamen oder Aliasnamen übereinstimmen und müssen Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen berücksichtigen.
    Vor- und Nachname
    Erforderliche Spalten.
    Vorname
     und
    Nachname
     müssen im Arbeitsblatt in getrennten Spalten stehen.
    E-Mail
    Die Spalte mit der E-Mail-Adresse in Ihrem Arbeitsblatt muss
    „E-Mail“
    lauten.
    Manager
    Die Managerspalte des Mitarbeiters muss
    „Manager“
    heißen, es sei denn, Sie haben den Attributnamen in Peakon geändert.
    Telefonnummer
    Wenn Sie das Telefonnummernfeld verwenden, stellen Sie sicher, dass die Spalte auf Ihrem Blatt eine Zelle vom Typ Text ist. Jeder andere Typ kann dazu führen, dass der Upload fehlschlägt. Zellen vom Typ „Zahl“ funktionieren nicht, da Microsoft Excel das Pluszeichen (+) nicht richtig behandelt. Dabei handelt es sich um die Vorwahl vieler Telefonnummern.
    Sonderzeichen
    Vermeiden Sie Sonderzeichen in E-Mail-Adressen. Normale Zeichen in E-Mail-Adressen sind jedoch zulässig.
    Daten
    Datumsattributspalten in Ihrem Arbeitsblatt müssen Zellen vom Typ „Datum“ enthalten. Oft speichert Microsoft Excel Daten nicht richtig, selbst wenn das Datumsformat verwendet wird, und daher kann Peakon sie nicht als Datum erkennen. Wenn dieses Problem auftritt, konvertieren Sie die als Text gespeicherten Daten in Datumsangaben.
    Obwohl Peakon standardmäßige Datumsformate akzeptiert, empfehlen wir JJJJ-MM-TT, da dies die allumfassende Option ist und somit die Anzahl potenzieller Probleme verringert.
    Wenn Sie eine CSV-Datei verwenden, müssen Sie das Format JJJJ-MM-TT verwenden.
    Mehrere Blätter
    Das Arbeitsblatt darf nur 1 Blatt enthalten.
    Kennwort
    Kennwortgeschützte Microsoft Excel-Tabellen funktionieren nicht.
    Leere Zellen
    Wenn Sie eine Spalte mit leeren Zellen haben, entfernt der Upload vorhandene Werte für die Mitarbeiter, die für dieses Attribut leere Zellen haben. Mit dieser Methode können Sie Daten für bestimmte Attribute massenhaft entfernen.
    Wenn Sie ein bestimmtes Attribut nicht aktualisieren müssen, entfernen Sie einfach diese Spalte aus der Datei. Peakon aktualisiert nur Daten für die in der Datei vorhandenen Attribute.
    Zeitzonen
    Verwenden Sie die Spalte
    „Zeitzone“
     , wenn Sie Mitarbeiter in mehreren Zeitzonen haben, die die Umfrage in ihrer eigenen Zeitzone erhalten sollen. Peakon verwendet TZ-Datenbankstandards. Beispiel: America/New_York.
    Sprache
    Verwenden Sie die Spalte
    „Sprache“
     , um die Sprache für jeden Mitarbeiter festzulegen, wenn Sie im Dienstplan mehrere Sprachen verwenden.
  7. Berücksichtigen Sie beim Importieren der Datei die zusätzlichen Dateiimportoptionen:
    Importoption
    Beschreibung
    Keine neuen Mitarbeiter erstellen
    Diese Option ist nützlich, wenn Sie keine neuen Mitarbeiter hinzufügen, sondern nur vorhandene Mitarbeiter aktualisieren möchten. Mit dieser Option können Sie außerdem die doppelte Erfassung von Mitarbeiterdaten vermeiden. Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter eine seiner eindeutigen Kennungen ändert und die Datei einen Fehler enthält, erstellt Peakon kein Duplikat. Stattdessen warnt Peakon Sie nach dem Import vor dem Fehler.
    Überschreiben der Personalnummer oder E-Mail aktivieren
    Peakon ignoriert Updates, die vorhandene eindeutige Kennungen entfernen oder ändern, es sei denn, Sie aktivieren diese Option. Änderungen in diesen Feldern sind selten und deuten oft auf eine Verwechslung von Mitarbeiternummern oder E-Mails hin.
    In einigen Fällen sollten Sie diese Option verwenden, um die Sicherheitsblocker zu umgehen:
    • Sie müssen eine falsche Mitarbeiternummer eines Mitarbeiters aktualisieren.
    • Sie müssen die E-Mail-Adresse oder Mitarbeiternummer eines Mitarbeiters entfernen.
    • Die E-Mail-Adresse eines Mitarbeiters hat sich geändert, entweder aufgrund einer Änderung der E-Mail-Domäne oder des Nachnamens.
    Mit Vorsicht verwenden. Wenn Sie eine eindeutige Kennung aktualisieren müssen, stellen Sie sicher, dass in der Personalakte des Mitarbeiters auch die andere eindeutige Kennung vorhanden ist. Durch Beibehalten einer einheitlichen eindeutigen Kennung in der Datendatei wird die Erstellung doppelter Kennungen vermieden.
    Gültigkeit einstellen
    Alle von Ihnen hochgeladenen Daten werden ab der nächsten Umfragerunde auf den Peakon-Dashboards wirksam. Die von Ihnen hochgeladenen Daten überschreiben keine historischen Dashboard-Daten.
    Verwenden Sie diese Option, wenn Sie Informationen zu vorhandenen Mitarbeiterdatensätzen rückdatieren müssen. Durch die Rückdatierung werden vorhandene Ergebnisse aus Mitarbeiterbefragungen rückwirkend in andere Segmente eingeordnet, wodurch frühere Dashboards geändert werden.
    Wenn Sie diese Option verwenden, müssen Sie das Gültigkeitsdatum für die Mitarbeiterdaten auswählen, die Sie importieren. Wenn es für eine bestimmte Umfragerunde gültig sein muss, wählen Sie das Datum vor Beginn dieser Runde aus.
    Der Upload datiert alle Spalten zurück, die auf dem Blatt vorhanden sind. Entfernen Sie alle Spalten, die nicht rückdatiert werden sollen. Die einzigen erforderlichen Spalten sind
    Vorname
    ,
    Nachname
    ,
    E-Mail/Mitarbeiter-ID
    und die Attribute, die Sie rückdatieren müssen.
    Eine Rückdatierung von Datumsattributen ist nicht möglich, da die Datumswerte bereits das Gültigkeitsdatum aufweisen.
  8. Laden Sie das Fehlerbehebungsprotokoll herunter und beheben Sie alle Warnungen oder Fehler, bevor Sie auf
    „Okay, ich bin fertig“
    klicken. Nach diesem Schritt ist es aus Sicherheitsgründen nicht mehr möglich, das Fehlerprotokoll herunterzuladen.
Ab der nächsten Umfragerunde werden Ihnen die importierten Änderungen angezeigt. Die historischen Daten bleiben unverändert, sofern Sie den Import nicht rückdatieren.