Konzept: E-Mail-Umfragekanal

E-Mail ist die gängigste und vorteilhafteste Möglichkeit, die Umfrage an Ihre Mitarbeiter zu senden. Sie können auf der Registerkarte

„E-Mail“

des

Zeitplans

steuern, ob E-Mail als Umfragekanal verwendet werden soll.

Jeder Mitarbeiter erhält einen einzigartigen Umfragelink, der mit seinem Umfragetoken verknüpft ist. Das Token stellt eine Verbindung zu ihrem Mitarbeiterdatensatz und ihrer Segmentierung her. Durch die Verwendung eindeutiger Umfrage-Token kann Peakon Erinnerungen an Mitarbeiter senden, die die Umfrage noch nicht beantwortet haben. Mitarbeiter müssen den ihnen zugewiesenen Umfragelink selbst ausfüllen und dürfen den persönlichen Umfragelink nicht an andere Mitarbeiter weiterleiten.

Wenn Sie den Link einer von Ihnen abgeschlossenen Umfrage öffnen, wird angezeigt, dass die Umfrage abgeschlossen ist, und Sie haben die Möglichkeit, sie zurückzusetzen.

Es ist unbedingt erforderlich, vor dem Start der Umfrage die technischen Details zu konfigurieren und die E-Mail-Zustellung zu testen.

Das Aktivieren oder Deaktivieren des E-Mail-Versands im Umfrageplan hat keine Auswirkungen auf andere E-Mail-Benachrichtigungstypen.

Wenn Ihr Unternehmen Single Sign-On verwendet, können Sie den universellen Umfragelink mit anderen Mitarbeitern teilen. Der Link leitet jeden Benutzer zu seiner individuellen Umfrage weiter. Weitere Informationen finden Sie unter: Konzept: Single Sign-On-Umfragelink

Im Umfrageplan wird nach dem Start der Umfrage das nächste Erinnerungsdatum angezeigt. Erinnerungen werden an Mitarbeiter versendet, die zum Zeitpunkt der Auslösung der Erinnerung ihre Umfrage noch nicht beantwortet haben. Die erste Erinnerung wird nach der Hälfte der Umfrage verschickt, die weiteren Erinnerungen werden danach alle 4 Tage verschickt. Beispiel: Sie beginnen Ihre Umfrage an einem Montag und sie dauert 2 Wochen. Die erste Erinnerung erfolgt am Montag der zweiten Woche und die letzte Erinnerung am Freitag der zweiten Woche. Fällt eine geplante Erinnerung auf ein Wochenende, wird sie am nächsten Werktag versendet.

Sie können den Erinnerungsversand im Zeitplan deaktivieren oder überschreiben, nachdem die Runde begonnen hat. Durch das Überschreiben der ersten Erinnerungs-E-Mail wird auch die nachfolgende Erinnerungs-E-Mail um die gleiche Anzahl von Tagen nach hinten oder vorne verschoben. Es ist auch möglich, sofort eine Ad-hoc-Erinnerung zu senden, indem Sie

auf Erinnerung senden

klicken. Das Senden einer Erinnerung hat keinen Einfluss auf geplante Erinnerungen.

Sie können den E-Mail-Text und die Betreffzeile auf der Registerkarte

„E-Mail“

eines Umfrageplans anpassen. Sie können per E-Mail-Text mitteilen, wie Sie das Feedback verwenden werden, und Informationen bereitstellen, die den Mitarbeitern dabei helfen können, ihre Erwartungen zu steuern. Beispiel: Wenn Führungskräfte Kommentare einsehen können, können Sie Ihre Mitarbeiter vorab darüber informieren. Es ist nicht möglich, Erinnerungs- oder Reaktivierungs-E-Mails anzupassen.

Navigieren Sie zur Registerkarte

„Umfrageeinstellungen“,

um den

Absender der Umfrage

festzulegen. Um die Teilnahme zu fördern, empfehlen wir die Verwendung eines Namens, den die Mitarbeiter wiedererkennen. Beispiel: der Kampagnenname für die Umfrage oder der Name einer Führungskraft. Erkundigen Sie sich bei Ihrer IT-Abteilung, ob Spamfilter vorhanden sind, die Massen-E-Mails mit dem Namen einer Führungskraft blockieren könnten. Wenn kein manuell ausgewählter Umfrageabsender vorhanden ist, wird als Fallback der Vorname in der Zugriffskontrollgruppe „

Administratoren

“ verwendet.

Die erste E-Mail, die ein Mitarbeiter erhält, ist in der Sprache seines Personaldatensatzes, wenn Sie diese Sprache in den Umfrageeinstellungen aktivieren. Wenn im Mitarbeiterdatensatz keine Sprache angegeben ist, wird als Ersatz die erste Sprache des Dienstplans verwendet. Die Umfrage erkennt für zukünftige Mitteilungen die Sprache des Mitarbeiters anhand seines Browsers oder seiner IP-Adresse, sofern es sich um eine Ihrer Dienstplansprachen handelt.

Der Standard-E-Mail-Text und der Betreff enthalten bereits Übersetzungen in alle verfügbaren Sprachen. Wenn Sie in Ihren Umfrageeinstellungen mehrere Sprachen aktivieren, wird den Mitarbeitern bei der Auswahl einer beliebigen Sprache die entsprechende Übersetzung angezeigt.

Durch das Anpassen des E-Mail-Textes und der Betreffzeile werden automatische Übersetzungen entfernt. Wenn Sie in Ihren Umfrageeinstellungen mehrere Sprachen aktivieren, stellen Sie sicher, dass Sie für alle von Ihnen vorgenommenen Anpassungen Übersetzungen bereitstellen.

Auf der Registerkarte

„E-Mail“

des Zeitplans können Sie sehen, wie viele Personen sich abgemeldet haben. Wenn Sie sich von der Umfrage-E-Mail abmelden, werden Sie von der Umfrage und den Erinnerungen abgemeldet, nicht jedoch von anderen E-Mail-Typen. Mitarbeiter mit Manager- oder persönlichem Dashboard können ihre Abonnementeinstellungen in ihren Profileinstellungen verwalten.

Für Manager und Administratoren ist es nicht möglich, die Namen abgemeldeter Mitarbeiter einzusehen oder diese einzeln zu verwalten. Umfrageadministratoren können die Anmeldung von Mitarbeitern für Umfragebenachrichtigungen in großen Mengen erneut durchführen.

Wenn Ihr Unternehmen mehrere E-Mail-Domänen verwendet, wenden Sie sich an das Kundendienstteam, um diese für Ihr Konto zu aktivieren und so Fehler beim Hochladen von Daten zu vermeiden.