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Dokumentation
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Peakon
Zuletzt aktualisiert: 2025-05-02
Konzept: E-Mail-Benachrichtigungen mit Zusammenfassung

Konzept: E-Mail-Benachrichtigungen mit Zusammenfassung

Hintergrund

Die Digest-E-Mail ist eine zusammenfassende Übersicht, die Führungskräfte per E-Mail erhalten.
Es gibt mehrere Benachrichtigungen, die Zusammenfassungs-E-Mails auslösen. Organisationen können auswählen, ob ihre Führungskräfte die Zusammenfassungs-E-Mail automatisch in regelmäßigen Abständen (ausgelöst durch fällige Benachrichtigungen) erhalten sollen oder ob die Zusammenfassungs-E-Mail bis zum Ende der Umfragerunde verzögert werden soll.
Die Digest-E-Mails enthalten Zusammenfassungen mehrerer Dashboards für Benutzer, die mehr als einen Bereich in Peakon verwalten. Jeder qualifizierte Manager erhält maximal eine Zusammenfassungs-E-Mail pro Tag.

Voraussetzungen

Alle Führungskräfte mit Dashboard-Zugriff sind berechtigt, Zusammenfassungs-E-Mails zu erhalten, sofern sie alle drei Bedingungen erfüllen:
  • Der Leiter verfügt über die erforderlichen Berechtigungen, um zum Zeitpunkt des Versands der Zusammenfassungs-E-Mail auf sein Dashboard zugreifen zu können.
  • Ihr Dashboard erfüllt die Anforderungen der Organisation an die Datentransparenz.
  • Auf ihrem Dashboard finden Sie fällige Benachrichtigungen, sofern Sie die Option
    „Automatisch“
     ausgewählt haben.
Es ist nicht möglich, die Zusammenfassungs-E-Mail zu deaktivieren. Sie können jedoch über Zugriffsberechtigungen steuern, wer sie erhält. Beispiel: Deaktivieren Sie die Zugriffskontrollgruppen der Benutzer, die keine Zusammenfassungs-E-Mail erhalten sollen.
Folgende Berechtigungen sind erforderlich, um Zusammenfassungs-E-Mails zu erhalten:
  • Zugriffsstatistiken.
  • Zugriff auf [...]-Kommentare (Beispiel: Zugriff auf Treiberkommentare).
  • Kommentare in Echtzeit abrufen (bei Verwendung
    der automatischen
     Zusammenfassungshäufigkeit).
Manager müssen nicht selbst an der Umfrage teilnehmen, um zusammenfassende E-Mails zu erhalten. Zweck dieser Zusammenfassungs-E-Mail ist es, Manager über Aktualisierungen in den von ihnen verwalteten Dashboards zu informieren.
Beispiel: Wenn Sie eine Pilotumfrage mit ausgewählten Mitarbeitern durchführen, erhalten die Manager dieser Mitarbeiter möglicherweise eine zusammenfassende E-Mail, falls ihr Dashboard aufgrund der Pilotumfrage neu berechnet wird. Die Bedingungen, die eine Neuberechnung des Dashboards auslösen, finden Sie in Konzept: Stärken und SchwerpunkteDie

Versandzeit

Die Versandzeit für Digest-E-Mails ist 06:00 UTC.
Peakon führt um 14:00 UTC eine zweite Überprüfung durch, um alle noch ausstehenden Digest-E-Mails abzurufen. Beispiel: Beim Versand der ersten Charge gab es Probleme.
Peakon kann auch zwischen den Umfragerunden Zusammenfassungs-E-Mails versenden, wenn es im Dashboard ein Update zu einem Schwerpunktbereich gibt. Beispiel: Ein leitender Angestellter hat Ihnen einen Schwerpunktbereich zugewiesen.

E-Mail-Inhalt

Die Zusammenfassungs-E-Mail enthält mehrere Komponenten, und der Inhalt der empfangenen E-Mail hängt vom Benachrichtigungstyp, den Umfrageeinstellungen und den Zugriffsberechtigungen des Managers ab.
Obwohl es verschiedene Varianten der Digest-E-Mail gibt, enthalten Digests immer eine Übersicht der fälligen Benachrichtigungen, einen Dashboard-Link und Links zu relevanten Support-Dokumentationen. Darüber hinaus können die Zusammenfassungs-E-Mails die Gesamtpunktzahl jedes Fragensatzes, Kennzahlen zur Teilnahme und gegebenenfalls Vorschläge für Mikrokurse enthalten.
Diese Benachrichtigungen lösen Zusammenfassungs-E-Mails aus:
  • Neue Kommentare.
  • Peakon hat eine neue Stärke bzw. einen neuen Schwerpunktbereich identifiziert.
  • Peakon hat einen empfohlenen Fokusbereich entfernt.
  • Jemand hat einen neuen Fokusbereich akzeptiert oder manuell festgelegt.
  • Jemand hat einen empfohlenen Schwerpunktbereich abgelehnt.
  • Jemand hat einen Fokusbereich entfernt.
  • Peakon hat ein neues hervorgehobenes Segment identifiziert.
  • Das Engagement bzw. der eNPS-Wert hat sich seit der vorherigen Runde erhöht oder verringert.
  • Die PowerPoint-Präsentation enthält nun Daten aus Ihrer letzten Umfrage.
  • Peakon hat einen potenziell sensiblen Kommentar entdeckt.
  • Jemand hat eine Aktion in Ihrem Dashboard eingerichtet.
Wenn Sie mehrere Segmente verwalten, enthält die Zusammenfassungs-E-Mail, die Sie erhalten, einen Abschnitt für jedes von Ihnen verwaltete Dashboard, sofern diese die Sichtbarkeitsschwellenwerte Ihrer Organisation erfüllen.
Es ist nicht möglich, den Inhalt von Digest-E-Mails in der Vorschau anzuzeigen oder anzupassen.
Die Zusammenfassungs-E-Mails unterliegen den Zugriffskontrollberechtigungen der einzelnen Manager, um zu verhindern, dass Manager irrelevante Zusammenfassungsbenachrichtigungen erhalten.
Beispiel: Wenn die Manager Ihrer Organisation keinen Zugriff auf Kommentare haben und Sie die Zusammenfassungs-E-Mails auf
„Automatisch“
eingestellt haben, werden die Manager während der Runde wahrscheinlich nicht viele (oder gar keine) Zusammenfassungs-E-Mails erhalten. Dies liegt daran, dass die Benachrichtigung über neue Kommentare der am häufigsten ausgelöste Digest-Trigger während Umfragerunden ist. Die Manager erhalten am Ende der Runde eine Zusammenfassung, die jedoch keinen Kommentarbereich enthält.

Konfiguration

Innerhalb jedes Umfrageplans können Sie die Häufigkeit der Zusammenfassungs-E-Mail auf automatisch oder auf das Ende der Umfragerunde einstellen. Sehen Häufigkeit von Digest-E-Mails festlegen für Anweisungen.
Option
Beschreibung
Automatisch
Sendet täglich eine E-Mail mit einer Zusammenfassung an Manager, deren Sichtbarkeitsschwelle überschritten ist, sofern auf ihren Dashboards fällige Benachrichtigungen vorliegen.
Ende der Befragungsrunde
Sendet am Ende der Umfragerunde eine zusammenfassende E-Mail an die Manager, deren Werte die Sichtbarkeitsschwelle überschreiten.
Wenn es während der Umfragerunde eine Aktualisierung in den Fokusbereichen gibt (Beispiel: eine Führungskraft nimmt einen Fokusbereich im Namen eines Managers an oder lehnt ihn ab), erhält der Segmentmanager am nächsten Werktag eine zusammenfassende E-Mail.
Sie können die Häufigkeit der Zusammenfassungs-E-Mails auch während der Umfragerunde ändern, und die Änderungen werden sofort wirksam. Beispiel: Wenn Sie auf automatische Zusammenfassungs-E-Mails umstellen, erhalten berechtigte Manager diese ab dem nächsten Tag, sofern sie fällige Benachrichtigungen haben. Wenn Sie auf die Zusammenfassung am Ende der Runde umschalten, werden die täglichen Zusammenfassungen eingestellt.
Wenn Sie den E-Mail-Versand für eine Umfrage deaktivieren (z. B. für eine Kiosk-Umfrage), wird der Versand von Zusammenfassungs-E-Mails nicht deaktiviert.
Die Empfänger können ihre E-Mail-Abonnements individuell verwalten und sich bei Bedarf von den Zusammenfassungs-E-Mails abmelden. Die Abmeldung vom Newsletter hat keine Auswirkungen auf andere E-Mails. Empfänger können ihr Abonnement verlängern, indem sie ihre Benachrichtigungseinstellungen in ihrem Peakon-Konto konfigurieren.

Einschränkungen

  • In der Peakon-Benutzeroberfläche ist es nicht möglich, eine Vorschau der Zusammenfassungs-E-Mails anzuzeigen. Die Zusammenfassungs-E-Mails variieren je nach Benutzer, abhängig von der Art der Benachrichtigung, den Umfrageeinstellungen und den Zugriffsberechtigungen.
  • Es ist nicht möglich, den Absender, die Betreffzeile oder den Inhalt von Zusammenfassungs-E-Mails zu ändern.
  • Es ist nicht möglich, Digest-E-Mails erneut zu senden oder den Versand einer Digest-E-Mail manuell auszulösen. Wenn Sie den Managerzugriff während und nach der Umfrage deaktivieren, ist es nicht möglich, die E-Mail-Benachrichtigungen mit den Ergebnissen erneut auszulösen, wenn Sie den Zugriff zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren. Als Ausweichlösung können Sie Manager per Massenbenachrichtigung über eine Dashboard-Einladung über die Zugriffskontrollgruppe informieren. Die Manager können die Informationen, die im Digest enthalten gewesen wären, über ihr Dashboard und die Registerkarte „Benachrichtigungen“ abrufen.
  • Es ist nicht möglich, Manager erneut zu registrieren, um E-Mails in ihrem Namen zu verarbeiten.
  • Wenn ein Mitarbeiter einen Kommentar abgibt, seine Umfrage aber anschließend zurücksetzt, wird dieser Kommentar nicht mehr in den Dashboards angezeigt. Wenn der Mitarbeiter diese Aktion jedoch abgeschlossen hat, nachdem sein Vorgesetzter die tägliche Zusammenfassung bereits erhalten hat, kann ein Ausschnitt des Kommentars in dieser E-Mail angezeigt werden und ist somit für den Vorgesetzten sichtbar.