Concept : fichiers en double
Vous pouvez rechercher, repérer, gérer et mettre à jour les fichiers en double. Factures de la Gestion des contrats et de la veille stratégique aux documents pour des contrats uniques, et non pour des fichiers en double.
La duplication s’applique uniquement au contenu du fichier, et non aux propriétés du document telles que :
- Nom du fichier.
- Emplacement du fichier.
- Date du téléversement.
Exemple : lorsque deux fichiers ont le même contenu, mais que les propriétés du document sont différentes, ils sont tout de même considérés comme des doublons.
Gestion des contrats et Document Intelligence associent automatiquement les doublons lorsque vous téléversez des documents pour offrir les avantages suivants :
- Des résultats de recherche simplifiés.Lorsque vous recherchez un contrat dans des fichiers en double, la Gestion des contrats et l'intelligence documentée présentent un seul résultat. Vous pouvez cliquer pour afficher et sélectionner le fichier à accéder.Gestion des contrats et Document Intelligence appliquent des actions telles que le déplacement, la suppression ou la copie à partir de la recherche dans le fichier initial et dans tous les doublons.
- Propager automatiquement les mises à jour de fichiers.Lorsque vous mettez à jour un fichier, Gestion des contrats et Document Intelligence appliquent automatiquement vos modifications à tous les fichiers en double . Les changements apportés à un fichier en double sont reflétés dans les autres fichiers, quels que soient leurs noms, leurs emplacements ou leurs heures de téléversement. Les changements apportés au nom ou à l'emplacement du fichier n'ont pas d'incidence sur les fichiers en double; ils conservent leurs propres noms et emplacements.
- Des rapports d’exportation faciles à lire.Lorsque vous exportez une liste de contrats vers Excel, Gestion des contrats et Document Intelligence n’affichent qu’un seul fichier dans la sortie. Cela élimine la confusion en évitant plusieurs noms de fichiers pour le même contrat. Vous pouvez inclure des doublons dans l’exportation, au besoin.