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Documentación
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Última actualización: 2026-04-03
Viernes, 3 de abril

Viernes, 3 de abril

Ruta de workflow

Con esta versión, Workday presenta Workflow Routing, un motor de rutas inteligente que ayuda a los usuarios a identificar y acceder a los formularios de recepción de contratos correctos a través de la interfaz de Ask AI .
Beneficios empresariales
La ruta de Workflow permite a los usuarios finales identificar rápidamente el Formulario de admisión pertinente mediante el uso de IA para guiarlos a través de una conversación sencilla y paso a paso. Esto elimina las conjeturas de su equipo y evita el ciclo de repetición del trabajo en el que las solicitudes se rechazan y se reinician semanas después porque se eligió el formulario incorrecto.
Cambios
Ficha Automatización
 : añadimos una nueva subficha
Tabla de ruta
 en la ficha
Automatización
 , donde los usuarios con el rol
Generador de workflow: Manage
 pueden definir reglas de ruta.
Ask AI
  • La interfaz de Ask AI ahora incluye una opción
    de ruta de Workflow
     para iniciar solicitudes guiadas.
  • Ask AI genera hasta 5 preguntas iniciales derivadas de las instrucciones de la
    tabla de ruta
     para comenzar el proceso de descubrimiento.
  • Una vez identificado, Ask AI muestra el nombre del workflow como un vínculo en el que se puede hacer clic y que lleva al usuario directamente al Formulario de admisión con el workflow preseleccionado.
Nota: el motor de ruta utiliza listas
de control de acceso de Workflow
 para garantizar que los usuarios solo reciban sugerencias de workflows a los que tienen permiso de acceso.
¿Qué debo hacer?
Configuración de ruta
Requisitos previos
El usuario debe tener el rol
de Generador de workflow: Manage
 .
Pasos
  1. Navegue a la subficha
    Tabla de ruta
     en la ficha
    Automatización
     .
  2. Haga clic en
    Crear nueva ruta
     y seleccione un workflow publicado en el campo
    Nombre de ruta
     .
  3. Introduzca
    instrucciones de ruta
     detalladas para ayudar a la IA a distinguir este workflow de otros. Utilice lenguaje natural para definir cuándo debe utilizar un usuario esta ruta (por ejemplo: "Utilice esta ruta cuando un usuario quiera solicitar una actualización de hardware").
  4. Navegue a la subficha
    Ruta general
     para configurar un mensaje de bienvenida de instrucciones
    de ruta general
     o una
    respuesta de reserva
     para cuando Ask AI no encuentre una coincidencia.
  5. Active la
    opción Activar ruta para todos los usuarios
     para iniciar la función Ruta de Workflow en la interfaz de Ask AI para todos los usuarios finales.
Selección de Workflow (usuarios finales)
Requisitos previos
  • Ask AI debe estar activado para su espacio de trabajo.
  • Los usuarios finales deben tener el rol
    Acceso a ticket
     .
  • El conmutador
    Activar ruta para todos los usuarios
     debe estar activado para al menos una ruta de workflow.
Pasos
  1. Acceda
    a Ask AI
     y seleccione la opción
    Enrutamiento de Workflow
     para iniciar la solicitud y dirigirla al workflow correcto.
  2. A continuación, Ask AI generará y mostrará dinámicamente hasta 5 preguntas iniciales para ayudar en el proceso de selección. Nota: estas preguntas se derivan directamente de las instrucciones definidas en la
    tabla de ruta
     .
  3. A medida que el usuario final interactúa, Ask AI hará preguntas de seguimiento específicas basadas en respuestas anteriores para restringir el flujo de trabajo.
  4. Una vez que se identifica el workflow correcto, Ask AI presenta el nombre del workflow como un vínculo en el que se puede hacer clic, lo que lleva al usuario final directamente al Formulario de admisión.
¿Qué sucede si no hago nada?
Si no configura la
tabla de ruta
 , los usuarios seguirán seleccionando manualmente los formularios de admisión de la biblioteca sin recomendaciones guiadas por IA, y Ask AI no proporcionará sugerencias de workflow.

Conector de Microsoft Word para Workday Contract Lifecycle Management

Descripción Microsoft Word Connector permite a los usuarios iniciar documentos de contrato desde Workday Contract Lifecycle Management (CLM) directamente en su aplicación de escritorio local de Microsoft Word para editarlos y sincronizar las actualizaciones con la plataforma CLM.
Beneficios empresariales
  • Ahorro de tiempo
     : elimina los pasos manuales de descargar, guardar y volver a cargar documentos, lo que agiliza los ciclos de contratación y aumenta la eficiencia.
  • Colaboración
     : permite que varios usuarios inicien y editen documentos simultáneamente, lo que admite comentarios encadenados y discusiones entre el escritorio y la plataforma.
Cambios
En el visor de documentos, cambiamos el nombre del botón
Editar en línea
 a
Editar con Microsoft
 e incluimos una nueva opción
de Microsoft Word para escritorio
 que permite a los usuarios abrir documentos en la versión de escritorio de Microsoft Word.
Con el nuevo conector, activamos
funcionalidades de sincronización
 como las siguientes:
  • Sincronización automática del contenido del documento, incluidos iconos, tablas e imágenes.
  • Compatibilidad con el resaltado de texto nativo aplicado en la aplicación de escritorio.
  • Realice un seguimiento de los cambios y un registro de actividades en CLM que capturen las modificaciones realizadas durante las sesiones de escritorio.
Seguridad y permisos
 :
  • La integración hereda Workflow Visibility and Permissions de la plataforma CLM.
  • Los usuarios deben tener permisos de edición en el workflow para poder acceder a la funcionalidad
    Editar con Microsoft
     .
  • Para activar la integración, el conector solicita los siguientes permisos:
    Tipo
    Permiso/ámbito
    Propósito/nota
    Delegado
    User.Read
    Conexión e identidad de usuario
    Delegado
    FileStorageContainer.Selected
    Contenedor de SharePoint seleccionado por el usuario
    Aplicación
    FileStorageContainer.Selected
    Acceso a nivel de aplicación al contenedor seleccionado
Consideraciones
 :
  • Formatos de archivo
     : la integración admite los formatos .doc y .docx. Aunque los documentos PDF no se pueden editar directamente, puede convertirlos en Gestión de contratos y Document Intelligence antes de abrirlos en la aplicación de escritorio de Word.
  • Sincronización de sincronización
     : los cambios en el documento pueden sufrir un retraso de entre 0 y 5 minutos.
  • Los documentos editados en la aplicación de escritorio no aparecen en la lista
    Editados recientemente
     de
    Microsoft Word
     . Los usuarios deben volver a Workday CLM para volver a abrir el archivo.
¿Qué debo hacer?
Los administradores deben configurar el conector de Microsoft Word. Siga los pasos descritos en Definición del conector de Microsoft Word para la gestión del ciclo de vida de los contratos
¿Qué sucede si no hago nada?
Si no configura la integración, los usuarios deben continuar descargando manualmente los documentos de Workday CLM, editarlos localmente y cargar manualmente las versiones revisadas en la plataforma.