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Dokumentation
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Zuletzt aktualisiert: 2026-04-03
Freitag, 3. April

Freitag, 3. April

Workflow-Weiterleitung

Mit diesem Release führt Workday Workflow Routing ein, eine intelligente Routing-Engine, mit der Benutzer über die Ask AI Oberfläche die richtigen Intake-Formulare für Verträge identifizieren und darauf zugreifen können.
Vorteile und Nutzen
Mit dem Workflow Routing können Endbenutzer das relevante Intake-Formular schnell identifizieren, indem es sie mithilfe von KI durch ein einfaches Schritt-für-Schritt-Unterhaltungen führt. Dadurch gibt es keine Rätselraten für Ihr Team mehr und verhindert die Überarbeitungsschleife, in der Anträge Wochen später abgelehnt und neu gestartet werden, weil das falsche Formular ausgewählt wurde.
Änderungen
Register "Automatisierung"
 : Wir fügen ein neues Unterregister
"Routing-Tabelle"
 unter dem Register
"Automatisierung"
 hinzu, auf dem Benutzer mit der Rolle
"Workflow Builder: Verwalten
 " Routing-Regeln definieren können.
Ask AI
  • Die Ask AI Oberfläche enthält jetzt eine
    Workflow Routing-
     Option, um geführte Anforderungen zu initiieren.
  • „Ask AI“ generiert bis zu fünf erste Fragen, die aus den Anweisungen der
    Routing-Tabelle
     abgeleitet werden, um den Discovery-Prozess zu starten.
  • Nach der Identifizierung zeigt Ask AI den Workflow-Namen als anklickbaren Link an, der den Benutzer direkt zum Intake-Formular mit dem vorab ausgewählten Workflow führt.
Hinweis: Die Routing-Engine verwendet
Workflow Zugriffskontrolllisten
 , um sicherzustellen, dass Benutzern nur vorgeschlagene Workflows angezeigt werden, für die sie eine Zugriffsberechtigung haben.
Was muss ich tun?
Routing-Konfiguration
Voraussetzungen
Der Benutzer muss die Rolle
"Workflow Builder: Verwalten"
 haben.
Schritte
  1. Navigieren Sie zum Unterregister
    Routing-Tabelle
     auf dem Register
    Automatisierung
     .
  2. Klicken Sie auf
    Neue Weiterleitung erstellen
     und wählen Sie im Feld
    Routing-Name
     einen veröffentlichten Workflow aus.
  3. Geben Sie detaillierte
    Anweisungen zur Weiterleitung
     ein, damit die KI diesen Workflow von anderen unterscheidet. Verwenden Sie natürliche Sprache, um zu definieren, wann ein Benutzer diese Weiterleitung verwenden soll (Beispiel: "Verwenden Sie diese Weiterleitung, wenn ein Benutzer ein Hardware-Upgrade anfordern möchte").
  4. Navigieren Sie zum Unterregister
    Allgemeines Routing
     , um eine Willkommensnachricht für Anweisungen
    zu allgemeinem Routing
     oder eine
    Fallback-Antwort
     zu konfigurieren, wenn Ask AI keine Übereinstimmung findet.
  5. Aktivieren Sie den Toggle
    Activate Routing for All Users,
     um das Feature Workflow Routing in der Ask AI Oberfläche für alle Endbenutzer zu starten.
Workflow Auswahl (Endbenutzer)
Voraussetzungen
  • "Ask AI" muss für Ihren Arbeitsbereich aktiviert sein.
  • Endbenutzer müssen über die Rolle
    "Ticketzugriff"
     verfügen.
  • Der Toggle "
    Routing für alle Benutzer aktivieren"
     muss für mindestens eine Workflow-Weiterleitung aktiviert sein.
Schritte
  1. Öffnen Sie
    Ask AI
     und wählen Sie die Option
    Workflow Routing
     , um die Anforderung zu initiieren und an den richtigen Workflow weiterzuleiten.
  2. Ask AI generiert dann dynamisch bis zu fünf erste Fragen und zeigt sie an, um den Auswahlprozess zu unterstützen. Hinweis: Diese Fragen werden direkt aus den Anweisungen in der
    Routing-Tabelle ""
     abgeleitet.
  3. Wenn der Endbenutzer interagiert, stellt Ask AI basierend auf vorherigen Antworten gezielte Follow-up-Fragen, um den Workflow einzugrenzen.
  4. Sobald der richtige Workflow identifiziert wurde, zeigt Ask AI den Workflow-Namen als anklickbaren Link an, der den Endbenutzer direkt zum Intake-Formular weiterleitet.
Was passiert, wenn ich nichts unterstütze?
Wenn Sie die
Routing-Tabelle ""
 nicht konfigurieren, wählen Benutzer weiterhin Intake-Formulare aus der Bibliothek ohne KI-gesteuerte Empfehlungen aus und Ask AI gibt keine Workflow-Vorschläge an.

Microsoft Word Connector for Workday Contract Lifecycle Management

Beschreibung: Mit dem Microsoft Word Connector können Benutzer Vertragsdokumente aus Workday Contract Lifecycle Management (CLM) direkt in ihrer lokalen Microsoft Word-Desktop-Anwendung starten, um sie zu bearbeiten und Aktualisierungen wieder auf der CLM-Plattform zu synchronisieren.
Vorteile und Nutzen
  • Zeitersparnis
     : Eliminiert manuelle Schritte des Herunterladens, Speicherns und erneuten Hochladens von Dokumenten, was zu schnelleren Vertragszyklen und mehr Effizienz führt.
  • Zusammenarbeit
     : Ermöglicht es mehreren Benutzern, Dokumente gleichzeitig zu starten und zu bearbeiten, und unterstützt Threads für Kommentare und Diskussionen zwischen Desktop und Plattform.
Änderungen
In der Dokumentenansicht benennen wir die Schaltfläche
Online bearbeiten
 in
Mit Microsoft bearbeiten
 um und fügen die neue Option
„Microsoft Word für Desktop“
 hinzu, mit der Benutzer Dokumente in der Desktop-Version von Microsoft Word öffnen können.
Mit dem neuen Konnektor ermöglichen wir
Synchronisierungsfunktionen
 wie:
  • Automatische Synchronisierung für Dokumentinhalte, einschließlich Symbole, Tabellen und Bilder.
  • Unterstützung der Hervorhebung von nativem Text in der Desktop-Anwendung.
  • Änderungen verfolgen und Aktivitätsprotokolle in CLM, die Änderungen erfassen, die während Desktop-Sitzungen vorgenommen wurden.
Sicherheit und Berechtigungen
 :
  • Die Integration erbt Workflow Sichtbarkeit und -Berechtigungen von der CLM-Plattform.
  • Benutzer müssen über Bearbeitungsberechtigungen für den Workflow verfügen, um auf die Funktion
    Bearbeiten mit Microsoft
     zugreifen zu können.
  • Um die Integration zu aktivieren, fordert der Konnektor folgende Berechtigungen an:
    Art
    Berechtigung/Bereich
    Zweck/Anmerkung
    Delegiert
    User.Read
    Anmeldung und Benutzeridentität
    Delegiert
    FileStorageContainer.Selected
    Vom Benutzer ausgewählter SharePoint-Container
    Anwendung
    FileStorageContainer.Selected
    Zugriff auf App-Ebene auf den ausgewählten Container
Überlegungen
 :
  • Dateiformate
     : Die Integration unterstützt die Formate .doc und .docx. Auch wenn PDF-Dokumente nicht direkt für die Bearbeitung unterstützt werden, können Sie sie in Vertragsmanagement und Document Intelligence konvertieren, bevor sie in der Word-Desktop-Anwendung geöffnet werden.
  • Synchronisierungszeitpunkt
     : Bei Dokumentänderungen kann es eine Verzögerung von 0 bis 5 Minuten geben.
  • In der Desktop-Anwendung bearbeitete Dokumente werden in
    Microsoft Word
     nicht in der Liste
    "Zuletzt bearbeitet
     " angezeigt. Benutzer müssen zu Workday CLM zurückkehren, um die Datei erneut zu öffnen.
Was muss ich tun?
Administratoren müssen Microsoft Word Connector einrichten. Führen Sie die Schritte in aus Microsoft Word Connector für Contract Lifecycle Management einrichten
Was passiert, wenn ich nichts unterstütze?
Wenn Sie die Integration nicht konfigurieren, müssen Benutzer Dokumente weiterhin manuell aus Workday CLM herunterladen, lokal bearbeiten und die überarbeiteten Versionen manuell auf die Plattform hochladen.