定義銀行帳戶
- 定義金融機構
- 定義公司的預設貨幣。
- 在銀行與結算功能區中配置銀行帳戶事件業務流程和安全原則。
- 安全性︰「設定︰「銀行與結算」功能區中的「銀行實體」網域。
在 Workday 中為您執行交易的所有外部營業帳戶建立銀行帳戶。對於非營業科目，請僅在需要進行調節時才建立科目。這些科目可讓您︰
- 建立、進行和接收付款。
- 調節帳簿。
- 管理現金。
- 存取「建立銀行帳戶」或「編輯銀行帳戶」任務。
- 填寫一般「帳戶資訊」區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 拼音名稱您可以在這些銀行帳戶欄位中使用拼音名稱，以便在付款檔案中包含正確的讀音︰- 組織
- 帳戶名稱
- 金融機構
- 分行名稱
在以下情況顯示︰- 您可以在「編輯用戶設定 - 全域」任務中啟用拼音名稱。
- 使用者在其喜好設定中選取相關的地區設定和顯示語言。
對於「帳戶名稱」和「分行名稱」，銀行帳戶國家/地區的偏好語言必須符合用戶設定中啟用的語言。組織選取公司階層，即可在各公司間共用科目。如果沒有任何科目活動，您可以變更此值。法人控股公司當您選取公司階層做為「組織」時，Workday 會顯示此欄位。您可以在階層中選取一家公司做為銀行帳戶的法定擁有者。Workday 使用此公司做為 Workday Bank Connectivity 產品的參照資料，以整合公司階層擁有的科目。帳戶貨幣您在帳戶中儲存資金以及轉換轉入帳戶的資金時使用的貨幣。對於公司，Workday 會自動填入公司貨幣。對於公司階層，Workday 會自動從合併詳細資料填入貨幣 (如果適用)。否則，Workday 會使用用戶的預設貨幣。如果沒有任何科目活動，您可以將此值變更為任何貨幣。若要將此科目用於薪資，科目貨幣必須與公司貨幣相符。接受所有貨幣/接受這些貨幣此科目可接收的資金貨幣。範例︰您在此欄位中指定收款可接受的貨幣。當您執行結算時，Workday 只會以此科目的特定貨幣處理收款。若要限制已撥付資金允許的貨幣，您也可以設定銀行匯款路徑規則。 請參閱 「定義銀行匯款路徑規則」。允許的付款類型用於薪資、供應商和其他付款的付款類型必須與銀行帳戶的付款類型相符。範例︰如果您的正職員工可以選擇直接存款做為其薪資給付的偏好付款類型，則用於進行這些付款的銀行帳戶必須包含直接存款付款類型。選取手動可從此科目進行非週期性手動付款。您可以使用維護付款類型任務定義付款類型。銀行帳戶安全區段銀行帳戶安全區段可讓特定安全的員工群組使用此銀行帳戶來建立、編輯和取消特殊付款。 - 輸入所選國家/地區的特定帳戶詳細資料︰
選項 說明 銀行分類代碼輸入可加或不加連字號的 6 位數排序代碼。範例︰000000 或 00-00-00。(僅限英國)帳號在英國，帳號必須是 8 位數。員工名冊編號(選填) 對於某些「建屋互助協會」或先前的「房屋互助協會」帳戶，此為必填欄位。大多數科目已不再使用卷宗編號。(僅限英國)帳戶名稱在英國，帳戶上的姓名是選填的，因為銀行轉帳取決於排序代碼和帳號。IBAN(選用) 輸入 IBAN 號碼，以便跨國界將資金轉入或轉出此帳戶。此欄位只會針對部分國家/地區顯示。如果帳戶的銀行對帳單使用 ISO20022 格式，則您必須指定銀行對帳單檔案中識別的 IBAN 號碼。分數輸入分數形式的銀行轉帳號碼，做為支票上 MICR 的備份。未在英國使用。格式化 MICR如果您使用空白支票，而您的銀行需要與 Workday 提供的列印版面配置不同的磁性墨跡字元識別格式 (MICR)，請輸入適當的值。Workday 會使用您在支票列印版面配置上選取的位置中指定的 MICR。未在英國使用。目標餘額記錄您要維護此科目的餘額，以便儲存和報告此資訊。範例︰銀行將款項移入或移出帳戶，以達到目標金額。或者，您可以設定在每天結束時達到特定餘額的目標，然後自行轉移資金。銀行對帳單格式Workday 會依據對帳單格式將餘額、匯總和交易類型代碼指派給銀行對帳單記錄。對於先前匯入、記錄並提交用於調節的銀行對帳單，您只有在完全調節後才能選取或更新對帳單格式。銀行對帳單自訂代碼集(選用) 將包含您自己的自訂科目餘額、匯總和交易類型代碼的預定義銀行對帳單代碼集指派給銀行帳戶。這些代碼適用於 BAI2、BTRS、ISO20022 或非標準的銀行對帳單格式。用戶型和銀行提報類型代碼可供選取的項目︰- 銀行對帳單 Worktag 對應
- 手動輸入的銀行對帳單
- 手動銀行對帳單調節
- 適用於自動和首次通知調節的銀行調節比對規則和首次通知條件規則。
- 對照金融機構的餘額，調節 Workday 中帳戶的餘額。若要調節非營業科目，您可以使用特殊銀行交易和範本來記錄主要交易資訊。完成調節配置區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 進階模式選取此核取方塊可根據調節規則集將銀行對帳單明細與營業交易進行調節。Workday 會使用第一次通知規則集，自動建立特殊銀行交易，以調節第一次通知項目。如果您僅依據比對的金額和參考號碼，將銀行對帳單明細與營業交易進行調節，請清除此核取方塊。執行自動銀行調節- 選取「手動」會手動啟動此科目中所有對帳單的銀行對帳單調節作業。
- 當您將此帳戶中的對帳單載入 Workday 時，選取載入時會啟動自動銀行對帳單調節作業。
比對規則集選取相符的規則集，將銀行對帳單明細與營業交易進行調節。Workday 使用以下比對規則︰- 1 個銀行對帳單明細對應 1 個可調節項目
- 一個銀行對帳單明細對應多個可調節項目
- 多個銀行對帳單明細對應 1 個可調節項目
- 許多銀行對帳單明細對應許多可調節項目
- 將一或多個銀行對帳單明細設為 1 或多個建議項目
銀行調節規則集選取規則集，將銀行對帳單明細與營業交易進行調節。Workday 使用以下比對規則︰- 1 個銀行對帳單明細對應 1 個可調節項目
- 一個銀行對帳單明細對應 1 個或多個建議項目
在銀行對帳單調節期間，Workday 會先執行比對規則集，然後再執行銀行對帳調節規則集。任何重複的銀行調節規則都會被忽略。執行第一次通知項目調節有效值為︰- 自動調節完成後︰在所有其他自動調節完成後，自動啟動銀行帳戶的首次通知調節。
- 手動︰選取以手動起始首次通知調節。
第一次通知項目規則集選取用於建立特殊交易的規則集，以便與首次通知項目進行調節，例如從此科目產生的服務或交易費用。客戶付款規則集選取作用中的規則集，將未調節的銀行對帳單明細複製到客戶付款的匯款通知書。當 AR 專員處理客戶付款規則集時，Workday 會記錄客戶付款和存款，並自動調節存款。將客戶付款分組為存款將學生電子付款分組為存款選取以將 Workday 起始的電子付款以信用卡或直接扣款付款的形式收款，匯入單一存款，並將這些存款做為單一項目進行調節。將電子付款分組調節選取以收取透過 EFT 進行的電子付款，或將存款直接存入單一調節群組。Workday 會在結算時產生電子付款調節群組 (EPRG)，並將此群組做為單一項目進行調節。自動提交已調節的對帳單選取此項可提交自動調節的銀行對帳單。調節所有明細和第一次通知項目後，Workday 會立即將對帳單傳送給核准。預設銀行對帳單期初餘額選取此項可在匯入的銀行對帳單未提供此值時，自動填入期初餘額。Workday 會使用帳戶最後一張未取消的銀行對帳單中的期末餘額來計算期初餘額。所有銀行對帳單都必須有期初餘額才能進行調節。 - (選用) 在Worktag 對應配置區段中，選取要與銀行帳戶相關聯的銀行對帳單 Worktag 規則集。Workday 使用銀行對帳單 Worktag 覆寫規則集，在帳戶的銀行對帳單明細上指派特定 Worktag。
- 在銀行帳戶用途區段中，定義帳戶的用途。您可以設定銀行帳戶，同時進行供應商和費用付款，以及接收客戶付款。您也可以為特殊功能建立銀行帳戶，例如僅涵蓋薪資費用的帳戶。定義 1 個包含所有用途的銀行帳戶，做為銀行匯款路徑規則的預設帳戶。填寫此區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 主要科目用途請選取要用於此銀行帳戶的主要付款類型。範例︰選取特殊付款以使用此科目，以使用特殊付款支付銀行手續費。允許其他用途選取此項後，此銀行帳戶可用於您可能需要處理的任何其他付款類型。 - 填寫「檢查選項」區段 (不適用於英國) 時，請參考以下說明︰
選項 說明 啟用付款查證選取此項可將電子檔案傳送至金融機構，其中包含從此科目核發支票的詳細資料。Workday 會將出示的付款支票與電子檔案中的支票清單進行比較。如果支票的 1 或多個元素與電子檔案不符，則銀行可以暫扣付款。您必須先使用 Workday 企業介面建置器 (EIB) 建立與金融機構的整合，才能啟用給定薪資確認。然後，您可以從「付款列印事件」業務流程定義觸發整合。上次使用的支票號碼序列中的第一張支票會從最後一張支票號碼 +1 開始。除非檢查順序中有休息或間隔，否則您只需在首次建立科目時定義起始順序。如果檢查序列中有中斷，請輸入新的序列起始號碼 - 1，以重新開始序列。支票列印版面配置使用此科目特定的版面配置，覆寫正式作業用戶的預設支票列印版面配置。如果您尚未設定預設列印版面配置，也未指派支票列印版面配置給銀行帳戶，Workday 會預設為內建的商業表單版面配置。
Workday 會將新的銀行帳戶傳送給下一個業務流程參與者，以供審查和核准。
您可以使用建立的銀行帳戶來︰
- 設定路由規則。
- 記錄並存入客戶付款。
- 建立特殊銀行交易。
- 進行手動付款。
- 記錄現金銷售額
- 將支票列印和銀行業務外包。
根據付款類型建立規則
建立這些整合規則以管理 EFT 和直接存款付款︰
- 規則 1︰指定用於路由直接存款付款的整合系統。
- 規則 2︰指定用於路由EFT付款的整合系統。
直接存款付款的條件規則在
「結算設定」
網格中的優先順序最高，其次是電子轉帳付款的條件規則。結算引擎處理的第一筆付款是 EFT 付款。Workday 會嘗試將付款與網格中的第一個規則進行比對。當此規則未傳回相符項目時，Workday 會依據第二個規則評估付款。在本例中，Workday︰
- 識別出規則適用於電子轉帳付款類型。
- 記錄相符項目。
- 使用與第二個規則相關聯的整合系統。
定義整合系統時，請考慮︰
- 未指定的條件表示您要包含所有內容。
- 付款必須符合「結算設定」網格列中定義的所有條件，才能產生肯定相符。
- 請先定義最精細的規則，然後再向下定義最廣泛的規則。