設定注意事項：學生費用

功能用途

學生費用是Workday指派給學生的成本。學生費用項目說明了學生的欠款，例如學費或住宿費。

商業效益

您可以計算學生欠款金額，並為他們提供相關資訊。費用可用於下游財務處理，例如收取學生款項和記錄學生財務交易的會計資料。

您可以配置學生費用，使其適用於Workday獎助學金。

將學生費用交易歸類到匯總日記帳明細中，可簡化財務帳務調節並提高績效。

使用個案

學生費用可用於以下用途：

為本科學士生和碩士生指派不同的學費費率。

收取化驗費。

向學生收取校園服務費，例如住宿、用餐計畫和醫療服務。

記錄逾期還書罰款。

需要考慮的問題

問題	注意事項
哪個部門負責定義您的機構向學生收取的費用？	當不同的辦公室負責建立各種費用時，請諮詢每個辦公室，以了解您所在機構要配置的所有費用項目。範例︰學費、住宿費和強制收費則由教務長定義。輔助服務定義了用餐計畫。醫療服務定義了醫療保險費用。
您公司的機構費用來自何處？	您可以使用︰依學生註冊學分收取的註冊費用。範例：對全職和兼職學生收取不同的學費。指派的費用項目可向機構或就讀學程(POS) 的所有學生收取一組通用的費用。範例：為母校大學的所有學生指派強制收費。針對特定註冊課程向學生收取的課程費用與其他費用。範例：評估已報名參加 BIOL-101 條款的學生的實驗所費用。有課程費用的課程不會計入註冊費用。有額外費用的課程若沒有課程費用，也可計入註冊費用。費用也可以是其他來源。範例︰催收協議費用。退還回收費用。手動過帳費用
您的機構採用何種學術架構？	學術單位與 POS 可繼承上層機構的註冊費用與收費項目。您可以指派其他登記費用及收費項目給下屬機構和銷售點。您無法覆寫或移除繼承的費用或費用項目。
如何確定學生費用的到期日？	您可以將費用的到期日錨定於特定簽到時間點。範例︰學期)開始的前 20 天費用過帳 2 天后。當月第 5 天。
當學生退課或從您的機構撤回時，您如何調整學雜費？	您可以在學生費用項目中配置相關費用是否可退還以及退還金額。對於可部分退款的費用， Workday會使用費用調整時間表來按比例分配學生的費用。時間表會在給定事件發生時間的情況下，定義費用的按比例比例分配。您可以透過一組費用調整時間表，將費用調整時間表連結至費用項目。「寬限期」政策可讓學生交換符合資格的註冊，而不會產生財務影響。範例：當取消的註冊與新的註冊同時消失時， Workday不會針對取消的註冊過比例分配。
您想要對向學生收取費用的次數或總金額設定多少限制？	您可以將學生費用匯總的規則連結至學生費用項目，以限制相關聯的費用。當學生達到限額時，規則會阻止Workday向學生收取該費用項目的任何額外費用。如有必要，您可以手動過帳超出限額的費用。
您對嘗試課程的學生有什麼限制？	您可以建立原則，在學生嘗試重複課程次數過多時向其收取額外費用。
學生費用的會計報告需要追踪多少細節？	為學生費用配置 Worktag 和收入種類時，請與您的財務部門協調。使用Workday Financial Management (財務管理) 分析機構的財務結構，並確定正確報告學生費用的要求。您的機構可能也需要平衡 Worktag。
針對創紀錄的學生費用，您公司的交易 Worktag 有多精細？	請參考以下資訊︰正在為費用項目定義學術層級。為不同的學術層級建立在其他方面相同的費用項目。
您是否將夏季學期的學費視為遞延收入？	若不同學術期間有不同的收入認列要求，您必須以不同收入種類建立單獨的費用項目。
哪些學生群組 (如果有) 需要因成員資格資格狀態變更而重新進行費用評估？	您可以將Workday配置為在學生群組成員資格變更時，重新評估學生的費用。範例：學生新增、退選或變更其同組或運動團隊的狀態。
您的機構是否允許學生就非機構費用申請聯邦學生獎助學金？	您可以配置所在機構的聯邦學生獎助學金授權政策。此政策可讓學生授權獎助學金，以適用於非機構費用，例如書本和用品。

建議

為學生費用項目建立有意義的名稱和說明。避免使用首字母縮略詞和速記，例如 TUIT 是學費。學生檢閱帳戶交易時，描述性的費用項目可協助他們更輕鬆了解費用。

將學生的費用項目限制為單一來源。請勿跨來源重複使用學生費用項目。範例：請勿將同一個費用項目同時用做註冊費用和費用項目指派。如有需要，可複制費用項目以用於不同的來源。

要求

機構必須具有：

將學生費用過帳至營業會計日記帳並提出費用報告的相關公司。

在您撥付獎助學金、付款或贊助單位單位合約之前，要先收取退款收回的費用項目。

限制

對於您指派給學術單位、就讀學程或方案領域的費用項目， Workday不支援以非標準學術期間為基礎進行計算。這些費用一律會後計入標準學術期間。

用戶設定

無影響。

安全性

「學生財務」功能區中的以下網域：

網域	注意事項
管理︰聯邦學生獎助學金授權	指派的使用者可以存取聯邦學生獎助學金授權相關的任務和報告。
管理︰學生費用處理	已指派的使用者可處理學生費用。
管理︰學生費用調整處理	受指派的使用者可以調整學生費用。
Self-Service: 學生財務	學生可以檢視其學生費用。
Set Up: Student Charges	受指派的使用者可以配置學生費用項目。

業務流程

您可以使用

登載學生費用

任務，臨時為學生手動過帳及核准費用。此任務會起始「學生費用事件」
業務流程，讓您能夠選取到期日、金額、Worktag 和其他詳細資料，而不是與下列資料不同︰

Workday透過每晚的「指派學生費用」作業指派的內容。

當您在

「執行學生財務流程 - 依期間」

報告使用手動任務時。

您可以將「聯邦學生獎助學金授權事件」
業務流程配置為「學生到職事件」
和「持續學生註冊到職事件」
業務流程的子流程。

報告

在定義和管理學生費用功能時，您可以根據安全存取權限，使用以下報告和其他報告：

報告	注意事項
尋找費用調整時間表 - 依群組	可讓您依群組、年度和學期尋找費用調整時間表。
尋找費用評估時間表	可讓您存取費用評估時間表，並使用 Charge Assessment Schedules資料來源︰。
尋找費用到期日規則	可讓您尋找費用到期日規則。
尋找有作用中費用或減免交易的非作用學生財務期間記錄	可讓您識別在非作用中的學生財務期間記錄中有作用中交易的學生。
尋找學生費用匯總規則	可讓您存取用戶「」中學生費用的匯總規則。此報告使用的報告資料來源是「Student Charge Acgregate Rule」。
尋找學生費用	可讓您檢視學生費用交易的詳細資料，包括費用名稱、學生、交易日期、到期日、費用金額和應付金額。您可以下探資料查看個別費用。我們計畫在未來的版本中停用舊版的「學生的學生費用」欄位。Workday建議您改用「有學生費用的學生」計算欄位。您可以使用計算欄位版本取代舊版欄位來更新自訂報告，以確保報告長期穩定使用。
尋找學生費用項目	可讓您根據類型和收入種類尋找學生費用項目。
尋找學生費用群組	可讓您根據名稱、學術單位和學術層級來尋找學生費用群組。
尋找學生註冊相關費用	可讓您使用名稱、費用項目和費用等級計算來尋找註冊費用，以篩選條件結果。
檢視學生費用指派	可讓您查看一個學術期間內學術單位、等級或就讀學程的費用指派。此報告包含費用項目及其繼承項目。

整合

您可以使用下列 Web服務作業來匯入和匯出學生費用和費用項目：

Web 服務	說明
取得學生費用	為您提供費用資訊，並列出費用調整項目。
取得聯邦學生獎助學金授權政策	提供機構層級的聯邦學生獎助學金授權政策。
學生匯入費用	可載入大量學生費用並小批量處理作業
匯入學生費用匯總期初餘額	可讓您為具有相關聯學生費用匯總規則的費用項目載入期初費用餘額。
提出聯邦學生獎助學金授權政策	可讓您建立或更新機構層級的聯邦學生獎助學金授權政策。
更新學生費用項目	可讓您建立或更新學生費用項目。

連結和觸點

功能	注意事項
Workday Financial Management	學生費用要求︰相關學術單位的公司。推動營業日記帳發展的會計結構。 Worktag 收入種類
學生註冊	Workday會使用學生註冊的計費單位數來計算學生費用。
獎助學金發放	當您參照學生費用考量預期的獎助學金金額時，學生可以更準確地預估獎助學金發放後的應繳金額。您也可以將Workday配置為根據逾期結餘的登記軟退選，將預期資助考量。每個機構都必須有退款收回的費用項目，您才能發放獎助學金「」。

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