設定注意事項︰學生費用

功能用途

學生費用是 Workday 指派給學生的成本。學生費用項目會說明學生應繳的費用，例如學費或住宿費。

商業效益

您可以計算學生欠款金額，並將資訊呈現給他們。費用可用於後續財務處理，例如收取學生款項和記錄學生財務交易的會計資料。

您可以配置學生費用，以搭配 Workday 獎助學金搭配使用。

使用個案

學生費用可用於︰

為本科生和研究生指派不同的學費費率。

收取化驗費。

向學生收取校園服務費用，例如住宿、用餐計畫和醫療服務。

記錄逾期還書時的罰則。

需要考慮的問題

問題	注意事項
哪個部門負責定義貴機構向學生收取的費用？	如果不同的辦公室負責建立各種費用，請諮詢每個辦公室，以了解要在您的機構配置的所有費用項目。範例︰學費、住宿費和強制性費用由教務長定義。輔助服務定義了用餐計畫。醫療服務定義了醫療保險費用。
您的機構費用來自何處？	您可以使用︰註冊相關費用，根據學生的已註冊學分數量向其收取。範例︰對全職和兼職學生收取不同的學費。計費項目指派，用於向機構或就讀學程 (POS) 中的所有學生收取一組通用的費用。範例︰將強制性費用指派給母校大學的所有學生。針對特定註冊課程向學生收取的課程費用和其他費用。範例︰評估已報名參加 BIOL-101 區段的學生的化驗費用。有課程費用的課程不會計入註冊費用。有額外費用的課程若沒有課程費用，可計入註冊費用。費用也可以是其他來源。範例︰催收協議費用退還收回費用。手動過帳的費用
貴機構的學術架構為何？	學術單位和 POS 可以繼承上層機構的註冊費用和收費項目。您可以將其他登記費用及收費項目指派給下層機構和銷售點。您無法覆寫或移除繼承的費用或費用項目。
您如何確定學生費用的到期日？	您可以將費用的到期日錨定到特定時間點。範例︰學期開始前 20 天費用過帳後 2 天。當月的第 5 天。
當學生退課或從您的機構撤回時，您將如何調整學雜費？	您可以在學生費用項目中配置相關費用是否可退款，以及退款金額。對於可部分退還的費用，Workday 會使用費用調整時間表來按比例分配學生的費用。時間表會根據事件的時序定義按比例分配費用。您可以透過一組費用調整時間表，將費用調整時間表連結至費用項目。「寬限期」政策可讓學生切換符合資格的註冊項目，而不會產生財務影響。範例︰當取消的註冊同時進行新的註冊時，Workday 不會為取消的註冊過帳按比例分配。
您想對可向學生收取費用的次數或總金額設定哪些限制？	您可以將學生費用匯總的規則連結至學生費用項目，以限制相關聯的費用。當學生達到限額時，規則會阻止 Workday 向學生收取該費用項目的進一步費用。如有必要，您可以手動過帳超出限額的費用。
您對嘗試課程的學生設有哪些限制？	您可以建立政策，在學生嘗試重複上課次數過多時向學生收取額外費用。
對於學生費用的會計報告，您需要追踪多少詳細資料？	為學生費用配置 Worktag 和收入種類時，請與您的財務部門協調。在 Workday Financial Management 中分析您機構的財務結構，並確定正確報告學生費用的要求。您的機構可能也需要平衡 Worktag。
針對創紀錄的學生費用，您的交易 Worktag 有多精細？	請參考以下資訊︰正在定義收費項目的學術層級。為不同學術層級建立其他方面相同的費用項目。
您是否將夏季學期的學費視為遞延收入？	當您在不同的學術期間有不同的收入認列要求時，您必須建立具有不同收入種類的個別費用項目。
哪些學生群組 (如果有) 需要因成員資格狀態變更而重新評估費用？	您可以將 Workday 配置為在學生群組中的成員資格變更時，重新評估學生的費用。範例︰學生新增、退選或變更其在同類群組或運動團隊中的狀態。
貴機構是否允許學生在申請聯邦學生資助 (Federal Student Aid) 時支付非機構費用？	您可以在您的機構配置「聯邦學生獎助學金授權政策」。此政策可讓學生授權獎助學金，以適用於非機構費用，例如書籍和用品。

建議

為學生費用項目建立有意義的名稱和說明。避免使用首字母縮略詞和速記，例如將「學費」表示為「學費」。學生檢閱帳戶交易時，描述性費用項目可協助他們更輕鬆地了解費用。

將學生的費用項目限制為單一來源。請勿跨來源重複使用學生費用項目。範例︰請勿將同一個費用項目同時用於註冊費用和費用項目指派。如有必要，請複制費用項目以用於不同的來源。

要求

機構必須具有︰

將學生費用過帳至營業會計日記帳並報告這些費用的關聯公司。

在您撥付獎助學金、付款或贊助單位合約前，先進行退款回收的費用項目。

限制

對於您指派給學術單位、就讀學程或學程領域的費用項目，Workday 不支援依據非標準學術期間進行計算。這些費用產生的費用一律從標準學術期間過帳。

用戶設定

無影響。

安全性

「學生財務」功能區中的以下網域︰

網域	注意事項
管理︰聯邦學生獎助學金授權	指派的使用者可以存取與聯邦學生獎助學金授權相關的任務和報告。
管理︰學生費用處理	指派的使用者可以處理學生費用。
管理︰學生費用調整處理	已指派的使用者可以調整學生費用。
自助服務︰學生財務	學生可以檢視其學生費用。
設定︰學生費用	受指派的使用者可配置學生費用項目。

業務流程

您可以使用

「登載學生費用」

任務，以特殊方式手動過帳和核准學生的費用。此任務會起始「 學生費用事件」
業務流程，讓您能夠選取到期日、金額、Worktag 和其他與以下項目不同的詳細資料︰

Workday 透過每晚的「指派學生費用」作業指派的內容。

當您在

「按期間執行學生財務流程

」報告上使用手動任務時。

您可以將「 聯邦學生獎助學金授權事件」
業務流程配置為「 學生到職事件」
和 「持續學生註冊到職事件」
業務流程的子流程。

報告

在定義和管理「學生費用」功能時，您可以根據安全性存取權限，使用這些報告和其他報告︰

報告	Domain (網域)	使用個案
尋找費用調整時間表 - 依群組	設定︰學生費用	可讓您依群組、年度和學術期間尋找費用調整時間表。
尋找費用評估時間表	管理︰學生費用處理	可讓您存取費用評估時間表，並使用 Charge Accounting Schedules 資料來源。
尋找費用到期日規則	設定︰學生費用	方便您尋找費用到期日規則。
尋找有作用中費用或減免交易的非作用中學生財務期間記錄	報告︰學生金融帳戶	可讓您識別非作用中的學生財務期間記錄中有作用中交易的學生。
尋找學生費用匯總規則	設定︰學生費用	可讓您存取用戶中學生費用的匯總規則。使用的報告資料來源是「Student Charge匯總規則」。
尋找學生費用項目	設定︰學生費用	可讓您依據類型和收入種類尋找學生費用項目。
尋找學生費用群組	設定︰學生費用	可讓您依據姓名、學術單位和學術等級來尋找學生費用群組。
尋找學生註冊相關費用	設定︰學生費用	使用「名稱」、「費用項目」和「費用等級計算」來篩選結果，即可找到註冊相關費用。
檢視學生費用指派	管理︰學生費用處理	可讓您查看學術期間內學術單位、等級或就讀學程的費用指派。此報告包含費用項目及其繼承。

整合

您可以使用這些 Web 服務作業來匯入和匯出學生費用與費用項目︰

Web 服務	說明
取得學生費用	為您提供費用資訊，並列出對費用所做的調整。
取得聯邦學生資助授權政策	為您提供機構層級的聯邦學生獎助學金授權政策。
學生匯入費用	讓您載入大量的學生費用，並以小批量處理作業
匯入學生費用匯總期初餘額	可讓您為具有相關學生費用匯總規則的費用項目載入期初費用餘額。
提出聯邦學生獎助學金授權政策	可讓您在機構層級建立或更新聯邦學生獎助學金授權政策。
新增學生費用項目	可讓您建立或更新學生費用項目。

連結和觸點

功能	注意事項
Workday Financial Management	學生費用要求︰相關學術單位的公司。驅動營業日記帳的會計結構。 Worktag 收入種類
學生註冊	Workday 會使用學生註冊的計費單位數來計算學生費用。
獎助學金發放	當您參照學生費用考量預期的獎助學金付款時，學生可以更準確地預估獎助學金發放後的應繳金額。您也可以將 Workday 配置為將預期的補助考量與逾期結餘的登記軟退選做為對照。每個機構都必須有退款收回的費用項目，您才能發放獎助學金。

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。