概念︰學生輔助費用
總務長辦公室通常會將大部分學生費用過帳到學生帳戶，並自動排程這些費用。但是，總務長以外的部門有時需要將特殊輔助費用過帳到學生帳戶。範例︰圖書館可能需要向學生收取圖書館逾期費用。
總務長以外的部門有多個選項可將輔助費用過帳到學生帳戶。包括︰
- 請授權非總務長人員存取「申請學生費用」任務。
- 可讓非總務長的員工要求總務長為其過帳費用。
- 使用企業介面建置器 (EIB) 載入學生費用。
選取選項時，請考慮員工對 Workday 的熟悉程度和交易量。
「申請學生費用」任務的存取權
您可以讓非總務長的職員使用
「申請學生費用」
任務，一次針對 1 名學生手動輸入費用。「學生費用事件」
業務流程可保護並起始此任務，讓您能夠︰
- 將安全群組權限授予特定角色。
- 使用條件規則將符合特定條件的費用傳送至總務長核准。範例︰您可以要求總務長核准超過 100 美元的輔助費用。
情境安全設定可讓您進一步控制非總務長人員可對該任務執行的動作。包括︰
- 限制費用項目的可用性，以便非總務長人員在任務中使用。
- 在與費用項目相關聯的學術單位上配置角色指派。
此選項最適合學生費用較少的情況。
要求
在 Workday 中，申請是一種靈活的工具，非總務長的員工可透過此工具，要求會計總務長代替他們過帳收費。外部員工可在申請內文中指定要刊登的費用詳細資料。您可以配置申請，當非總務長人員提出申請時，總務長人員會在
「我的任務」
中收到任務。然後，他們會使用 「登載學生費用」
任務來過帳申請的費用。此選項需要不同部門的多位員工執行大部分動作，最適合數量和頻率相對較低的情況。
企業介面建置器 (EIB)
您可以根據
「Import Fees for Student」
Web 服務作業，使用內傳 EIB 來大量載入學生費用。如要使用此選項，請執行下列操作：
- 請為外部部門提供 EIB 範本。
- 外部部門會將必要的資料填入範本。
- 具有安全存取權且熟悉執行 EIB 的總務長的指定人員會將資料載入學生帳戶。
整合最適合大量處理且可排程，但整合需要專業知識和部門之間更高層級的協調。