概念︰獎助學金記錄快照和 POS 載入狀態
當您更新學生的學術記錄時，Workday 會儲存該生效日期的快照，方便您檢閱變更記錄。如果有多項變更在同一個日期生效，Workday 會使用最新的變更做為獎助學金記錄快照。
Workday 會使用快照來計算學生在任何時間點的就讀學程 (POS) 載入狀態。POS 載入狀態僅包含特定課程的學分，而不包括學生已報名所有課程的學分。以下 Workday 參考資料顯示，要在 POS 載入狀態計算中包含哪些課程︰
- 學生報告記錄中主要就讀學程的聯邦學生資助計畫原則的預設載入狀態 (POS) 配置設定。
- 您使用「檢閱載入狀態的就讀學程」報告手動指定的任何就讀學程。
當您進行影響學生 POS 或學術記錄的變更時，Workday 有時會自動重新計算學生的 POS 載入狀態。有時，您必須先手動檢閱要納入 POS 載入狀態的就讀學程，Workday 才能重新計算。
Workday 何時需要手動檢閱
完成以下業務流程時，您一律必須手動檢閱構成學生 POS 載入狀態的就讀學程︰
- 「變更學生報告記錄」事件
- 編輯學生就讀學程狀態事件
當符合以下所有條件時，Workday 也會要求您手動檢閱 POS 載入狀態︰
- 學生順利入學或完成以下任何業務流程︰
- 新增就讀學程事件
- 變更主要就讀學程事件
- 授予學程完成事件
- 移除就讀學程事件
- 申請特殊休假
- 學生申請撤回事件
- 在您建立的快照之後，有一個生效的快照符合以下條件︰
- 有超過 1 個就讀學程。
- 未更新。如果未來快照與您建立的快照日期相同，系統就會更新該未來快照。
- 該學生報名了多個就讀學程，且符合下列任一條件︰
- 該學生現在在任何記錄中擁有與報告記錄的主要就讀學程不同認證等級的就讀學程。
- 報告記錄中的主要就讀學程不符合標題IV 的資格，但該學生在任何記錄中符合標題IV 的資格時也有其他就讀學程。
- 報告記錄的主要就讀學程為非作用中，但學生的任一記錄中有另一個作用中的就讀學程。若就讀學程處於下列任一狀態，Workday 會將其視為適用於獎助學金的有效學程︰
- 進行中
- 錄取
- 待完成