設定注意事項︰學生參與計畫
本主題內容可協助您在規劃學生參與計畫的配置和使用時做出決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
學生參與計畫將參與項目 (例如通知或電子郵件) 分組，並在排定的時間將其傳送給收件者。
商業效益
學生參與計畫可讓您提前排定相關參與項目，為您節省時間和精力。也可讓您靈活自訂參與項目的收件者。您可以使用︰
- 自訂報告，定義適用參與計畫的學生目標受眾
- 接收類型，將互動項目傳送給目標受眾中與學生有關係的人員，例如家長或推薦人。
- 條件規則，用於將個別參與項目傳送給部分目標受眾。
使用個案
學生參與計畫的使用案例包括︰
- 招生活動的行銷活動。宣傳您的機構、傳送歡迎訊息給與您聯絡的潛在候選人、邀請他們申請，以及提醒他們申請截止日期。
- 提醒學生即將到來的報名截止日期。
- 補充來自其他架構的通知例如，若已配置，Workday 會在學生的獎助學金發放時通知學生。您可以使用參與計畫來傳送跟進電子郵件，提醒學生接受獎勵。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您需要將參與項目傳送給哪些學生目標受眾？ | 每個參與計畫均支援單一學生對象，且您可以使用學生條件規則來縮小個別參與項目的對象範圍。請考慮建立盡可能廣泛的學生對象，以增加每個項目的選項，並減少需要維護的計畫數量。 |
您是否計畫使用學生條件規則來縮小個別參與項目的目標受眾？ | 當您建立學生條件規則時，請確認條件規則的種類和學術單位與參與計畫的種類和學術單位一致。 |
您可以在未經過核准的情況下同時收到多少個參與項目？ | 您可以為參與計畫指定收件者門檻值，即接收者人數超過這個數目時，必須經過 Workday 核准後才能傳送參與項目。收件者限額可讓您更好地控制高度可見的通訊，並避免向大量收件者傳送錯誤的通訊。
您可以為機構配置預設限值，也可以為參與計畫配置自訂限值。 |
您的收件者可能有哪些類型的電子郵件地址？(例如︰機構、住家、工作) | 您可以為參與計畫傳送電子郵件的電子郵件類型設定優先順序。當收件者在 Workday 中有多個電子郵件地址時，Workday 會將電子郵件寄至優先順序清單中第一個適用的電子郵件類型。收件者不會在每個適用的地址收到重複的電子郵件。
如果收件者沒有任何優先處理的電子郵件類型，即使收件者在 Workday 中有其他電子郵件類型，也不會收到參與計畫的電子郵件。 |
您是否計畫傳送列印的參與項目？ | 您只能將列印的參與項目傳送給收件者類型為「學生」的人員。
Workday 不會將列印的參與項目直接傳送給收件者。相反地，Workday 會在參與計畫執行時，將任務傳送至郵件協調專員的「我的任務」。郵寄協調員負責列印及郵寄列印的參與項目。 |
參與計畫多久需要執行一次？ | 執行參與計畫時，Workday 會評估其中的所有參與項目及其所有學生對象。然後，Workday 會傳送符合條件的收件者尚未收到的任何作用中的參與項目。
若要最佳化效能，請評估您真正需要執行計畫的頻率，並考慮僅視需要執行計畫。許多通訊一天執行一次即可，但其他通訊可能需要一天執行數次。緊急項目的執行頻率可能更高，例如每 15 分鐘一次。 |
應在何時執行參與計畫？ | 您可以排定參與執行作業，定期評估您機構的所有參與計畫。Workday 建議僅配置 1 個機構範圍的排程。您也可以為需要不同執行頻率的個別參與計畫配置排程。
為達最佳效能，請勿將任何參與執行時間排定在學生每晚作業協調流程前後 1 小時。每晚學生作業協調流程從您所在時區的 01:00:00 開始；如果您尚未為用戶配置時區，則從太平洋時間 01:00:00 開始。 |
建議
- 建立盡可能廣泛的學生目標受眾，同時仍能達成參與計畫的目標。您可以隨時縮小計畫中個別參與項目的對象範圍，但無法展開對象。廣泛的學生對象可減少您需要建立和維護的參與計畫數量。
- 避免依據預存的搜尋條件建立學生目標受眾。只有預存搜尋條件的建立者可以存取，如果建立者離開機構，預存的搜尋條件將變成無法存取。
- 請為您的機構配置收件者限額，避免將錯誤通訊發送給大量目標受眾。
- 為最佳化效能，請將參與計畫排定為視需要執行的頻率，且避免將執行時間排定在學生每晚作業協調流程前後 1 小時。
要求
無影響。
限制
無影響。
用戶設定
在
「編輯用戶設定 - 通知」
任務中，配置各種用戶範圍的通知設定，包括︰
- 電子郵件通知的預設 SMTP 配置。
- 推播通知的學生路由規則。
安全性
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
「校園參與」功能區中的 「管理︰學生對象」 網域。 | 可讓您建立、編輯、停用和刪除學生目標受眾。 |
「學業輔導」功能區中的 「Set Up: Student Eligibility Rules」 網域。 | 可讓您建立和編輯學生條件規則。 |
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
參與計畫事件
| 可讓您建立、編輯及復制學生參與計畫。 |
學生訊息事件
| 可讓您建立、編輯及復制學生訊息。 |
學生列印項目事件
| 可讓您建立、編輯及復制列印的參與項目。 |
已列印的參與項目指派事件
| 可讓您檢視和傳送列印的學生參與項目相關資訊，以及通知使用者。 |
報告
您可以使用這些報告來追踪參與項目、參與計畫和參與執行作業︰
- 尋找學生參與項目
- 尋找學生參與計畫
- 檢視已排定的學生參與執行作業
整合
您可以使用這些 Web 服務來匯入和匯出學生目標受眾︰
- 取得學生對象
- 新增學生對象
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
Notification Designer | 您可以使用通知範本自訂學生訊息的版面和設計。 |
Workday Studio | 您可以使用 Workday Studio 建立自訂企業版面配置，以用於列印的學生參與項目。 |