概念︰傳送列印的參與項目
您可以使用列印的參與項目來︰
- 做為參與計畫的一部分，協調寄給潛在學生的郵件。
- 協調招生事件的郵寄項目。
- 產生包含個人化內容的 PDF 檔案，以便寄給潛在學生。
包含潛在候選人資訊的 PDF 檔案
使用 Workday Studio，您可以建立包含潛在候選人姓名和地址的個人化列印通訊，例如郵寄標籤和信件。
- 使用報告編寫器，您可以建立自訂報告，以擷取您要包含的潛在候選人資料。您可以建立自訂報告，或複制和修改 Workday 標準報告 -用於列印參與的潛在學生 - 列印執行作業。使用「列印潛在學生記錄」報告資料來源，供您的學生對象使用。與所有授權使用者或特定使用者共用報告定義。已列印的約定項目的郵件協調員必須要有報告的存取權才能執行報告。
- 使用報告設計工具，建立通訊的商業表單版面配置。Workday 會使用版面配置，從您的自訂報告產生 PDF 檔案。您可以使用「建立商業表單版面配置」任務 (限由Custom Report Creation網域存取) 和您建立的自訂報告。
- 然後，您可以使用建立學生列印的項目任務，將業務表單版面配置與列印的約定項目相關聯。
郵件協調專員的職責
書面約定項目的郵件協調員負責實際郵寄書面通訊。當列印項目排定執行時間時，Workday 會傳送一份最多包含 1,000 位符合資格收件者的清單至郵件協調專員的「我的任務」。您可以每 1,000 名學生分批列印。如果稍後有更多收件者符合該項目的接收資格，則會更新清單。如果在傳送郵件後有其他人員符合資格，Workday 會在「我的任務」中建立新任務。
協調員可透過「我的任務」中的任務︰
- 選取要將列印項目傳送至的收件者。
- 選取︰
- 選取「列印」以啟動背景作業，為使用商業表單版面配置的參與項目建立 PDF 檔案。Workday 會將大量 PDF 檔案的副本附加到「列印項目」分頁。也會為每個潛在候選人建立個別的 PDF。
- 郵寄在郵寄列印項目後傳送(無論是否使用商業表單版面配置)。收件者會移至已完成分頁。
- 若要取消郵寄，請取消郵寄已取消。收件者會移至「已取消」分頁。
該任務會保留在我的任務中，直到全部標示為「
已發送郵件」
或 「已取消郵件」
。持續重新整理「我的任務」中是否有任何更新。在學生基本資料的「記錄基本資料」群組上，將會顯示列印的約定項目，其中包含所產生 PDF 的連結。
潛在候選人記錄
Workday 會指出已列印的項目排定郵寄時間，以及該項目的傳送或取消時間。您可以在潛在候選人基本資料的「記錄」基本資料群組中檢視此資訊。
監控列印執行作業
您可以透過 「檢視郵件協調人員的已列印參與項目列印執行作業」
報告，監控列印執行作業。
- 列印執行分頁包含每次大量執行的 PDF 檔案。
- 列印執行群組分頁包含每個收件者的個別 PDF 檔案。