設定注意事項︰學生預約

內容

「學生預約」功能可讓您的學生使用 Workday 安排與顧問的預約。顧問和顧問等工作人員可以在 Workday 中建立和維護自己的時間表和可工作時間。人事主管或前線辦公室工作人員可在 Workday 提供的報告和自訂報告上檢視與預約相關的目前和歷史資料。

商業效益

學生的成功取決於與顧問的頻繁互動，以及了解要聯絡的適當顧問。使用 Workday Student 的機構可能正在使用其他預約應用程式。因此︰

學生必須使用不同機構採用的不同預約流程。預約的排程和處理方式並不一致。他們不一定能根據自己的特定需求與誰會面。

工作人員 (教職員工和顧問) 從多個來源提取資料，導致管理工作需要手動處理。

機構幾乎沒有或沒有報告功能。

Workday 學生預約功能︰

為學生提供與顧問顧問預約的便捷任務。他們可以根據自己的需要和時間表偏好，選取最佳座席。

提供一項任務，讓顧問在有需要時可要求與學生預約。

允許使用問卷，向學生收集有關預約目的的詳細資訊。問卷也可以為座席提供背景資料，讓他們做好準備。

將預約資料與學生基本資料及 Workday 內的其他學生資訊整合併儲存。

納入顧問的機構假日、一般休假和教學時間表。

可讓座席和員工檢視 Workday 產生的報告，或使用預約資料建立自己的自訂報告。這些歷史資料可提供有關預約趨勢的寶貴深度解析。部分趨勢可能包括學生與顧問會面的頻率、學生最需要協助的預約種類、顧問可工作時間等等。

使用個案

學生可使用預約任務和報告來︰

排定或取消預約。

依顧問需求尋找適當顧問。

檢視顧問可工作時間。

檢視過去、近期和已取消的預約。

顧問可使用 Workday 中的任務和報告來︰

以學生的名義申請面談。

為其所屬的不同機構設定時間表，並維護其可工作時間。

管理及檢視目前和近期的預約。

封鎖無法使用的時間，包括假日、一般休假和課程時間表。

請選取未報到的學生。

如果暫緩解決方案是要與顧問會面，請解決學生暫緩問題。

大堂經理人員可以︰

建立和檢視報告，追踪等候時間、預約原因、錯過的預約和其他分析。

檢視和管理員工的時間表 (個別檢視和管理)，或在自訂報告上檢視所有員工。

需要考慮的問題

問題	注意事項
哪些人可以申請預約？	學生可自行申請預約。若要讓學生自行申請面談，請確認「Student as Self」群組可起始業務流程。其他安全群組可以代替學生申請預約。確保所有擔任顧問、顧問和講師的安全群組都可以起始業務流程。
哪些群組可以管理預約？	擔任顧問、顧問和講師角色的群組可以建立自己的預約時間表，並進行相應的管理。
該機構提供哪些預約種類和原因？哪些群組可以建立和維護預約種類和原因？	針對貴機構提供的不同服務，配置預約種類任務。範例︰獎助學金諮詢職涯輔導學業輔導國際學生諮詢服務種類是您機構特有的。您可以根據需要建立任意數量的種類。您也可以建立特定於您機構學術層級的種類。
不同的顧問可用於哪些預約種類？每個種類包含哪些原因？	為確保學生與適當的輔導員進行預約，顧問可以根據特定種類和原因配置預約時間。當學生申請特定預約時，系統只會顯示提供該預約種類的顧問顧問。您可以在每個種類下建立原因。您可以為上層學術機構下的機構建立原因。您也可以建立學術層級特有的原因。
每個預約種類的期間為多長？	建立預約種類時，您可以輸入期間。顧問可以選擇更新期間。
您是否要使用問卷？您是否要讓員工檢視問卷回覆？	您可以將問卷加入做為動作步驟，以便在學生會見顧問之前取得更多資訊。您也可以將問卷當做任用後回饋意見問卷調查。您可以在業務流程中配置問卷，做為種類或原因的條件。範例︰「跨國輔導」種類可能有要求學生在預約前填寫問卷的原因。
哪些預約需要核准？	您可以為整個業務流程配置一個選用核准步驟，以傳送給教職員工或學生。您也可以選擇在預約業務流程中建立條件規則。範例︰職涯諮詢預約需要經過核准。如果您希望顧問能夠取消、拒絕或傳回預約申請，請確保顧問有權執行此動作。否則，這些選項將不會顯示在預約申請中。
您是否希望學生和顧問能夠取消預約？	請確定學生以及所有擔任顧問、輔導員和講師的安全群組，都可起始「取消學生預約」業務流程。
您是否需要兩次預約之間的緩衝時間？您是否想要預約申請的備貨時間？	顧問可管理自己的時間表。他們可以根據需要建立任意數量的時間表。他們可以建立精細排程和通用排程。範例︰他們可以建立從星期一到星期四的時間表，與因特定種類和原因的學生會面。他們可以為星期五上午 8:00 點至上午 10:00 建立另一個時間表做為一般用途。顧問可使用時間表覆寫來建立預約申請的備貨時間。他們也可以安排休假時間，但預約的學生不會看到這些時間。
是否要安排下班時間？	顧問可設定其教學時間表和一般休假。此外，員工也可以將無法約見的時間安排在空閒時間。
您是否想要指定地點和格式的預約？	顧問可以指定每個可預約的地點 (例如特定校園) 和預約形式 (例如面談、電話或線上預約)。範例︰美中可到地點 A 面談，星期五可到地點 B 面談，第 4 天可進行線上預約。
您是否會透過預約解決特定類型的學生暫停問題？	如果學生不符合要求，或有未結餘額，您可以對學生套用暫停。您可以為需要與顧問會面的學生套用暫停使用狀態。您可以配置業務流程，在預約後解除對學生的暫停使用狀態。 Workday 提供了在預約業務流程中新增「移除學生暫停使用」動作步驟的選項。
學生、顧問和員工將如何檢視預約？	Workday 具有用於預約的內建報告和報告欄位。我們為學生、顧問和教職員工主管提供報告。您也可以建立自訂預約儀表板︰方便學生和顧問檢視過去、已取消和近期的預約。供員工經理人員檢視貴機構的所有預約。您可以定義不同的分析，例如依員工或種類進行預約。範例︰招生主管可能想要檢視與錄取相關的預約數、由特定顧問指定的預約數，以及其他資料點。

建議

建立一些適用於所有學生的一般預約種類。這麼做並不會限制學生會見其他部門的顧問。範例︰一位想要轉換專業的學生，要求會見另一個系的顧問，以提供學業輔導。

請配置以下安全群組，為教職員工和學生提供核准、取消及撤回預約的權限︰

正職員工 (限本人)

約僱人員 (限本人)

學生本人

配置教職員工和機構假日行事歷。

配置 Workday 教學時間表。

使用條件規則來管理路由。

請考慮為某些預約種類建立安全群組。範例︰一位學生要討論移民問題。

要求

無影響。

限制

無影響。

用戶設定

無影響。

安全性

網域	注意事項
管理︰學生預約	可讓座席管理及檢視預約時間表和可工作時間。也可讓他們選擇學生是否出席預約。顧問也可以檢視預約種類和原因。
管理︰學生預約工作人員	可讓辦公室經理人員和員工主管管理及檢視員工排定的面談。
報告︰學生預約	可讓座席檢視過去和未來的預約。
報告︰學生任用人員	可讓辦公室經理人員和職員主管檢視其職員任用資料。他們也可以建立自訂報告，以檢視與學生預約相關的教職員工活動。
自助服務︰學生預約	可讓學生申請及檢視自己的預約。
設定︰學生預約	可讓您為您的機構配置預約種類和原因。也可使用 Web 服務來擷取和建立預約種類與原因。
(選用) 問卷建立與分發以及問卷結果	可讓您建立和維護問卷。「問卷結果」網域可讓您檢視回覆和調查結果。您可以使用分段安全功能來限制對問捲和回覆的存取。

業務流程

這些業務流程可讓您配置此功能︰

申請學生預約

取消學生預約

您可以配置哪些安全群組可以起始、管理核准、管理取消等等。您可以新增條件來管理路由預約。您可以在業務流程中將問卷配置為條件，或配置用於調查。

報告

報告	注意事項
檢視我的學生預約	可讓學生檢視過去、已取消和近期的預約。
檢視學生預約	可讓座席和輔導員檢視過去、已取消和近期的面談。
檢視學生可預約情況	可讓學生管理者和員工經理人員依員工檢視學生預約。

我們提供

「Student Appointments」

資料來源 (限由 Reports: Student Appointments
網域存取)，並包含以下篩選條件︰

所有未來任用

所有過去的預約

所有已取消的預約

我們在

「Student Appointment」

業務物件中加入了許多報告欄位 (限由 Public Reporting Items
網域存取)。其中一些欄位包括︰

主要學生預約原因的學術層級

主要學生預約原因的學術單位

標示為未報到

主要學生預約原因

學生預約種類

學生預約工作人員

我們還在

「學生」

業務物件中提供以下報告欄位 (限由 Reports: Student Appointments
網域存取)︰

學生預約數

學生預約

我們針對教職員工經理人員，提供以下資料來源 (限由 Reports: Student Appointment People
網域存取)︰

學生預約的人員設定

所有學生預約工作人員

教職員工經理可以建立自訂報告，以檢視與學生預約相關的教職員工活動。

整合

Web 服務	注意事項
取得學生預約	擷取所有學生預約 (過去、近期和已取消的學生預約)。
取得學生預約 - 忙碌時間	擷取所有學生預約忙碌時間。
取得學生預約種類與原因	擷取所有學生預約種類及相關原因。
匯入學生預約忙碌時間	匯入學生預約的忙碌時間。
設定學生預約忙碌時間	更新或新增學生預約的忙碌時間。
輸入學生預約種類與原因	更新或新增學生預約種類和相關原因。
提交學生預約取消	針對近期的現有預約取消單一學生預約事件。
提交學生預約申請	新建學生預約申請事件。

連結和觸點

Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。