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上次更新時間 ：2023-09-08
步驟︰設定學生資料

步驟︰設定學生資料

配置 Workday 的學生個人和聯絡資訊，包括學生基本資料。在 Workday 中，您可以從配置學生資料的方式開始，就像配置任何人員資料一樣。然後，您可以配置學生管理者和學生使用者專用的任務、業務流程和網域。
本主題為設定 Workday Student 的管理者提供了概述。本主題以在 Workday 中設定個人資訊的環境中，逐步引導您完成部分學生專屬的配置。如果您使用的是 HCM，請確保在設定學生時不會影響用於管理個人資訊的現有配置。
  1. 存取
    編輯用戶設定 - 全域
     任務。
    配置用戶範圍的個人資訊。請參閱 「步驟︰設定個人資訊欄位」。
  2. 配置學生人員類型的個人資訊和安全性原則。
    請參閱 「步驟︰設定多人類型的個人資訊」。
  3. 存取
    編輯用戶設定 - 學生
     任務。
    配置學生用戶範圍的設定。請參閱 「參照︰編輯用戶設定 - 學生」。
  4. 配置個人資訊和本地化設定。
    Workday 會將學生視為「員工」人員類型。配置「員工」人員類型的學生本地化設定。
  5. (選用) 存取
    維護功能選擇啟用
     報告。
    啟用
    「修正多種人員類型的區段安全性」
     功能。
    當您選擇啟用時，Workday 會向有權存取學生-員工區段的區段型安全群組的成員顯示學生員工的個人資料。
    安全性︰「系統」功能區中的
    「設定︰系統
     網域」。
  6. 設定區段安全性，以存取學生的人員相關資料。區段型安全存取權可授予在同等設定檔檢視該資料的能力。範例︰如果您有權存取「學生」和「潛在學生」區段，但無權存取「員工區段」，您就只能在學生和潛在候選人基本資料中查看人員相關資料。
  7. 設定規則型安全性，依據特定條件 (例如作用中狀態、同類群組成員、畢業狀態和機構) 授予學生安全存取權。範例︰您可以建立一個安全群組，僅允許文理學院的學生要求變更其專業。
  8. 配置
    「個人資訊變更」
     業務流程，讓管理者和學生能夠更新個人資訊。
    此業務流程可讓您管理個人資料的變更，包括︰
    • 原住民/原住民身分
    • 公民身分
    • 出生日期
    • 身心障礙
    • 族裔
    • 性別與性別認同
    • 婚姻狀況
    • 兵役
    • 代名詞
    • 宗教信仰
    • 性傾向
  9. 在 Student Core 功能區中配置個人資料網域。
    配置︰
    • 學生資料網域，以便管理學生專屬的個人資訊。
    • 學生自助服務網域，供學生新增或更新自己的個人資訊。
    將學生新增至網域安全原則，讓他們能夠檢視和修改受這些網域保護的任務和報告。
  10. 配置名稱
    請參閱 「步驟︰設定員工姓名」。
    若要讓學生管理者和學生新增或更新自己的資料，請針對以下項目配置網域和業務流程︰
    • 人員資料︰姓名
       和
      自助服務︰姓名
       網域。
    • 人員資料︰姓名發音
       和
      自助服務︰姓名發音
       網域。
    • 人員資料︰常用名
       和
      自助服務︰常用名
       網域。
    • 人員資料︰本名
       和
      自助服務︰本名網
       域。
    • 本名變更事件
       和
      常用名變更事件
       業務流程。
  11. 配置 ID。
    • 如果學生在您的機構中有其他角色，請使用通用 ID。通用 ID 適用於所有人員類型，例如正職員工、約僱人員、潛在候選人和學生。請參閱 「步驟︰設定 Workday ID」。
    • 只能對學生使用學生 ID。請參閱「」 步驟︰設定學生 ID。
    請參閱 「參照︰證件管理」。
    配置個人資料的「人員」網域。如果您希望學生更新自己的個人資料，請配置對應的自助服務網域。範例︰
    • 個人資料︰護照和簽證
       和
      自助服務︰護照和簽證。
    • 個人資料︰政府核發證件
       和
      自助服務︰政府核發證件。
    配置人員 ID 業務流程，以啟用學生資料的更新。範例︰
    護照與簽證變更
    、
    編輯政府核發證件
    、
    編輯證件資訊
    、
    編輯其他證件
    、
    編輯執照
    。
  12. 配置學生的聯絡資訊。
    請參閱 「步驟︰設定聯絡資訊」。
    配置地址和電話聯絡人，包括機構聯絡人。
    • 配置地址。請參閱 「步驟︰依國家/地區設定地址組成」。
    • 配置電話號碼。請參閱 「步驟︰設定電話號碼」。
    若要變更學生的住家、工作和機構聯絡資訊，請配置以下業務流程︰
    • 住家聯絡資訊變更事件
    • 工作聯絡資訊變更事件
    • 機構聯絡資訊變更事件
    如果您希望學生管理者和學生更新自己的聯絡資訊，請配置他們的聯絡資訊網域。範例︰
    個人資料︰首頁聯絡資訊
     和
    自助服務︰首頁聯絡資訊
    。
  13. 配置學生基本資料資訊。
    您可以使用 Workday 提供的內容，針對以下任務配置學生基本資料︰
    • 配置基本資料摘要
    • 配置設定檔
    • 配置基本資料群組
    您也可以將自訂報告新增至學生基本資料。請參閱「」 範例︰將自訂報告新增至學生基本資料。
學生管理者和學生可依據貴機構的需求，檢視或建立資料，或同時檢視兩者。視配置而定，他們也可以更新學生資料。
設定其他與學生相關的資訊︰
  • 學生名錄
  • 學生住宿
  • 學生居民身分
  • 運動資訊
  • 學生親友聯絡資訊
  • 學生文件
  • 國際學生資料
您可以為業務流程上的
「以自助者身分」
 安全群組配置允許的自助服務任務，讓學生更新自己的資訊。範例︰在
「學生到職事件」
 業務流程中，若要讓學生管理其個人名錄資訊，請配置以下項目︰
  • 「管理我的隱私權設定」
     任務。
  • 以自己的身分將「學生」
    安全
    群組
     。
您也可以配置自助式檢閱任務。這些任務可做為
學生到職事件
 和
持續的學生註冊到職事件
 業務流程中允許的動作。範例︰
  • 檢閱我的朋友和家人
  • 檢閱我的住家聯絡資訊
  • 檢閱我的本名
  • 檢閱我的第三方的權限