步驟︰建立請購單範本
- 在採購功能區中配置自助服務︰請購範本業務流程和安全原則。
- 若要管理共用範本的安全性，Workday 建議您選擇啟用請購範本安全更新功能，並配置「流程︰共用請購範本 - 檢視」原則。
您可以建立請購單範本，以簡化重複訂購相同商品、服務或約僱人員的流程。每個範本可包含商品、服務或約僱人員
Workday 建議您將請購範本行數限制在 5000 個以下，以取得最佳效能。
- 存取「建立請購單範本」任務，以建立私人請購範本。或者，使用建立共用請購單範本來建立可與其他使用者或使用者群組共用的公開範本，並定義有權存取的人員。不過，建立者可隨時檢視使用此任務建立的任何請購單。在採購功能區中配置「流程︰共用請購單範本」業務流程和安全原則。
- 完成此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 請購單範本名稱請指定請購單範本的名稱。公司您可以選取 1 或多個公司，或公司階層。工作標記您可以選取 1 或多個可用的工作標記或工作標記階層。請購類型您可以選取 1 或多種請購類型。交付地點您可以選取 1 或多個交付地點。請購訂價貨幣請指定範本的貨幣。 - (選用) 對於共用請購範本，請參考以下說明︰
選項 說明 新進人員範本 - 職務基本資料請指定 1 或多個職務基本資料。您可以使用此範本，為具有該職務基本資料的員工建立請購單。範本存取權(僅限共用範本)選取範本的存取層級︰- 公開︰所有使用者皆可存取範本。
- 安全群組︰您可以選取 1 或多個安全群組來存取範本。
- 使用者︰您可以選取 1 或多個使用者來存取範本。
- 未共用︰只有您可以存取範本。
- (選用) 當您將採購項目新增至購物車時，如果供應商和相關屬性未包含在請購範本中，請使用尋購規則填入這些屬性︰
- 下單供應商連結方
- 供應商合約
- 供應商項目 ID
- 供應商
- 應稅適用性
- 單位成本
當您將無效的計量單位從範本請購明細新增至購物車時，Workday 會依據其履行情況更新計量單位。 - 填寫商品明細和服務明細分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 公司新增與標頭公司相關聯的公司間基本資料，以顯示在範本請購明細上。從公司間設定檔新增公司之前，請先在您的用戶中啟用多公司請購單。Item請指定 (或建立) 此明細的採購項目。您不能在範本或請購單的副本中包含插入式項目。員工必須手動將 Punchout 項目新增至最終請購單，才能取得最新的項目和價格。供應商項目 ID如果明細項目是供應商項目，則顯示供應商項目 ID。範例︰供應商型錄、非型錄或外部項目。支出種類針對非型錄商品和服務明細選取「支出種類」。這有助於更有效地組織、分析和管理支出。交貨資源選取「履行資源採購單」可向供應商尋購，或選取「存貨」可將庫存商品移至最終目的地。庫存據點選取存貨交貨的庫存據點。這是商品、原材料或製成品的儲存地點。供應商選取採購單交貨的供應商。當您選取與貴公司現有合約的供應商時，您的申請會在核准後直接傳送給該供應商。對於向非合約供應商申請的商品，請購會先經過採購員，然後才會發出請購單。如果您未在請購單上選取供應商，則由採購員指派。下單供應商連結方(選用) 請選取您要根據使用此請購範本的請購單所產生採購單的特定供應商據點。Workday 會依據下單供應商連結方，而不是供應商來填入這些欄位︰- 預設採購單核發電子郵件
- 採購單核發
- 運送方式
- 運送條款
當您使用請購範本時，該範本上的下單供應商連結方會覆寫任何預設的下單供應商連結方設定。數量請指定商品明細的數量。將數量定義為零後，您可以要求使用者在將項目加入購物車時加入數量。計量單位對於商品明細，請指定計量單位。對於屬於個別單位的項目，請使用「每個」。合計金額對於商品明細，請指定每個計量單位的成本。對於服務明細，請直接輸入合計金額。替代項目 ID型錄項目、插入式項目或採購項目的替代項目 ID。當您在「維護項目 ID 類型顯示選項」任務中使用主要項目 ID 配置請購單時，Workday 會在欄中最多顯示 3 個項目 ID。您可以在其他項目 ID欄中選取未標示為主要項目 ID 的其餘項目。項目標記與型錄項目、插入區項目或採購項目相關聯的項目標記。配送地址從可用選項中選取所需的配送地址。如果此欄位空白且使用了範本，系統會在新的請購單上填入員工的預設配送地址。交付地點從可用選項中選取所需的交付地點。 - (選用) 存取整批維護請購單範本任務，以便︰
- 新增項目
- 更新範本明細的項目、計量單位或數量
- 刪除範本明細
- (選用) 存取範本上的相關動作功能表，選取，以將項目新增至購物車。
請使用
「請購單範本」
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