設定注意事項︰角色
本主題有助於您規劃角色功能的配置和使用。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
角色與角色型安全群組搭配使用時，代表受指派者的權限和職責，可檢視、報告或管理 Workday 中物件的相關資料。
商業效益
Workday 中的角色功能可讓您︰
- 控制物件 (例如組織、服務中心和支出種類) 的安全存取權。
- 直接指派角色型安全群組的成員資格。您可以將多個安全群組對應至一個角色，以便為已啟用角色的物件配置不同的存取層級。
- 使用 Workday 預定義的角色，或建立您自己的自訂角色，滿足您的業務需求。
- 配置情境安全性和業務流程路由，減少您必須維護的安全群組數量。
- 在員工填缺或出缺職位時自動授予和移除存取權。
使用個案
產品或功能 | 範例使用案例 |
|---|---|
財務 | 您可以授予特定客戶或供應商相關資料的存取權。請依據角色指派的公司進行選取。
範例︰指派公司角色，讓財務總監只能存取與其公司相關的財務交易和科目。 |
HCM | 您可以配置 「變更職務」 業務流程，將正職員工調動轉給建議組織中的 HR 夥伴角色，以供檢閱或核准。
範例︰人資夥伴角色會自動路由調動要求。 |
給付 | 您可以根據薪資夥伴所指派的薪資群組，授予對正職員工薪資資料的存取權。
範例︰為薪資群組中的薪資合作夥伴啟用存取權，以針對指派給其的薪資群組執行薪資計算。 |
招募 | 您可以指定必須先將員工指派給招募人員角色，然後再將其指派為職務徵才需求的主要招募人員角色。
範例︰
|
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您是否需要限制對資料的存取？ | 請考慮您授予存取權的資料是否是組織環境敏感資料。決定角色受指派者是否需要存取用戶中所有人的該類型資訊。如果沒有，您可以限制他們的支援人員存取資料。 |
您是否需要為不同時區的人員指派角色？ | 請考慮角色型安全群組指派生效的時區，讓員工在擔任角色時可立即存取資料。 |
角色是否應限於單一角色指派目標類型？ | 考慮員工是否擔任主管。當主管角色不限於單一指派時，組織圖可以顯示多位主管。
範例︰
|
建議
- 為每個角色指派唯一的名稱，以便您輕鬆識別不同的角色和角色指派。
- 僅為 1 種組織類型啟用角色，以簡化業務流程路由和安全存取，並改善角色型報告效能。
要求
- 在「維護可指派角色」任務的「依安全群組指派/檢閱者」欄位中，為每個角色配置 1 或多個安全群組。您可以使用「建立安全群組」任務來建立安全群組。
- 啟用階層的角色時，您還必須為對應的組織類型啟用這些角色，才能將角色從階層繼承至所選組織。範例︰成本中心階層和成本中心組織類型。
限制
無影響。
用戶設定
「編輯用戶設定 - 系統」
任務的「 時區配置」
區段可讓您根據以下任一條件來設定角色指派生效的時區︰
- 受指派者地點
- 用戶預設值。
「角色指派的時區選項」
保留空白，Workday 會將時區填入太平洋時間。安全性
若要維護角色配置，請在「組織和角色」功能區中啟用
「Set Up: Assignable Roles」
網域的安全性。配置角色型安全群組時，您可以決定角色的網域和業務流程安全性。您不會直接為角色配置安全性。您可以在建立角色型安全群組時，決定角色受指派者對資料的存取權。
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
指派角色
| 當您使用員工或職位的相關動作指派角色時，可以起始此業務流程。當您在某些人員任用事件中配置角色指派時，Workday 會將此當做一個子流程來起始。
建議您使用 「指派角色 - 新增/移除」 或 「指派角色 - 變更指派」 相關動作來執行此業務流程。 |
指派自行指派角色
| 對於自行指派角色，如果啟用 「
維護可指派角色」任務中的「僅限於「指派自行指派角色 」業務流程，則會使用以下業務流程來指派角色︰
|
報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
檢視可指派角色
| 您可以使用 「檢視可指派角色」 報告來追踪︰
您也可以檢視哪些安全群組可指派特定角色。此報告還包含與每個角色相關聯的安全群組和存取權限資訊。 |
安全記錄
| 顯示指定時間和日期範圍內組織角色和安全性的變更。 |
檢視角色
| 顯示︰
|
檢視角色指派稽核記錄
| 顯示組織角色指派快照的稽核軌跡。 |
檢視角色指派記錄
| 顯示組織的角色指派記錄。 |
檢視員工角色稽核
| 顯示組織中每個員工的 Workday 帳戶資訊、角色、使用者型安全群組、職務型安全群組，以及透過流程維護的角色。 |
整合
您可以使用
「指派角色」
Web 服務來支援時區，以便進行角色指派。連結和觸點
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。