概念︰動態文件產生
您可以建立範本並自訂，以動態產生文件，例如聘僱契約和錄用通知。您可以使用 Workday 業務流程來檢閱產生的文件，並將文件分發給使用者以供電子簽章。
- 使用「建立文件」任務建立範本，然後使用由 RTF 文字和可變資料組成的文字區塊建立每個範本的內容。您也可以將自訂版面配置套用至動態產生的文件。
- 請將「產生文件動作」步驟新增至業務流程，以便從您選取的範本產生動態文件。
- 請將「檢閱文件」步驟新增至相同的業務流程，將動態產生的文件發布給適當的使用者。您必須先配置產生文件步驟，然後再配置檢閱文件步驟。
若要檢視使用
「檢閱文件」
步驟新增至「員工文件檔案」的產生文件，您所屬的安全群組必須可存取相關範本的區段。您可以將條件規則與自訂版面配置相關聯，並使用條件規則來決定 Workday 使用哪些自訂版面配置來顯示或列印產生的文件。範例︰依據職位特點，建立錄用通知書，並使用不同的自訂版面配置。只有在條件為 True 時，程序才會執行，Workday 才會對產生的文件使用自訂版面配置。
如果您將自訂版面配置新增至網格，則必須選取一個條件規則以與每個自訂版面配置相關聯。
- 您無法對同一個自訂版面配置重複使用同一個條件規則。
- 您只能選取在該文件的環境定義中可用的條件規則。條件規則必須是業務流程條件。
「產生的文件預設版面配置」
是 Workday 預定義的版面配置，自動態產生文件之日起，預設文件保留期為 3650 天 (10 年)。為避免文件遺失，請使用 「編輯預定義的業務表單版面配置
」任務更新 產生的文件預設版面配置
，並編輯「 產生的文件到期日偏移 (天數)」
欄位，以滿足您的業務和法律要求。當您在「我的任務」中收到「產生文件
動作」
步驟時，Workday 會依據以下各項評估 PDF 檔案的版面配置︰
- 文件的生效日期。
- 網格中第一個評估為 True 的條件規則。如果沒有條件規則評估為 True，Workday 會使用產生文件的預設版面配置。
Workday 只會評估一次 PDF 檔案的版面配置，並在您透過「產生文件
動作」
步驟或 「檢閱文件」
步驟列印 PDF 檔案時使用此版面配置。