概念︰動態產生文件
您可以建立範本並自訂，以動態產生如聘僱契約和錄取通知書, 擬聘通知書等文件。您可以使用Workday業務流程來檢閱產生的文件，並將其發布給使用者以供電子簽章。
- 使用建立文件任務建立範本，然後使用由 RTF 文字和變數資料組成的文字區塊建置每個範本的內容。您也可以將自訂版面配置套用至動態產生的文件。
- 請在業務流程新增「產生文件動作」步驟，使用您選取的範本產生動態文件。
- 請在同一個業務流程中新增「檢閱文件」步驟，將動態產生的文件發布給適當的使用者。您必須在配置檢閱文件步驟之前配置產生文件步驟。
若要檢視使用
「檢閱文件」
步驟新增至「員工文件檔案」的產生文件，您必須隸屬於安全群組，且可存取用於保護相關範本的區段。您可以將條件規則與自訂版面配置相關聯，並使用條件規則來決定Workday使用哪些自訂版面配置來顯示或列印產生的文件。範例：建立錄取通知書, 擬聘信函，該信函應根據「」職位的特點使用不同的自訂版面配置。只有在條件成立時，方案才會執行， Workday才會對產生的文件使用自訂版面配置。
如果您將自訂版面配置新增至網格「」，您必須選取一個與每個自訂版面配置相關聯的條件規則。
- 對於同一個自訂版面配置，您無法多次使用同一個條件規則。
- 您只能選取在該文件的環境定義中可用的條件規則。條件規則必須為業務流程條件「」。
「產生的文件預設版面配置」
是 Workday 預定義的版面配置，自動態產生文件之日起，文件的預設保留款期為 3650 天 (10 年)。為避免文件遺失，請使用「編輯預定義的業務表單版面
配置」任務更新產生的文件預設版面配置
，並編輯「產生的文件到期偏移 (天數)」
欄位，以滿足您的業務和法律要求。您也可以建立自訂業務表單版面配置，並將「產生的文件到期日偏移 (天數)」
欄位填入資料連結至您的文件。當您在「我的任務」中接收「產生文件
動作」
步驟時， Workday會根據以下條件評估PDF檔案的版面配置：
- 文件的生效日期。
- 網格中第一個評估結果為 True 的條件規則。如果沒有任何條件規則的評估結果為 True， Workday會使用產生文件的預設版面配置。
Workday只會評估一次PDF檔案的版面配置，並在您透過「產生文件
動作」
步驟或「檢閱文件」
步驟列印PDF檔案時使用此版面配置。