設定注意事項︰申請
本主題內容可為您規劃申請的配置和使用時提供參考。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
內容
高層流程︰
- 管理者可以建立具有不同步驟和核准者的多種申請類型。
- 使用者起始要求，並且可以代替其他人起始要求。
- 檢閱者可以檢閱使用者起始的要求，並視需要在完成步驟之前對要求進行變更。
- 流程使用者可核准、關閉及設定已關閉申請的解決方法，以實作要求。
「要求」
業務流程可讓您設定使用者可在 Workday 中起始並由管理者追踪的自訂要求流程。您可以定義提出、檢閱、核准及完成要求的人員，藉此建立不同的要求流程。當流程完成時，您會有此資訊的記錄。要求本身不會變更任何內容。這是行動呼籲。
商業效益
包括︰
- 定義您自己的要求類型和處理流程。
- 整合整個組織的申請流程，避免透過電子郵件、口耳相傳等方式提交申請。
- 追踪您的要求的起始、審查、核准、實作和最終驗證流程。
- 稽核已完成要求的「要求」業務流程記錄。
- 如果要求與 Workday 業務物件相關聯，請檢視該業務物件的稽核軌跡中的要求。
- 配置安全性存取權、步驟和必要核准的層級。
使用個案
您可以透過配置
「要求」
業務流程，合併組織提出要求和變更的流程。然後，正職員工可以申請新的資源或變更現有資源，例如︰- 業務流程
- 職務說明
- 學習課程
- 辦公室設備
- 組織
- 報告
- 安全群組
- 系統帳戶存取權
您可以代替其他人起始要求，例如︰
- 請提交正職員工的複職申請。
- 為其他人要求安全性存取權或角色。
- 代替常務董事、辦公室主任或部門主管提交部門要求。
- 提交正職員工的 HR 相關申請。
需要考慮的問題
- 您希望 Workday 處理哪些申請流程？
- 您的申請流程有哪些申請流程詳細資料，例如︰
- 誰可以提出要求？
- 誰可以核准申請？
- 誰將履行要求？
- 您希望如何追踪及稽核要求？
- 是否有我想要收集的資訊？
建議
為簡化您的設定，請參考以下說明︰
- 對您使用的每種要求類型使用以規則為基礎的「要求」業務流程定義。這樣，您就可以為不同的要求類型建立獨立的處理流程。
- 在「首頁」儀表板上配置「要求」Worklet，以顯示相關任務和報告，以改善可用性和可存取性。
- 配置要求類型，讓使用者能夠代其他具有員工或非員工角色的人員 (例如學生或延伸企業學員) 起始要求。如有需要，即使在與該要求類型相關聯的要求起始後，您仍可變更配置。
為避免問卷重複，Workday 建議您配置是否向使用者顯示申請類型中的
「說明申請」
欄位。此動作可協助您控制使用者在執行 「申請」
業務流程時，在申請表上看到的內容。要求
- 在「申請」業務流程中，「檢閱申請」動作步驟必須一律發生在完成步驟之前。
- 「關閉申請」動作步驟必須是「申請」業務流程中的完成步驟。
限制
- 只有要求的起始者和檢閱者可以變更要求內容。
- 您只能將要求連結至 Workday 在建立要求類型時顯示的業務物件。
用戶設定
無影響。
安全性
在「系統」功能區中配置
「要求」
業務流程和安全原則。「要求」
業務流程將員工定義為 「要求」
業務流程的起始者。當您配置業務流程安全原則並選取以下項目時︰
- 如果勾選「隱藏人員的備註」，員工將無法在完整流程記錄的「流程」分頁中檢視非由員工輸入的備註。
- 勾選「對人員隱藏詳細資料」後，員工將無法檢視業務流程詳細資料。
當您選取核取方塊時，Workday 會向有權存取該事件的非員工 (例如整合使用者或實行者) 顯示申請事件的備註或詳細資料。
對人員隱藏詳細資料
核取方塊會覆寫 「對人員隱藏備註」
核取方塊。這表示，如果您僅選取 「對人員隱藏詳細資料
」核取方塊，Workday 會隱藏事件的備註和詳細資料。了解區段型安全群組和分段安全性，並決定您要如何限制員工群組的要求類型存取權。
當您為要求類型配置安全性時，您在
「全部檢視」
欄位中選取的安全群組即可檢視此要求類型要求的所有事件詳細資料。請在「系統」功能區中配置以下網域︰
網域 | 注意事項 |
|---|---|
設定︰申請
| 擁有此網域權限的使用者可以建立和檢視要求類型。 |
自助服務︰申請
| 擁有此網域權限的使用者可以檢視其要求和要求類型。 |
檢視︰申請
| 擁有此網域權限的使用者可以檢視要求。 |
設定︰要求類型安全區段
| 擁有此網域權限的使用者可以建立要求類型的安全區段。 |
報告︰要求
| 擁有此網域權限的使用者可以檢視申請報告。 |
業務流程
業務流程管理者可以在
「申請」
業務流程定義中新增多個步驟，包括核准或其他問卷。Workday 會依據要求起始者的組織來路由要求步驟。範例︰Workday 會將步驟傳送給起始者的人資夥伴，而非要求的主體。- 如果您沒有為某個要求類型建立規則型的「申請」業務流程定義，Workday 會使用預設的「申請」業務流程定義。
- 配置規則型「申請」業務流程定義時，您可以建立條件規則階層，由這些條件規則決定 Workday 執行的「申請」業務定義。
報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
我的要求
| 顯示使用者起始的所有要求。 |
所有要求
| 顯示所有在 Workday 中起始的要求。 |
我最近的要求
| 顯示過去 7 天內由使用者起始的未完成和已完成事件。 |
進行中的要求
| 顯示目前進行中的所有申請業務流程。 |
代替我提交的要求
| 顯示由其他人員代表使用者起始的所有要求。系統會顯示以下要求的資訊︰
|
檢視要求類型
| 顯示使用者可存取的要求類型。 |
您可以在自訂報告中使用以下報告資料來源︰
- 所有要求
- 我的要求
- 要求類型
- 代替我提出要求
「
顯示要求說明」
設定不會影響您的報告，「要求說明」
欄位將繼續顯示在您的報告中。整合
無影響。
連結和觸點
無影響。