設定注意事項︰對人員隱藏業務流程記錄詳細資料
本主題有助於您規劃「隱藏業務流程記錄詳細資料」功能的配置和使用方式。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
內容
Workday 可讓您對業務流程相關人員 (例如內部正職員工) 隱藏業務流程記錄詳細資料。其他使用者 (例如其經理人員) 只要不是與業務流程相關聯的人員，仍可檢視業務流程記錄。
若勾選業務流程安全原則上的「
對人員隱藏流程記錄」
核取方塊，Workday 就不會向以下項目中業務流程的相關人員顯示業務流程記錄︰
- 人員收到的「我的任務」項目。
- 內嵌在文件中的流程記錄，例如費用報告。
- 檢視事件頁面上的流程分頁
- 檢視「剩餘的流程」頁面。(我們不會在事件的相關動作功能表中顯示 。)
Workday 會隱藏符合以下條件的業務流程的流程記錄︰
- 已完成。
- 進行中。
當您在以下項目的業務流程安全性上選取「
對人員隱藏流程記錄」
核取方塊時︰
- 上層業務流程，我們只會隱藏上層業務流程的流程記錄。我們會繼續顯示子流程的流程記錄。如果您存取上層業務流程的流程記錄，在某些情況下，我們會隱藏子流程的流程記錄。範例︰您在「開始績效考核」業務流程中啟用此功能，但未在其子流程中啟用此功能。與績效考核相關聯的人員可以檢視「完成經理人員評估以進行績效考核」子流程的流程記錄，但無法檢視「開始績效考核」業務流程的詳細資料。
- 子流程，我們只會隱藏子流程的流程記錄我們會繼續顯示上層業務流程的流程記錄。範例︰在「開始績效考核」業務流程中，您在子流程上啟用此功能，例如完成績效考核的自我評估。但您並未在上層「開始績效考核」業務流程中啟用此功能。與績效考核相關聯的人員無法檢視「完成績效考核的自我評估」子流程記錄，但仍可檢視「開始績效考核」業務流程詳細資料。
商業效益
隱藏業務流程記錄功能有助於防止︰
- 因檢視業務流程記錄中可能擷取的敏感資訊和詳細資料而與業務流程相關聯的人員。
- 當使用者在「我的任務」項目或事件詳細資料中檢視敏感資訊時，您的組織可能會發生法律問題。
使用個案
- 人資夥伴不希望內部正職員工檢視與其績效考核相關的資訊，也不想看到經理人員在業務流程中可能採取的動作。
- 內部稽核可能需要審查費用報告，找出潛在的舞弊或其他不合規原因。對於正在調查的費用報告，您不希望讓費用受款人 (與業務流程相關聯的人員) 看到正在檢閱其費用報告的人員。
- 您的組織不希望候選人檢視「錄用」業務流程中的資訊。
需要考慮的問題
您是否要禁止與業務流程相關聯的使用者檢視
「我的任務」
項目或事件詳細資料中的敏感資訊？請考慮在相關聯的業務流程安全原則中，勾選「 對人員隱藏流程記錄」
核取方塊。預設情況下，未勾選「 對人員隱藏流程記錄」
核取方塊。建議
當您在業務流程安全原則上啟用「
對人員隱藏流程記錄」
核取方塊時，請務必立即啟用安全原則變更。否則，Workday 會在 「待處理的業務流程安全原則變更」
報告中顯示「 對人員隱藏流程記錄」項目
，直到您存取「 啟用待處理的安全原則變更」
任務以啟用變更為止。若要對父系業務流程中的子流程相關人員隱藏業務流程記錄詳細資料，請務必勾選子流程安全性原則上的核取方塊。
要求
若要在業務流程中啟用此功能，您必須︰
- 在業務流程安全原則中選取「對人員隱藏流程記錄」核取方塊。
- 請存取「啟用待處理的安全原則變更」任務以啟用變更。
限制
隱藏業務流程記錄功能不適用於您在 Workday Extend 中建立的模型元件業務流程。
當事件與人員無關，且已勾選業務流程安全原則的「
對人員隱藏流程記錄」
核取方塊時，我們將不會隱藏業務流程記錄。範例︰您選取 「求職申請」
業務流程安全原則上的核取方塊。由於 「求職申請」
業務流程是針對應徵而不是針對人員，因此 Workday 會顯示業務流程記錄。對於某些業務流程，即使您選取核取方塊，我們也可能不會對業務流程相關人員隱藏業務流程記錄。
如果您在某個業務流程中啟用此功能，且與該業務流程相關聯的人員仍可檢視流程記錄，請聯絡 Workday 支援團隊。
用戶設定
無影響。
安全性
若要對業務流程相關人員隱藏業務流程記錄詳細資料，您必須在業務流程安全原則上選取「
對人員隱藏流程記錄」
核取方塊，然後啟用待處理的安全原則變更。業務流程
若要使用此功能，請在業務流程安全原則中選取「
對人員隱藏流程記錄」
核取方塊。預設情況下，未勾選此核取方塊報告
您可以在自訂報告中使用以下報告欄位︰
- 啟用對人員隱藏流程記錄︰用於報告已啟用此核取方塊的業務流程安全原則。
- 事件相關人員︰用於報告與業務流程相關聯的人員，且流程記錄已隱藏。
整合
無影響。
連結和觸點
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。