概念︰共同參與步驟
共用參與步驟可讓特定參與者在業務流程步驟中執行動作，而無需將業務流程移至下一個步驟。只有在業務流程安全原則中，有權存取控制者動作的角色才能將業務流程移至下一步。共用參與步驟還可改善已啟用此功能的業務流程類型的參與者之間的協作。
指派給 業務流程定義
中共同參與步驟的角色 (控制者) 會執行參與者控制事件。每個參與者都會執行一個參與者詳細資料事件。
啟動共同參與步驟時，系統會通知參與者他們參與了業務流程。根據每個參與者的角色，他們可能需要執行指定的動作。其中每個動作都是一個參與者詳細資料事件。但完成任何或所有參與者詳細資料事件並不會使業務流程前進至下一步。控制人員必須提交參與者控制事件，才能將業務流程移至下一步。
只有當 Workday 已為該業務流程類型配置至少 1 項允許的動作以啟用參與者型工作流程時，您才能在該業務流程定義中新增共同參與步驟。當您將共同參與步驟新增至業務流程定義時︰
- 您只能指定已啟用參與者型工作流程的允許動作。
- 您只能新增針對業務流程安全原則中控管者動作所配置的安全群組。
儲存包含共同參與步驟的業務流程定義後，按一下
配置參與
以選取︰
- 生效日期︰。預設生效日期為目前日期。
- 時區。預設時區是使用者目前的時區。只有在「編輯用戶設定 - 系統」任務中選取了「業務流程配置時區」選項，您才能輸入時區。
- 如果您輸入指定時區的今天日期，變更會立即生效。處於其他時區的使用者會立即看到變更。
- 如果您輸入指定時區的未來日期，變更會在指定日期的午夜、指定時區生效。其他時區的使用者會在其時區的對應日期和時間看到變更。
- 如果您輸入過去時區的日期，變更會在指定日期的指定時區 23:59:59 生效。其他時區的使用者會在其時區的對應日期和時間看到變更。
- 使用的組織類型「」。此選項在下列情況下不可用︰
- Workday 尚未指定共同參與步驟的組織類型。
- 不允許使用自訂組織。
- 執行參與者詳細資料事件的參與者所屬安全群組。提示中僅顯示參與者網域「」由 Workday 針對該業務流程類型配置，且對該網域安全原則具有「修改」權限的群組。此選項在下列情況下不可用︰
- Workday 尚未指定共同參與步驟的組織類型。
- 不允許使用自訂組織。
您還可以︰
- 指定符合這些條件的所有參與者都必須完成參與者詳細資料事件。
- 新增在參與者的「我的任務」項目中顯示的步驟標籤覆寫。
在
參與者詳細資料步驟延遲
下，您可以為參與者詳細資料事件選取︰
- 報告欄位「」的依據為。
- 其他計算出的延遲。
如果您複製的業務流程定義包含共同參與步驟，Workday 也會復制該步驟的參與者配置。
如果您將共同參與步驟變更為其他步驟類型 (例如
動作
步驟或 核准
步驟)，Workday 會刪除該步驟的參與者配置。 您可以使用業務流程定義的
通知
分頁上的 維護系統通知
任務，停用共用參與步驟的系統通知。這可防止 Workday 傳送系統通知給控制者或參與者。Workday 會在參與者詳細資料事件的「完整流程記錄」中顯示與該參與者詳細資料事件相關聯的通知，而不是在參與者控制事件的「完整流程記錄」中。您可以將共同參與步驟配置為未來的生效日期，並將條件規則套用至共同參與步驟。
您可以在共同參與步驟上配置說明文字。您可以︰
- 選取 做為業務流程定義的相關動作。
- 選取 做為共同參與步驟的相關動作。
控制人員可使用「我的任務」委派，根據其他使用者的用戶委派設定，將參與者控制事件委派給其他使用者。存取
「管理委派」
任務，選取受委派人並配置委派。Workday 會傳送系統通知給受委派人，讓他們知道自己是代表委派者行事。控制人員也可以︰
- 即使未提交所有參與者詳細資料事件，也請提交此步驟並將業務流程向前推進。未提交的任務在事件的「詳細資料」分頁上會顯示為「已手動進階」，且每項任務都會從參與者的「我的任務」中移除。
- 取消此步驟。所有參與者詳細資料事件都已取消，包括提交的任務。每個任務的狀態都會在事件的「詳細資料」分頁上顯示為已取消，並且每個任務都會從參與者的「我的任務」中移除。
- 將未提交的參與者詳細資料事件向前推進。任務的狀態會在事件的「詳細資料」分頁上顯示為「手動進階」。此任務會從該參與者的「我的任務」中移除。
在業務流程安全原則中有權
「重新指派任務」
的安全群組成員，可以為他們支援的使用者重新指派參與者詳細資料事件。業務流程管理者也可以使用 「重新指派任務」
代替其他使用者重新指派參與者詳細資料事件。共用參與步驟中的參與者可以使用「我的任務」項目中的齒輪圖示來執行以下操作︰
- 依據用戶委派設定，將參與者詳細資料事件委派給其他使用者。Workday 會傳送系統通知給受委派人，讓他們知道自己是代表委派者行事。
- 將任務重新指派給在共同參與步驟中配置的安全群組中的其他使用者。重新指派任務的收件者會在「我的任務」中收到該任務。但這些參與者只能查看他們有特定權限可檢視的其他參與者。
在共同參與步驟中，參與者提交參與者詳細資料事件後，該事件會顯示在參與者「我的任務」的
「封存」
分頁上。選取後，Workday 會顯示參與者詳細資料事件的詳細檢視。如果控制者或其他使用者將參與者詳細資料事件向前推進或提交參與者控制事件︰
- 所有參與者都可以在其「我的任務」的「封存」分頁上檢視參與者詳細資料事件。
- 控制人員無法在「我的任務」的「封存」分頁中檢視提取的前進參與者詳細資料事件。
如果業務流程定義包含共同參與步驟，且您在業務流程安全原則上啟用
「停用備註」
選項︰
- 當您提交共同參與步驟或任何參與者詳細資料事件時，Workday 會在業務流程工具列中隱藏備註。
- Workday 不會隱藏參與者詳細資料事件的活動串備註。
當
「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務和「業務流程安全原則」的 「停用備註」
設定不同時，Workday 將遵循最近對 「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務或業務流程安全原則所做的設定變更。 。範例︰您於 2020 年 5 月 16 日存取
「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務，並清除 「停用備註」
核取方塊。您在 2020-06-15，存取業務流程安全原則並選取 停用備註
核取方塊。然後，您在 2020 年 6 月 20 日的 「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務中編輯欄位。Workday 將遵循 「編輯用戶設定 - 業務流程
」任務中的 「停用備註」
設定，因為此任務最近一次更新。這表示系統不會啟用停用備註功能。當您對
「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務進行變更時，業務流程安全原則稽核軌跡不會顯示對 「編輯用戶設定 - 業務流程」
任務所做的任何變更。同樣地，當您變更業務流程安全原則時，「編輯用戶設定 - 業務流程」
稽核軌跡不會顯示對業務流程安全原則所做的變更。Workday 建議您檢閱「
編輯用戶設定 - 業務流程」
任務和業務流程安全原則稽核軌跡，以便查看對這些設定所做的所有變更。