建立與發布文件範本
安全性：「System」功能區中的以下網域：
- 雲端硬碟
- 文件
- 文件庫
建立和發布範本時，請謹記以下注意事項︰
- 如果您想與一組使用者自動共用, 分享某個文件範本，可以與個別使用者或安全群組共用, 分享雲端硬碟中的資料夾 () ，並將新範本放入該資料夾 ()。
- Docs 不支援在未來的日期自動發布。如果您想等到某個指定日期後再進行變更，則需要在該日期手動發布。
- Docs 不支援多個使用者同時編輯或發布範本。
- Docs 不支援從右到左 (RTL) 的語言格式。
- 建立新範本後，即使您尚未發布新範本，仍可在業務流程中配置範本。在發布之前，從中產生的文件都是空白的。建議您先發佈業務流程的範本，再為其配置範本。
- 如果您上傳先前下載的範本檔案，請務必先將其發布，然後再將其配置至業務流程。
- 在雲端硬碟中，選取新增>文件範本，並為範本命名。對於 DocuSign，使用的名稱必須少於 100 個字元。對於 Adobe Sign，名稱不可包含特殊字元，例如「」符號。
- 請選取來源。來源是指對文件使用「產生文件」步驟的業務流程類型。範例：「錄用」業務流程類型可以是來源。
- 請選取種類。「種類」可讓您組織並管理與員工或其他Workday物件相關聯的不同類型文件。您可以使用區段型安全群組，限制提示中顯示的文件種類。
- (選用) 若要變更基本語言，請選取 。在您建立範本時， Workday Docs 會將基本語言設為英文。任何新語言實例都會以英文內容做為範本翻譯版本的起點。
- 將內容新增至範本。範本最初處於未發布狀態。已發布或未發布的變更指標會顯示在範本最上方，指出內容的狀態。
- (選用) 按一下為範本新增語言實例。當您建立語言實例() 時，Docs 會將現有內容從基本語言複製到新實例()。然後，您可以將該內容當做指南，手動替換成所需語言的內容。在頁首和頁尾建立和管理翻譯內容的方式，與建立和管理範本內容的方式相同。每種語言都有單獨的頁首和頁尾。如果將產生的文件傳送給使用者，其偏好語言與任何定義的語言不符， Workday會向該使用者傳送基本語言文件。
- 按一下「發布」，將範本中的目前內容設為作用中。當您發布範本時，業務流程會在產生文件時開始使用更新的範本。當您按下發布時，範本若有任何錯誤︰
- 如果語言實例的資料欄位、條件規則或影像包含一或多個錯誤，則在文字編輯者下拉清單和頁首/頁尾下拉清單中，語言旁會顯示一個紅點。
- 如果文字編輯者下拉清單和頁首/頁尾下拉清單有任何語言錯誤，紅色框線會顯示在四周。在您修正所有語言實例中的所有錯誤之前，系統會一直顯示紅色框線。
- 在條件規則或資料欄位面板中，系統會顯示紅色橫幅和核取方塊，讓您僅顯示有錯誤的規則或欄位。
- 視需要對范本進行其他變更。在您進行變更後，其狀態會立即變更為「未發布」，且範本最上方會顯示橘色「未發布的變更」指標。在您按下「發布」以啟用這些變更之前，您的範本變更不會用於業務流程。