建立和發布文件範本
安全性：「System」功能區中的以下網域：
- 雲端硬碟
- 文件
- 文件庫
建立和發布範本時，請謹記以下注意事項︰
- Docs 不支援將文字區塊為基礎的範本自動轉換為 Docs 範本格式。
- Docs 不支援範本之間可重複使用的內容。範例︰如果兩個範本中的內容相同，您需要在兩個範本中更新內容。
- 如果您想與一組使用者自動共用某個 Docs 範本，可以與個別使用者或安全群組共用雲端硬碟中的資料夾，並將新的範本放入該資料夾。
- Docs 不支援在未來的日期自動發布。如果您要將變更保留到指定日期，則需要在該日期手動發布。
- Docs 不支援 1 個以上的使用者同時編輯或發布範本。
- Docs 不支援從右向左 (RTL) 的語言格式設定。
- 當您建立新範本時，即使您尚未發布新範本，仍可在業務流程中配置該範本。在您發布之前，從中產生的文件將為空白。建議您在發布範本後，再將範本配置至業務流程。
- 如果您上傳先前下載的範本檔案，請務必先發布該檔案，然後再將其配置至業務流程。
- 從「雲端硬碟」中選取新增>文件範本，並為範本命名。對於 DocuSign，您必須使用名稱 與 少於 100 個字元。對於 Adobe Sign，名稱不能包含特殊字元，例如「」符號。Workday Docs 會在適用的情況下自動設定 r得出 d文件 e到期 offset 改為 10 年；目前無法編輯此值。
- 請選取來源。該 秒ource 是對文件使用「產生文件」步驟的業務流程類型。範例︰「錄用」業務流程類型可以是 秒我們的
- 請選取種類。種類可讓您組織及管理與 Workday 中的員工或其他物件相關聯的不同類型文件。您可以使用區段型安全群組來限製文件種類。 該 顯示 提示中的 。
- (選用) 選取， 新增 基本語言。當您建立範本，Workday Docs 會將基本語言設為英文。A新語言實例 使用 英文範本的起始點時間如果您儲存基本語言的變更，則您從基本語言範本建立的任何新語言實例都會復制新的基本語言內容。現有的範本語言實例會保留相同的內容。我們建議您在「語言」對話方塊中，將基本語言變更與新增語言實例分開執行。如果您開啟「語言」對話方塊、變更基本語言、新增語言，然後儲存，則新語言會繼承先前基本語言的內容，而不是您剛選取的基本語言。
- 將內容新增至範本。範本最初處於未發布的狀態。A已發布或未發布的變更指標會顯示在範本頂端，指出內容的狀態。
- (選用) 新增 新增 按一下 為範本新增語言實例。當您建立語言實例時，Docs 會將現有內容從基本語言複製到新實例中。然後，您可以將該內容當做指南，手動將其取代為所需語言的內容。您在頁首和頁尾中建立和管理翻譯內容的方式，與建立和管理範本內容的方式相同。每種語言都有單獨的頁首和頁尾。語言實例沒有任何特定的語言要求；語言名稱只是一個 ID，可協助您追踪範本中的不同語言實例。如果將產生的文件傳送給使用者，其偏好語言與任何定義的語言實例都不相符，Workday 會向該使用者傳送基本語言文件。
- 按一下發布，將範本中的目前內容設為作用中。時間 發布範本時，業務流程會在產生文件時開始使用更新的範本。當您按一下發佈時，如果範本中有任何錯誤︰
- 如果語言實例在資料欄位、條件規則或影像中包含一或多個錯誤，則文字編輯器下拉清單和頁首/頁尾下拉清單中的語言旁邊會顯示一個紅點。
- 如果任何語言有錯誤，紅色框線會顯示在文字編輯器下拉清單和頁首/頁尾下拉清單的周圍。紅色框線會一直顯示，直到您修正所有語言實例中的所有錯誤為止。
- 紅色橫幅和核取方塊會顯示在條件規則或資料欄位面板中，讓您僅顯示有錯誤的規則或欄位。
- 視需要對范本進行其他變更。一旦您進行變更，其狀態就會變更為「未發布」，且範本頂端會顯示橙色的「未發布的變更」指標。在您按一下發布以啟用這些變更之前，您的範本變更不會用於業務流程。