設定注意事項︰重複項目管理
本主題可幫助您規劃配置和使用重複項目管理的相關決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
重複項目管理是一個框架，可讓您在 Workday 用戶中尋找並合併記錄重複的人員。
商業效益
重複項目管理可讓您︰
- 避免與同一個人的多筆記錄相關的混淆，從而節省時間和金錢。
- 為個人設定單一記錄，以簡化記錄管理。
- 自動合併重複記錄，提高效率。
- 需要管理的記錄減少，因此可降低維護成本。
使用個案
- 設定規則，根據個人資料和聯絡資訊比對人員。
- 檢閱可能重複的記錄，並逐一檢查，深入了解資料。
- 為符合特定條件 (例如電子郵件地址或出生日期) 完全相符的人員啟用自動合併。
- 一次合併多筆記錄，並一次移除多筆重複記錄。
- 合併人員類型的各種組合。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
在您合併 2 筆記錄後，您是否需要對來源記錄執行任何動作？ | 將來源人員合併至目標人員後，您無法再對來源執行任何動作，只能取消合併。 |
您如何決定合併的來源和目標人員？ | Workday 會依據人員類型的階層決定來源和目標。Workday 會將階層中最上層的人員類型設為目標。 |
與目標人員相關聯的資料是否保持不變？ | 不會。Workday 會比較每個個人資料欄位，決定要保留或附加的資料。 |
為什麼 Workday 會阻止某些合併？ | 在下列情況下，Workday 會阻止合併︰
|
在 Workday 的其他功能區中設定重複項目管理架構時，是否需要執行其他配置步驟？ | 如需有關在 Workday Recruiting 和 Workday Student 中設定重複項目管理的資訊，請參閱《Workday Administrator Guide》(Workday 管理者指南)。 |
建議
在您採用「重複項目管理架構」之前，我們建議您擬定實際測試情境，在這些情境中可能會發現重複的記錄。
測試不同的比對規則和不同數量的比對規則，以確定用戶中重複記錄的數量。
依據您的比對條件，評估規則是否在您的用戶中不同人員類型顯示重複的項目。
分析您的測試資料，判斷用戶中資料的狀態。此資訊可協助您設定執行尋找重複項目的排程。
要求
您必須選擇啟用「重複項目管理架構」。
限制
- 您無法合併所有人員類型的組合。
- 您無法自動合併一連串重複的記錄。
用戶設定
選擇加入重複項目管理架構，即表示您︰
- 實作您無法重複或複原的全用戶變更。
- 自動選擇停用 Workday Recruiting 和 Workday Student 中的舊版比對合併功能。
安全性
在您選擇啟用「重複項目管理」之前，請先在「重複項目管理」功能區中配置以下網域︰
Domain (網域) | 注意事項 |
|---|---|
管理︰人員的重複記錄
| 啟用受限制和未受限制的存取，以識別和管理重複記錄。 |
管理︰用戶的重複記錄
| 啟用未受限制的存取，以識別和管理重複記錄。 |
設定︰重複項目管理
| 可讓管理者設定比對規則，並排定比對作業的時間。 |
業務流程
無影響。
報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
管理重複記錄
| 方便您根據比對規則檢視重複的配對，並對記錄執行動作。您可以合併記錄或移除重複記錄。 |
管理合併的記錄
| 方便您檢視及取消合併記錄。 |
管理移除的記錄
| 可讓您根據您配置的比對規則，檢視所有已移除重複項目組的詳細資料。 |
檢視自動合併作業詳細資料
| 可讓您檢視最近自動合併作業的詳細資料，包括自動合併的記錄數，以及無法自動合併的原因。 |
檢視排定的尋找重複項目執行作業
| 可讓您檢視設定為在未來執行的作業。 |
整合
無影響。
連結和觸點
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。