設定注意事項：薪資與福利
在規劃配置和使用 Workday Payroll (薪資) 和 Workday Benefits (福利) 時，您可以利用這個主題來協助做出決策。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
功能用途
當 Workday Payroll 和 Workday Benefits 結合使用時，您可以將員工福利與他們的相關聯成本整合在一起，包括：
- 定義福利計畫
- 配置福利的薪資收入與扣除額
- 與第三方福利提供業者整合，處理提繳金額
本主題僅討論 Workday Payroll 與 Workday Benefits 之間的互動方式，而不會闡述 Workday Cloud Connect for Third-Party Payroll (第三方薪資系統專用雲端連線，簡稱 CCTPP) 與 Workday Benefits 之間的互動方式。
商業效益
使用 Workday 自動將最新值從 Workday Benefits 提取到 Workday Payroll 中，從而降低了因手動輸入而出錯的風險。
配置安全原則以防未經授權的使用者檢視福利與薪資的保密資料。
使用個案
- 透過 Workday Payroll 處理 401 (k)、醫療儲蓄和支出帳戶提繳額度
- 透過 Workday Payroll 處理任何福利計畫積分和附加費
- 透過 Workday Payroll 扣除醫療保險和保險的福利計畫成本
- 為一年中的 26 次薪資單配置雙週支付時間表，並每月進行兩次醫療儲蓄帳戶 (HSA) 和支出帳戶扣除項目
- 調整從短期身心障礙轉換到長期身心障礙的特殊休假福利變更
- 處理薪資變更導致的福利變更
- 根據適用資格規則自動將員工登記到福利計畫
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您是否需要對福利金額套用扣除限額？ | 如果您需要對福利金額套用扣除限額，請在 Workday Payroll 中配置此限額。範例：聯邦對退休計畫或醫療儲蓄帳戶的限額。
如果您未使用 Workday Payroll，請與您的薪資提供者合作設定限額。 |
您是否需要建立新的扣除額或收入項目？或者，您可以重複使用現有的扣除額或收入項目？ | 當您的福利計畫變更時，您可以重複使用收入與扣除額。
請勿移除舊福利計畫與相關聯收入或扣除額之間的對應。 當您為員工移除對應時，如果該員工具有支援的薪資追溯事件，Workday 將嘗試撤銷在追溯重新計算中為該員工計算出的所有扣除額。 Workday 建議您保留對應到扣除額的舊計畫。您可以從福利計畫年份中移除福利計畫。 如果您建立新計畫，請將其做為作用中計畫對應到扣除額。 |
您的週薪或雙週薪資在年底時是否跨越兩個薪資年度？ | 如果薪資期間結束日期在扣除開始日期當日或之後，Workday 將自動處理扣除。
為避免 Workday 使用錯誤年份的福利扣除費率，您可能需要修改 Workday 套用扣除開始日期的方式。 在 Workday Payroll 中建立或編輯扣除額時，您可以選取截至付款日期的保障或成本。如果付款日期在扣除開始日期當日或之後，Workday 將會處理扣除。Workday 不考慮扣除開始的薪資期間。 |
您是否希望 Workday 調整最終薪資單，以滿足員工對醫療儲蓄帳戶和支出帳戶的年度扣除額目標？ | 您可以配置福利群組，以便 Workday Payroll 在最終薪資期間調整扣除額，以滿足年度目標。
如要調整最終薪資單，您必須配置為在本年度的最終薪資期間進行扣除。 如要啟用此扣除額調整選項：
|
您是否需要管理法國的記名公司申報表 (DSN) 報告？ | 您可以使用 Workday Payroll 法國專用系統在記名公司申報表報告中申報福利資訊。為此，您必須：
為確保記名公司申報表報告正確無誤，請在設定醫療保險計畫時，請勿將相同扣除項目對應到多個在記名公司申報表中報告為遠期計畫的醫療保險福利計畫。使用您在指定生活津貼 (DSN) 中報告為強制性健康與身心障礙保障的計畫。 |
您是否有愛爾蘭或英國員工？ | 愛爾蘭和英國的法例表示您必須為符合特定條件的員工提供退休金計畫。
您可以將「薪資」中的適用資格評估與「福利」中的退休金計畫結合使用。根據評估結果，您可以將符合資格的員工登記到計畫中。 |
是否比對美國員工的 401(k) 提繳額度？ | 您可以在福利計畫配置設定好的提繳額度。若依員工的提繳額度計算僱主符合項目，請設定薪資扣除額的計算方式。 |
是否允許員工定期將部分薪水支付給福利計畫以外的用途或慈善機構？ | 有時，提供福利計畫不符合實際情況，例如僅適用於少數員工。在這種情況下，Workday 提供替代功能，讓員工能夠申請從自己的薪資中自願扣除或彈性付款。
範例：員工想要捐款給特定的慈善機構，或償還企業提供的派駐外地費用貸款。 |
您希望何時開始和結束福利計畫的薪資扣除額？ | 您可以設定登記事件規則，以指定何時開始或結束薪資扣除額。您可以透過配置下列項目來指定何時從員工的薪資中扣除：
Workday 僅扣繳計畫涵蓋的員工扣除額。同時使用保障開始日期和扣除開始日期，決定何時進行首次扣除。 同樣地，您可以根據以下條件配置薪資扣除額的停止日期：
|
建議
- 績效
- Workday 建議建立收入與扣除額的最低金額以提升績效。若要最大限度地提高績效，請使用精確的條件設定收入與扣除額，簡化薪資處理。使用特定的適用資格條件，以便 Workday 僅針對適用的員工以及薪資和福利群組執行計算。
- 選擇條件
- 為防止可能出現的計算不符情況，Workday 建議您在建立符合以下條件的規則時使用相同的選擇條件：
- 在 Workday Benefits 中為員工登記計畫
- 在 Workday Payroll 中計算員工提繳額度
- 全域薪資和福利
- Workday 建議您使用 Workday Benefits 與 Workday Payroll 整合。若 Workday Payroll 英國專用系統客戶未獲得 Workday Benefits 使用授權，可以使用受限的福利功能來幫助設定英國退休金自動登記。如果使用 Workday Payroll 法國專用系統計算薪資，Workday 建議使用進階查詢表來儲存福利費率以滿足計畫要求。
- 醫療儲蓄帳戶和支出帳戶
- 為簡化醫療儲蓄帳戶追計計畫的登記體驗和扣除配置，Workday 建議僱主為以下每個年齡層建立單獨的計畫：
- 55 歲以下的員工
- 55 歲及以上的員工
- 如果您使用不同給付頻率的扣除時間表，請在 Workday Payroll 中同時使用覆寫和自訂時間表，確保扣除正確無誤。範例：針對一年中的 26 次薪資單，您使用雙週薪資時間表，但每月兩次醫療儲蓄帳戶和支出帳戶扣除項目。
- 福利收入與扣除額
- Workday 建議您避免從收入與扣除額中移除福利計畫。這些變更將會導致先前的扣除項目多付或少付，或導致整筆給付扣除。請改為從計畫年度中移除福利計畫。範例：您從扣除項目中移除舊福利計畫並新增計畫。當您執行追溯計算時，Workday 會重新計算並嘗試撤銷該員工先前的所有扣除項目，因而導致計算值不正確。
- 請考慮在追溯計算中省去醫療儲蓄帳戶和支出計畫。計畫變更後或員工達到年度目標時，可能會發生不必要的追溯計算。
- 避免使用標記為請勿使用的福利計畫。福利管理者可以使用此標籤來標記福利計畫，以根據生效日期隱藏不再使用的福利計畫。在以下任務中，福利計畫提示將顯示在未設定生效日期分頁上：
- 建立扣除項目
- 建立積分
- 在未來日期的福利計畫中，Workday 會將其生效日期附加到請勿使用標籤。
要求
在建立相關聯的收入與扣除額之前設定您的福利計畫。
如要管理記名公司申報表報告，請提供福利計畫的團體保單號碼和提供業者 ID。
限制
- Workday Payroll 不支援扣除額與收入的生效日期設定。相對地，Workday Benefits 允許您記錄福利計畫和扣除額與收入之間的生效日期。
- 為避免處理追溯薪資計算，您可以使用以下方法將計畫設定為為在特定日期後無法供員工使用：
- 福利適用資格規則
- 計畫年度定義
- Workday Payroll 英國專用系統不支援先前薪資期間的退休金自動登記。如果您要執行拖欠薪資處理，可以關閉退休金自動登記功能，或監控流程並進行必要調整。
- Workday Payroll (澳洲) 不支援配置有 Workday Benefits 的超級年金。
用戶設定
如要確定允許的年初迄今薪資提繳額度，您可以在
編輯用戶設定 - HCM
任務中選取其他醫療儲蓄帳戶保障對象選項。此選項還讓您在 Workday Payroll 中為其他保障對象配置家庭或個人的 IRS 限制。安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
「Benefits」功能區中的「Manage: Benefits for Organizations」。 | 可讓您建立福利群組。 |
「Benefits」功能區中的「Set Up: Benefits」。 | 可讓您建立福利計畫並設定登記。 |
「Core Payroll」功能區中的「Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific)」。 | 可讓您建立和修改收入與扣除額。 |
「Systems」功能區中的「Set Up: Tenant Setup - HCM」。 | 可讓您啟用「福利」行動應用程式並配置用戶選項。 |
您可以讓福利管理者和福利夥伴檢視員工的福利計畫扣除額。您可以根據以下區段資料來源，將區段安全性套用到自訂報告：
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
變更福利
| 新增為其他業務流程的步驟，例如「變更職務」或「離職」。啟動「因生活事件變更福利」業務流程，該流程使用「如果會影響到正職員工福利？」條件規則來決定是否要建立福利事件。 |
因生活事件變更福利
| 可讓使用者為生活事件變更福利，包括出生、離婚和升遷。 |
變更開放登記的福利
| 可讓您開放登記福利。您可以在 變更開放登記的福利 任務中，透過業務流程 > 維護步驟相關 Worklet 相關動作來新增步驟相關 Worklet。 |
變更職務
| 可讓您變更員工的職位 (例如升遷或調動)，這可能會影響員工的福利。您可以新增步驟來啟動「因生活事件變更福利」業務流程，以起始福利事件。 |
使用於報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
所有扣除項目
所有收入項目 | 使用這些報告可驗證任何薪資組成的配置，例如薪資組成參照了哪個福利計畫。 |
福利適用資格 (依福利群組)
| 此報告可用來檢視未來日期的福利群組。 |
依機構的記名公司申報表福利提繳額度 | 使用此報告可比較依福利計畫和群體彙總的福利金額，與薪資彙總金額。(僅適用於法國薪資記名公司申報表 (DSN) 報告。) |
檢視福利適用資格規則結果
| 使用此報告，可確定某個人員符合或不符合適用資格規則的原因。在對扣除額和積分問題進行疑難排解時，此報告非常有用。 |
檢視隸屬多個福利群組之員工的稽核
| 使用包含生效日期的任務，以確保正職員工僅符合 1 個福利群組的資格。在對扣除額和積分問題進行疑難排解時，此報告非常有用。 |
整合
整合 | 注意事項 |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits (福利系統雲端連線)
| Workday 透過 Cloud Connect for Benefits (CCB) 為福利提供者提供整合範本。 |
變更福利
| 此 Web 服務會載入員工的福利選擇和退休儲蓄計畫。 |
登記加入退休儲蓄計畫
| 此 Web 服務會載入員工的退休儲蓄計畫選擇。它會登記員工、更新現有的選擇，並結轉先前的選擇，除非已明確變更。 |
連結和觸點
觸點 | 注意事項 |
|---|---|
休假 | 當您在「休假管理」中配置一般休假計畫，用於追蹤休假結餘時，您可以擷取已核准的一般休假單位數，做為收入與扣除額計算的一部分。使用休假組成要素相關計算 (ACRC)，將休假計畫和收入與扣除額建立關聯。確保您對應所有可能影響薪資或福利收入或扣除額的休假計畫。 |
HCM 人員任用與薪酬 | 提供與員工和職務相關的資料，以處理薪資和福利，例如：
|
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。