跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2026-02-20
設定注意事項：特殊員工通訊

設定注意事項：特殊員工通訊

在規劃特殊員工通訊的配置和使用時，此主題可做為決策參考。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

概況

特殊員工通訊可讓您使用電子郵件、行動裝置推播通知和SMS 簡訊，向員工傳達時效性訊息。

商業效益

  • 此功能可接觸到僅透過電子郵件不易觸及的員工群體，從而提高回應能力。
  • 讓您能夠同時使用多種管道與員工溝通，提高溝通效率。
  • 減少透過第三方廠商傳送訊息的需求，提高便利性。
  • 您可以套用通知和電子郵件範本中的電子郵件品牌，並使用可傳達公司文化的自訂顏色、圖形和連結來連結訊息。
  • 可讓您使用包含預先撰寫文字的訊息範本，節省時間並協助您維護書面通訊的一致性。

使用個案

  • 建立訊息並透過電子郵件、行動裝置推播通知或SMS 簡訊或這些管道的組合傳送給員工。
  • 向可能不經常存取電子郵件的員工，發送時效性高的通訊。
  • 向多達 20,000 名員工傳達全公司的公告和重要提醒。
  • 請根據員工資料選取目標受眾。例如︰職務基本資料、地點︰、督導組織。
  • 為來自 HR 管理者的目標訊息選取特定的員工群組。

需要考慮的問題

問題
注意事項
您想使用哪些管道與員工溝通？
所有Workday Human Capital Management (人力資本管理，HCM)客戶都可以使用電子郵件和行動裝置推播通知，傳送員工通訊。若要透過SMS 簡訊傳送訊息，您還必須是Workday簡訊服務 SKU 的客戶。
如何將您組織的品牌整合到
「傳送員工通訊」
任務中？
您可以透過以下方式套用現有的用戶品牌：
  • 配置品牌規則。
  • 使用
    配置用戶品牌
    任務，將橫幅與規則建立關聯。
使用哪些範本為員工訊息新增電子郵件品牌？
當您在
「傳送員工通訊」
任務中存取「
電子郵件品牌」
提示時，可以選取範本，將現有的視覺化品牌加入您的訊息。您可選取︰
  • 電子郵件範本
  • 通知範本
若要建立及使用通知範本，您必須先配置Notification Designer。
您要如何在員工訊息中新增文字？
包括︰
  • 撰寫特殊訊息，將文字直接新增到您在
    「傳送員工通訊」
    任務中所選的聯絡方式欄位中。
  • 請選取訊息範本 ()，這會將範本中的預先撰寫文字載入每種聯絡方式的訊息草稿中。
我要如何傳送SMS 簡訊簡訊到員工的個人行動電話？
在預設情況下， Workday會將員工訊息傳送至工作行動電話號碼，但您可以在員工的以下情況下，將訊息傳送至員工的個人行動電話：
  • 將住家或工作電話號碼設為
    「行動」
    裝置類型，並新增個人行動電話號碼。
  • 選擇接收此號碼的SMS 簡訊通知。
如果員工同時列出住家和工作的行動電話號碼，則只能選取 1 個接收SMS 簡訊通知。
我要如何使用 AI 來製作特殊員工通訊？
特殊員工通訊 AI 文字編輯器提供兩種 AI 功能選項：
  1. 縮短 - 此功能適用於推播通知和SMS 簡訊。
  2. 2.加長 - 此選項可用於展開電子郵件內容。
這兩個選項都標有閃亮的紫色圖示，表示使用了 AI。
在向員工群體傳送通訊之前，確保已建立起審查、編輯和核准訊息內容的最佳做法。此種方法既可讓「人工介入」的 AI 產生內容保持在「人為介入」的狀態，同時也能讓通訊建立者針對各種情境調整訊息。

建議

  • 在正式環境用戶中使用「特殊員工通訊」功能之前，請先在非正式環境用戶中配置並測試特殊員工通訊。
  • 「
    傳送員工通訊」
    任務可讓您傳送訊息給最多 5,000 位員工。若要將收件者人數上限設為 20,000，請選取在
    「尋找員工」
    報告中建立的現有預存的搜尋條件條件。
    確認您使用的是 Workday 提供的
    「尋找員工」
    標準報告；否則，
    「傳送訊息」
    選擇權將無法使用。
  • 為所選管道建立通知路由規則時，請將預設頻率設為「
    立即」
     。如果不這麼做，可能會影響您所有自訂業務流程中此通道的通知頻率。
  • 為安全原則指派角色型安全群組，讓經理人員或人資夥伴等使用者能力傳送通訊。

要求

限制

  • 在某些國家/地區，特殊員工通訊的SMS 簡訊功能僅適用於行動電話號碼。請參閱「設定注意事項： Workday簡訊服務」 。
  • 您只能使用
    傳送員工通訊
    任務來傳送訊息至工作電子郵件地址。

用戶設定

存取
編輯用戶設定 - 通知
任務可以︰
  • 請覆寫 HCM上層通知類型設定，為
    特殊員工簡訊
    建立路由規則。
  • 請選取以下 1 或多個通知管道︰
    • 電子郵件。
    • 行動裝置推播通知。
    • SMS 簡訊。

安全性

網域
注意事項
「Staffing」功能區中的
「特殊員工訊息」
可讓未受限制的安全群組中的使用者存取「
傳送員工通訊」
任務。您必須取得此網域的存取權限，才能在
「尋找員工」
報告中存取「
傳送員工通訊」
任務。
在「系統」功能區中：
  • 雲端硬碟
  • Notification Designer
可讓您使用Workday雲端硬碟和Notification Designer ，在特殊員工通訊中建立及選取通知範本。
在「System」功能區
管理SMS 簡訊
允許未受限制的安全群組中的使用者存取下列報告︰
  • 所有外傳SMS 簡訊簡訊通知
  • SMS 簡訊簡訊通知事件列的詳細資料
「System」功能區中的
「Set Up: Message Templates」
可讓您在
「傳送員工通訊」
任務中使用訊息範本。

業務流程

無影響。

報告

報告
注意事項
所有外傳SMS 簡訊簡訊通知
檢視指定日期範圍內所有的外傳SMS 簡訊通知。詳細資料包括：
  • 傳送者
  • 收件者
  • 電話號碼。
  • 訊息文字。
  • 業務流程類型。
已編入索引的業務流程和整合通知
檢視指定日期範圍內所有已完成通知的詳細資料，包括︰
  • 收件者電子郵件
  • 通知範本。
  • 訊息範本。
  • 電子郵件、推播通知和SMS 簡訊簡訊。
  • 管道
  • 通知主旨。
SMS 簡訊簡訊通知事件列的詳細資料
檢視指定期間的所有SMS 簡訊通知。每項通知的詳細資料包括︰
  • Time
  • 主旨
  • 訊息
  • 收件者

整合

無影響。

連結和觸點

功能
注意事項
雲端硬碟
雲端硬碟可讓您建立、共用, 分享及管理通知範本，您可以在傳送員工訊息時選取這些範本。
Notification Designer
您可以使用Notification Designer管理通知範本的版面配置、設計和內容。
Workday簡訊服務
可讓您透過SMS 簡訊向員工發送訊息。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。