設定注意事項：遠距僱用的 I-9 表
您在規劃遠距僱用 I-9 表的配置和使用時，可參考此主題做出決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求和業務流程配置。
- 實作前應考量的問題和限制
概況
透過用於遠距僱用的 I-9 表，您可以讓遠距工作的員工指定外部授權代表填寫 I-9 表的第 2 部分，從而簡化遠距僱用流程。
商業效益
- 更靈活地為遠距工作的員工管理和填寫 I-9 表。
- 正職員工可以指定外部授權代表填寫 I-9 表第 2 部分。
使用個案
- 人資夥伴或管理員可以配置遠距僱用流程，決定哪些人可以指定外部授權代表填寫 I-9 表第 2 部分。
- 正職員工可指定做為其外部授權代表。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您是否需要針對遠距工作地點和面授的員工分開 填寫 I-9 表 業務流程？如果您使用E-Verify 整合，該怎麼辦？ | 使用 E-Verify 整合時，請確定您是否要為面授和遠距工作的正職員工建立單一的「填寫 I-9 表」 業務流程。您還需要使用條件規則來區分 2 組正職員工。如果您使用E-Verify，則需要條件規則來確定 I-9 表是否需要對E-Verify進行資料驗證。
您也可以建立 2 個獨立的業務流程：一個用於遠距工作的正職員工，另一個用於面授員工。您針對遠距工作的正職員工的業務流程，也需要使用條件規則來判斷 I-9 表是否需要對E-Verify進行資料驗證。 |
您想讓誰協助指導遠距僱用流程？ | Workday可讓您確定正職員工在填寫 I-9 表第 2 部分時可以選擇的外部授權代表關係。授權代表必須是您組織的外部人員 ()。範例：家庭成員、朋友、公證人。
您也可以決定可以審查 I-9 表第 1 部分和第 2 部分的角色(例如人資夥伴)。此人員可以編輯外部授權代表的資訊、傳回表單進行更正、重新傳送連結，然後提交 I-9 表。 |
您要讓誰來選擇外部授權代表來填寫遠距僱用的 I-9 表？ | 您可以在 「維護 I-9 表設定」 任務中選取「人資角色選擇授權代表」 核取方塊，讓 HR 角色指定可填寫 I-9 表第 2 區段的外部授權代表。
設定會套用至您所有的遠距 I-9 表單︰
|
建議
當您使用
E-Verify
整合時，請在您的「填寫 I-9 表」
業務流程中使用「E-Verify事件建立者」
報告欄位，建立條件規則。此條件規則會決定 I-9 表是否需要對E-Verify進行資料驗證。要求
無影響。
限制
在指定外部授權代表時，您只能配置正職員工可以選擇的關係選項。如果您希望正職員工使用特定人員來填寫正職員工的「區段 2」，您可以提供該人員的資訊。正職員工可在指定外部授權代表時輸入該人員的資訊。
用戶
沒有影響。
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
流程︰ 「Onboarding」功能區中的「Remote Form I-9」。 | 提供以下權限︰使用者可存取與完成遠距僱用人員 I-9 表相關的任務。 |
「系統」功能區中的 「清除個人資料」 。 | 提供以下權限︰存取可清除I-9 表資料和授權代表資訊的任務。 |
「System」功能區中的 「Set Up: Configure Optional Fields」 。 | 提供以下權限︰隱藏或要求遠端僱用 I-9 表上的選取欄位。 |
「System」功能區中的 「Set Up: System」 。 | 提供以下權限︰存取任務，讓您建立電子郵件範本，並傳送給外部授權代表。 |
在「System」功能區中的 「Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications」 。 | 提供以下權限︰存取傳送給外部授權代表的電子郵件通知設定。 |
在「System」功能區中的 「Set Up: Tenant Setup - HCM」 。 | 提供以下權限︰存取任務，讓您配置外部授權代表關係、電子郵件通知文字、確認文字，以及第 2 條之公司名稱和地址。 |
「Onboarding」功能區中的 「Worker Data: I-9 Forms」 。 | 提供以下權限︰存取可用於自訂報告的報告欄位。 |
業務流程
您可以在
「完成 I-9 表」
業務流程中配置「管理遠端 I-9 表
共同參與」步驟。如果您使用多個「遠端管理 I-9 表
和I-9 表審查」
步驟，則這些步驟必須位於您的完成步驟之前。報告
無影響。整合
E-Verify
整合可讓您：
- 將 I-9 表資料提交至E-Verify服務，以驗證僱用資格。
- 接收僱用資格驗證結果 (包括相片)。國土安全部 (DHS) 和社會安全局 (SSA) 的資料庫提供了部分結果。
連結和觸點
Workday 提供的 Workday Touchpoints Kit (觸點套件) 包含許多資源，可協助您了解用戶中的配置關係。前往Workday Community) ，進一步了解Workday觸點套件 (Workday Touchpoints Kit) 。