掃描並提交供應商發票
- 為供應商發票設定光學字元辨識 ( OCR )。
- 配置以下安全網域︰
- 流程︰供應商發票工作佇列，存取分頁︰總覽、上傳和掃描、我的工作佇列、待核准。
- 管理︰供應商發票工作佇列，存取以下分頁︰經理人員總覽和供應商發票週期時間。
您可以使用桌面應用程式上的OCR) ，擷取、傳送路徑並收集要提交至Workday 的供應商發票資訊。OCR支援目標最多 30 頁的檔案附件。
當您上傳供應商發票以進行OCR掃描時， Workday會建立發票草稿並附加原始檔案。然後，您可以編輯或提交供應商發票以供核准。
- 存取供應商發票工作區報告。
- 在總覽分頁中，總計和優先順序區段會根據已登入使用者在我的工作佇列和待核准分頁中使用的搜尋條件顯示資訊。
- 在上傳並掃描分頁上，請參考以下資訊：
選項 說明 搜尋條件展開該區段並按一下「搜尋」以尋找特定發票。若要包含整合中的發票，請選取「包含無建立者的發票」核取方塊。上傳供應商發票以進行OCR掃描若公司欄位為空白，機器學習演算法會填入公司。當受指派者欄位空白時，我們會使用「供應商發票指派規則」指派發票。為提升效能，建議一次上傳的附件檔案數量少於 50 個。整批取消按一下可取消您提交的發票。若要啟用此按鈕，請配置「安全性︰流程︰供應商發票 - 取消」網域。整批重試當掃描的狀態為「錯誤」或「已取消」時，按一下此按鈕可再次提交附件檔案進行OCR掃描。開立供應商發票當掃描的狀態為「錯誤」或「已取消」時，您可以按一下此按鈕，手動開立供應商發票。填入採購單欄位時，供應商發票明細會根據未開立發票的採購單明細填入。 - 我的工作佇列分頁會顯示發票草稿。您可以檢視指派給您的發票，或選取不同的搜尋參數填入工作佇列。Workday會儲存您上次使用的參數。處理工作佇列時，請參考以下資訊：
選項 說明 編輯按一下即可存取「編輯供應商發票」任務，完成並提交發票。動作- 連結採購單明細︰存取此任務可在單一篩選中執行供應商發票和採購單明細之間的複雜比對、明細複製和覆寫。請參閱︰26R1 功能版本說明：增強採購單明細連結的可用性。
- 覆寫採購單：當OCR尋找相關的採購單明細時，您可以存取此任務，重新產生發票，然後連結採購單明細。
- 覆寫合約︰當OCR尋找相關的供應商合約 ()時，您可以存取任務「」並重新產生發票，然後連結供應商合約明細。
OCR掃描詳細資料顯示掃描的詳細資料。安全性︰使用OCR掃描報告供應商發票發票例外您可以向下探查，檢視「錯誤和警告」網格，其中顯示供應商發票的自訂驗證例外。OCR例外您可以下探資料，檢視「錯誤和警告」網格，其中會顯示OCR供應商發票的自訂驗證例外。工作佇列標記Workday會依日期整理髮票。不過，若發票的「移至工作佇列頂端」工作佇列標記，網格頂端會顯示 。若要更新發票上的工作佇列標記，請按一下整批編輯工作佇列標記。整批重新指派您可以將發票重新指派給其他員工。整批編輯工作佇列標記按一下可覆寫發票上現有的工作佇列標記。整批取消按一下可取消供應商發票。若要使用「 」任務，請啟用「安全性︰流程︰供應商發票 - 取消」網域。整批轉換您可以將供應商發票轉換為發票調整，並將發票調整轉換為供應商發票。當您︰- 轉換文件時， Workday會取消原始文件並建立新文件。
- 使用「整批轉換」選擇權，您只能選取供應商發票或供應商發票調整進行單一批次轉換。
若要使用任務，請啟用「流程︰供應商發票 - 核心網域」()。 - 在待核准分頁上，您可以根據配置的參數檢視進行中的供應商發票。
- 在供應商發票週期時間分頁上，您可以追踪供應商發票的處理日數。