列印催款信函
- 設定客戶聯絡人、電子郵件地址和文件發送喜好設定。
- 安全性︰「Customers Accounts」功能區中的「Reports: Customer Documents」網域。 請參閱 「步驟︰啟用功能區和安全原則」。
您可以建立催款信函，提醒客戶逾期發票的狀態，進而改善收款流程。範例︰向您的客戶傳送包含所有逾期發票的催款信函。
包括︰
- 從 3 個催款信函範本中任選其一，您也可以使用這些範本建立您的催款信函。
- 列印催款信函時，應包含發票調整、金額為負數的發票、有爭議或暫緩支付的發票。
- 如果尚未產生財務費用，則在催款 PDF 中包含最新的逾期發票利息和逾期費用計算。
- 配置特定的客戶基本資料，使其不接收催款信函。
- 將電子郵件寄給已將電子郵件配置為首選發送方式的客戶。
- 列印信函，送給偏好郵寄方式的客戶。
Workday 不會︰
- 在催款信函中包含合併發票。
- 在單次列印執行中產生多種貨幣的催款信函 PDF。
- (選用) 若要啟用電子郵件寄送催款信函，請在自訂業務流程通知的路由規則中選取電子郵件管道。在「催款信函電子郵件事件」業務流程中編輯自訂通知時，請確認「重複日期」提示已設為「要以電子郵件寄送的催款信函」。如果您將此欄位保留空白，Workday 會將所有催款信函傳送給所有人。
- 請存取「列印催款信函」任務。
- 執行此任務時，請參考以下說明︰
選項 說明 催款層級群組從此提示可存取「建立催款層級群組」任務，配置催款層級。要排除的客戶您可以指定 1 或多個要從此列印執行作業排除的客戶。產生相關發票 PDF當發票使用不同的業務表單版面配置時，Workday 會為每個業務表單版面配置產生 1 個檔案。若要在以電子郵件寄送催款信函時包含相關聯的發票，請配置「催款信函電子郵件事件」業務流程。將要郵寄的催款信函分組除了建立個別的催款信函外，Workday 還會依催款層級和客戶地區設定將以下類型的客戶的信函分組︰- 傳送方式已配置為「郵件」。
- 未配置發送方式。
覆寫催款層級設定若要覆寫催款層級選擇，您可以加入以下項目︰- 所有未結髮票
- 所有逾期發票
「催款層級」選項中指定的帳齡天數，但會繼續使用與所選催款層級相關聯的業務表單版面配置。
- 請存取「排定催款信函的列印作業」任務，配置重複性列印作業。
- 使用「管理客戶發票」任務，將特定發票從催款信函中排除。
- 在「尋找催款信函列印執行作業」報告中檢視催款信函。